Утративший силу
«основание» - указывается документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами», созданный согласно п.4.1.1. данного СТО.
«Руководитель организации заказчика» - заполняется автоматически ЕИО Заказчика (при необходимости можно вручную заменить его на представителя по доверенности).
б) заполнить вкладку . Данная вкладка заполняется автоматически по данным документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами», для этого необходимо нажать «Заполнить». При этом в табличной части заполняются данные: «Контрагент», «Счет расчетов», «Договор», «Сумма», «Основание для списания», «Субконто (прочие доходы и расходы)», «Объект строительства» (только по счетам с субконто 3 «Объект строительства»).
4.1.8. Записать данные документа «Решение о результатах инвентаризации» посредством функции → при этом появляется возможность просмотреть печатные формы:
4.1.9. Выгрузить данные документа «Решение о результатах инвентаризации» в ИС Лотус на согласование и подписание, осуществив на вкладке следующие действия (рис.13):
открыть вкладку , в которой по умолчанию заполнены «согласующие лица»: члены инвентаризационной комиссии (ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель), сотрудник отдела отчетности; и «подписывающие лица»: ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель. Список согласующих корректируется вручную с помощью:
- обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций при наличии к списанию дебиторской задолженности физического лица по счетам БУ, указанным в п. 6.1.2. СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов;
- при необходимости включать в согласование прочих лиц (например экономиста по поручению Заказчика).
- допустимо исключить из согласующих лиц сотрудника отдела отчетности в случае отсутствия сумм к списанию).
нажать кнопку , в появившемся окне «Формы» установить напротив форм «акт инвентаризации», «справка», «отчет о результатах», при наличии сумм к списанию - «поручение», далее нажать . При этом в ИС Лотус выгружаются на согласование и подписание ЭЦП печатные формы, указанные в п 4.1.8. данного СТО, под наименованием карточки «Решение о результатах инвентаризации».
4.1.10. Согласовать и подписать ЭЦП выгруженные формы в течение 2 (двух) рабочих дней с помощью функций «согласовать», «подписать ЭЦП».
а) документы считаются подписанными только после наличия всех подписей членов инвентаризационной комиссии, после чего в случае наличия сумм к списанию: провести действия согласно п.4.1.11. данного СТО, в случае отсутствия сумм к списанию: установить статус карточки «Проведенный» и исполнить заявку согласно п.4.1.13. данного СТО.
б) при наличии отказной визы, Исполнитель должен оперативно устранить замечания и предоставить документы на повторное согласование.
в) При отсутствии подписи члена инвентаризационной комиссии по истечении установленного срока, сотрудник отдела автоматизации:
- ставит карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на контроль в течение 30 (рабочих) дней, пока документы не будут подписаны. Еженедельно повторно направляет карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на согласование и подписание ЭЦП не подписавшим членам комиссии посредством функции «Обработать-направить на рассмотрение». По истечении 30 дней неподписанные документы снимаются с согласования сотрудником отдела автоматизации посредством функции «Снять с согласования» и присвоением статуса «Отклоненный» с возложением на члена комиссии, не подписавшего документы, ответственности за негативные последствия в пределах возложенных функциональных обязанностей.
4.1.11. Исполнитель, с момента подписания членами комиссии результатов инвентаризации в течение 1 (одного) рабочего дня должен отправить результаты инвентаризации:
- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости отразить результаты инвентаризации на счетах БУ.
- Отправить на исполнение «Решение о результатах инвентаризации» специалисту отдела сопровождения посредством функции «Обработать», при этом Исполнитель должен поставить его на контроль с помощью функции «Контроль», установив дату контроля 2 дня и ФИО контролера – сотрудника отдела автоматизации.
- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости подготовки и направления в налоговый орган и физическому лицу уведомления о невозможности удержать НДФЛ. Контроль за исполнением возложен на начальника отдела регламентных операций.
4.1.12. Специалист отдела сопровождения, отдела регламентных операций с момента получения карточки «Решение о результатах инвентаризации» в рамках своих компетенций согласно п.4.1.1.данного СТО, должен:
а) отразить результаты инвентаризации на счетах БУ, внести отметку об исполнении в карточке «Решение о результатах инвентаризации», установить статус карточки «Проведенный» и посредством функции «Обработать» направить на сотрудника отдела автоматизации (Исполнителя и/или Контролера).
б) подготовить и направить уведомление о невозможности удержать НДФЛ по форме и в срок согласно п.5 ст. 226 НК РФ.
4.1.13. Сотрудник отдела автоматизации, с момента получения от сотрудника отдела сопровождения карточки «Решение о результатах инвентаризации» с отметкой об исполнении должен в течение 1 (одного) рабочего дня должен исполнить Заявку:
- определить время, затраченное на проведение инвентаризации, в зависимости от состава инвентаризируемых активов и обязательств, объема инвентаризации;
- выставить затраченное время заказчику непосредственно в заявку, уведомить об отражении результатов инвентаризации Заказчика посредством функции «Обработать» - «Сообщить об исполнении заявки».