4.1.9. Выгрузить данные документа «Решение о результатах инвентаризации» в ИС Лотус на согласование и подписание, осуществив на вкладке следующие действия (рис.13):

открыть вкладку , в которой по умолчанию заполнены «согласующие лица»: члены инвентаризационной комиссии (ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель), сотрудник отдела отчетности; и «подписывающие лица»: ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель. Список согласующих корректируется вручную с помощью:

а) функции «Добавить »:

- обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций при наличии к списанию дебиторской задолженности физического лица по счетам БУ, указанным в п. 6.1.2. СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов;

- при необходимости включать в согласование прочих лиц (например экономиста по поручению Заказчика).

б) функции «Удалить »:

- допустимо исключить из согласующих лиц сотрудника отдела отчетности в случае отсутствия сумм к списанию).

установить на функции запуска на согласование в Лотусе после выгрузки.

нажать кнопку , в появившемся окне «Формы» установить напротив форм «акт инвентаризации», «справка», «отчет о результатах», при наличии сумм к списанию - «поручение», далее нажать . При этом в ИС Лотус выгружаются на согласование и подписание ЭЦП печатные формы, указанные в п 4.1.8. данного СТО, под наименованием карточки «Решение о результатах инвентаризации».

Рис.13.

4.1.10. Согласовать и подписать ЭЦП выгруженные формы в течение 2 (двух) рабочих дней с помощью функций «согласовать», «подписать ЭЦП».

а) документы считаются подписанными только после наличия всех подписей членов инвентаризационной комиссии, после чего в случае наличия сумм к списанию: провести действия согласно п.4.1.11. данного СТО, в случае отсутствия сумм к списанию: установить статус карточки «Проведенный» и исполнить заявку согласно п.4.1.13. данного СТО.

б) при наличии отказной визы, Исполнитель должен оперативно устранить замечания и предоставить документы на повторное согласование.

в) При отсутствии подписи члена инвентаризационной комиссии по истечении установленного срока, сотрудник отдела автоматизации:

- ставит карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на контроль в течение 30 (рабочих) дней, пока документы не будут подписаны. Еженедельно повторно направляет карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на согласование и подписание ЭЦП не подписавшим членам комиссии посредством функции «Обработать-направить на рассмотрение». По истечении 30 дней неподписанные документы снимаются с согласования сотрудником отдела автоматизации посредством функции «Снять с согласования» и присвоением статуса «Отклоненный» с возложением на члена комиссии, не подписавшего документы, ответственности за негативные последствия в пределах возложенных функциональных обязанностей.

4.1.11. Исполнитель, с момента подписания членами комиссии результатов инвентаризации в течение 1 (одного) рабочего дня должен отправить результаты инвентаризации:

а) специалисту отдела сопровождения для отражения их на счетах БУ:

- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости отразить результаты инвентаризации на счетах БУ.

- Отправить на исполнение «Решение о результатах инвентаризации» специалисту отдела сопровождения посредством функции «Обработать», при этом Исполнитель должен поставить его на контроль с помощью функции «Контроль», установив дату контроля 2 дня и ФИО контролера – сотрудника отдела автоматизации.

- внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости подготовки и направления в налоговый орган и физическому лицу уведомления о невозможности удержать НДФЛ. Контроль за исполнением возложен на начальника отдела регламентных операций.

4.1.12. Специалист отдела сопровождения, отдела регламентных операций с момента получения карточки «Решение о результатах инвентаризации» в рамках своих компетенций согласно п.4.1.1.данного СТО, должен:

а) отразить результаты инвентаризации на счетах БУ, внести отметку об исполнении в карточке «Решение о результатах инвентаризации», установить статус карточки «Проведенный» и посредством функции «Обработать» направить на сотрудника отдела автоматизации (Исполнителя и/или Контролера).

4.1.13. Сотрудник отдела автоматизации, с момента получения от сотрудника отдела сопровождения карточки «Решение о результатах инвентаризации» с отметкой об исполнении должен в течение 1 (одного) рабочего дня должен исполнить Заявку:

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

4.2. Исполнитель должен подготовить и предоставить документы, указанные в п.3.5. данного СТО, в следующем порядке:

4.2.1. Создать документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» в порядке, аналогичном п.4.1.1. данного СТО, при этом в окне форм выбора вида операции для документа выбрать «взаиморасчеты с подотчетными лицами» (рис.14.). Форма нового документа представлена на рисунке 3.

Рис.14.

4.2.2. Осуществить действия, предусмотренные п.4.1.2.-4.1.3. данного СТО, при этом на вкладке воспользоваться кнопкой «Добавить » - указать счет расчетов 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

4.2.2. Записать данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции

4.2.3. Проверить в ИС базу ПУД на наличие не отраженных в учете Авансовых отчетов (т.е. без статуса «Проведенный»), в случае обнаружения ПУД при статусе «В отделе учета и отчетности» – отправить карточку посредством функции «Обработать» ответственному сотруднику отдела сопровождения для отражения на счетах БУ, при иных статусах ПУД («на доработке, на рассмотрении, на согласовании») - ответственному лицу Заказчика, при этом при заполнении инвентаризационной описи по умолчанию задолженность по уволенным сотрудникам считается «неподтвержденной», по работающим – «подтвержденной».

4.2.4. Сохранить данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции

4.2.5. Сформировать документ «Решение о результатах инвентаризации», предоставить на согласование и подписание ЭЦП в порядке, аналогичном п. 4.1.6.-4.1.10. данного СТО, при этом: если есть суммы к списанию дебиторской задолженности по подотчетным лицам– обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций, и обозначить согласующим лицам следующую информацию: «По истечении срока исковой давности (3 года) или если организация приняла решение о прощении долга (до истечения срока иск. давности) невозвращенные подотчетные суммы являются доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, т.е. организация обязана будет исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета».

4.2.6. Осуществить действия, аналогичные п.4.1.11-4.1.13 данного СТО.

5. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ