Содержание
- СТО СМК Методологическая инструкция «Инвентаризация финансовых обязательств»
- - отделом регламентных операций.
- 3.4. При проведении инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами сотрудник отдела автоматизации должен подготовить и предоставить в порядке, предусмотренном п.4.1. данного СТО, следующие документы:
- 3.5. При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами сотрудник отдела автоматизации должен подготовить и предоставить документы:
- Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами:
- 4.1. Исполнитель должен подготовить и предоставить документы, указанные в п.3.4. данного СТО, в следующем порядке:
- 4.1.1. создать документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами»:
- - выбрать раздел «Инвентаризация взаиморасчетов», открыть «Инвентаризация расчетов с контрагентами» в 1С: Бухгалтерия предприятия, подсистема «Работа с задолженностью (Инвентаризация)» (рис.4.)
-
- Рис.4.
- а) ввести данные:
- «Организация»
- «дата», на которую проводится инвентаризация.
- Номер документа присваивается автоматически при записи документа.
- б) заполнить вкладки:
- данную вкладку заполнить в соответствии с данными, указанными в заявке согласно п.3.1. данного СТО:
- «Основание, номер и дата документа-основания для проведения инвентаризации», при этом указав соответственно «Заявка», «номер» и «дата» заявки.
- «Дата начала», «дата окончания» и «Причина проведения» инвентаризации.
- В табличной части «Инвентаризационная комиссия» автоматически заполняются поля:
- «Члены комиссии» - ЕИО Заказчика и Исполнитель (Ответственный за создание документа), при этом поля активны для ручного редактирования (с помощью функции «Добавить» или «Удалить» можно скорректировать список членов комиссии).
- «Председатель» - ЕИО Заказчика (по умолчанию).
- Пример заполнения вкладки представлен на рисунке 7.
-
- Рис.7.
- на данной вкладке нажать кнопку «Заполнить», при этом автоматически заполняются счета расчетов согласно СТО СМК «Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов» (рис.8).
-
- Рис.8.
- на этой вкладке нажать кнопку «Заполнить», выбрав вариант заполнения реквизитов табличной части дебиторской задолженности , при этом автоматически заполняются:
- При нажатии на кнопку «Заполнить» – «Заполнить не подтвержденные суммы» все подтвержденные суммы переходят в колонку «Не подтверждено».
- «Договор» – договор контрагента из Документа;
- «Сроком до 3-х лет» - признак даты договора (по умолчанию отмечается договор, датированный датой до 3-х лет от даты инвентаризации, при условии заполнения задолженности по строкам «В т. ч. истек срок давности» или «Прочее основание для списания»)
- Пример заполнения табличной части вкладки представлен на рисунке 9.
-
- 4.1.3. Записать данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции .
- 4.1.4. Провести сверку взаимных расчетов по данным документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами», выделив участников ИС в соответствии с данными «Справочники», далее «Организации» (1С: Бухгалтерия, подсистема «Структура предприятия»). Контрагенты, отсутствующие в списке «Организация» являются не участниками ИС.
- Сверка с участниками ИС: проводится в порядке, предусмотренном СТО СМК Методологическая инструкция «Порядок проведения сверки взаимных расчетов: действия сотрудника отдела автоматизации». При необходимости корректировки суммы задолженности в документе «Инвентаризация расчетов с контрагентами», возникшей в результате проведения сверки, необходимо перезаполнить вкладки в порядке, предусмотренном п. 4.1.2. данного СТО.
- Сверка с не участниками ИС: Исполнитель должен проверить базу «ПУД» в ИС на наличие подписанных актов сверок с не участником ИС на дату инвентаризации: при наличии – перенести сумму задолженности в колонку «подтверждено», при отсутствии акта сверки подписанного – оставить в колонке «не подтверждено».
- 4.1.5. Сохранить данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции
- 4.1.6. создать документ «Решение о результатах инвентаризации»
- - выбрать раздел «Инвентаризация взаиморасчетов», открыть «Решение о результатах инвентаризации» в 1С: Бухгалтерия предприятия, подсистема «Работа с задолженностью (Инвентаризация)» (рис.10.).
-
- Рис.10.
- - нажать на кнопку «Добавить » или на клавишу «Insert» на клавиатуре, при этом открывается форма нового документа «Решение о результатах инвентаризации», которая представлена на рисунке 11.
-
- Рис.11.
- а) ввести данные:
- «Организация»
- «дата», на которую проводится инвентаризация.
- «основание» - указывается документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами», созданный согласно п.4.1.1. данного СТО.
- «Руководитель организации заказчика» - заполняется автоматически ЕИО Заказчика (при необходимости можно вручную заменить его на представителя по доверенности).
- Номер документа присваивается автоматически при записи документа.
- б) заполнить вкладку . Данная вкладка заполняется автоматически по данным документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами», для этого необходимо нажать «Заполнить». При этом в табличной части заполняются данные: «Контрагент», «Счет расчетов», «Договор», «Сумма», «Основание для списания», «Субконто (прочие доходы и расходы)», «Объект строительства» (только по счетам с субконто 3 «Объект строительства»).
- Пример заполнения – на рисунке 12.
-
- Рис.12.
- Если сумм к списанию по итогам инвентаризации нет, вкладка «Списание задолженности» не заполняется.
- 4.1.8. Записать данные документа «Решение о результатах инвентаризации» посредством функции → при этом появляется возможность просмотреть печатные формы:
- 4.1.9. Выгрузить данные документа «Решение о результатах инвентаризации» в ИС Лотус на согласование и подписание, осуществив на вкладке следующие действия (рис.13):
- открыть вкладку , в которой по умолчанию заполнены «согласующие лица»: члены инвентаризационной комиссии (ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель), сотрудник отдела отчетности; и «подписывающие лица»: ЕИО Заказчика, ответственный исполнитель. Список согласующих корректируется вручную с помощью:
- а) функции «Добавить »:
- - обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций при наличии к списанию дебиторской задолженности физического лица по счетам БУ, указанным в п. 6.1.2. СТО СМК Подготовка и предоставление аналитической информации на основании завершенных учетных процессов;
- - при необходимости включать в согласование прочих лиц (например экономиста по поручению Заказчика).
- б) функции «Удалить »:
- - допустимо исключить из согласующих лиц сотрудника отдела отчетности в случае отсутствия сумм к списанию).
- установить на функции запуска на согласование в Лотусе после выгрузки.
- нажать кнопку , в появившемся окне «Формы» установить напротив форм «акт инвентаризации», «справка», «отчет о результатах», при наличии сумм к списанию - «поручение», далее нажать . При этом в ИС Лотус выгружаются на согласование и подписание ЭЦП печатные формы, указанные в п 4.1.8. данного СТО, под наименованием карточки «Решение о результатах инвентаризации».
-
- Рис.13.
-
- 4.1.10. Согласовать и подписать ЭЦП выгруженные формы в течение 2 (двух) рабочих дней с помощью функций «согласовать», «подписать ЭЦП».
- а) документы считаются подписанными только после наличия всех подписей членов инвентаризационной комиссии, после чего в случае наличия сумм к списанию: провести действия согласно п.4.1.11. данного СТО, в случае отсутствия сумм к списанию: установить статус карточки «Проведенный» и исполнить заявку согласно п.4.1.13. данного СТО.
- б) при наличии отказной визы, Исполнитель должен оперативно устранить замечания и предоставить документы на повторное согласование.
- в) При отсутствии подписи члена инвентаризационной комиссии по истечении установленного срока, сотрудник отдела автоматизации:
- - ставит карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на контроль в течение 30 (рабочих) дней, пока документы не будут подписаны. Еженедельно повторно направляет карточку «Инвентаризация расчетов с контрагентами» на согласование и подписание ЭЦП не подписавшим членам комиссии посредством функции «Обработать-направить на рассмотрение». По истечении 30 дней неподписанные документы снимаются с согласования сотрудником отдела автоматизации посредством функции «Снять с согласования» и присвоением статуса «Отклоненный» с возложением на члена комиссии, не подписавшего документы, ответственности за негативные последствия в пределах возложенных функциональных обязанностей.
- 4.1.11. Исполнитель, с момента подписания членами комиссии результатов инвентаризации в течение 1 (одного) рабочего дня должен отправить результаты инвентаризации:
- а) специалисту отдела сопровождения для отражения их на счетах БУ:
- - внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости отразить результаты инвентаризации на счетах БУ.
- - Отправить на исполнение «Решение о результатах инвентаризации» специалисту отдела сопровождения посредством функции «Обработать», при этом Исполнитель должен поставить его на контроль с помощью функции «Контроль», установив дату контроля 2 дня и ФИО контролера – сотрудника отдела автоматизации.
- - внести резолюцию в ИС в карточке «Решение о результатах инвентаризации» о необходимости подготовки и направления в налоговый орган и физическому лицу уведомления о невозможности удержать НДФЛ. Контроль за исполнением возложен на начальника отдела регламентных операций.
- 4.1.12. Специалист отдела сопровождения, отдела регламентных операций с момента получения карточки «Решение о результатах инвентаризации» в рамках своих компетенций согласно п.4.1.1.данного СТО, должен:
- а) отразить результаты инвентаризации на счетах БУ, внести отметку об исполнении в карточке «Решение о результатах инвентаризации», установить статус карточки «Проведенный» и посредством функции «Обработать» направить на сотрудника отдела автоматизации (Исполнителя и/или Контролера).
- 4.1.13. Сотрудник отдела автоматизации, с момента получения от сотрудника отдела сопровождения карточки «Решение о результатах инвентаризации» с отметкой об исполнении должен в течение 1 (одного) рабочего дня должен исполнить Заявку:
- Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
- 4.2. Исполнитель должен подготовить и предоставить документы, указанные в п.3.5. данного СТО, в следующем порядке:
- 4.2.1. Создать документ «Инвентаризация расчетов с контрагентами» в порядке, аналогичном п.4.1.1. данного СТО, при этом в окне форм выбора вида операции для документа выбрать «взаиморасчеты с подотчетными лицами» (рис.14.). Форма нового документа представлена на рисунке 3.
-
- Рис.14.
- 4.2.2. Осуществить действия, предусмотренные п.4.1.2.-4.1.3. данного СТО, при этом на вкладке воспользоваться кнопкой «Добавить » - указать счет расчетов 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
- 4.2.2. Записать данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции
- 4.2.3. Проверить в ИС базу ПУД на наличие не отраженных в учете Авансовых отчетов (т.е. без статуса «Проведенный»), в случае обнаружения ПУД при статусе «В отделе учета и отчетности» – отправить карточку посредством функции «Обработать» ответственному сотруднику отдела сопровождения для отражения на счетах БУ, при иных статусах ПУД («на доработке, на рассмотрении, на согласовании») - ответственному лицу Заказчика, при этом при заполнении инвентаризационной описи по умолчанию задолженность по уволенным сотрудникам считается «неподтвержденной», по работающим – «подтвержденной».
- 4.2.4. Сохранить данные документа «Инвентаризация расчетов с контрагентами» посредством функции
- 4.2.5. Сформировать документ «Решение о результатах инвентаризации», предоставить на согласование и подписание ЭЦП в порядке, аналогичном п. 4.1.6.-4.1.10. данного СТО, при этом: если есть суммы к списанию дебиторской задолженности по подотчетным лицам– обязательно включать в согласование начальника отдела регламентных операций, и обозначить согласующим лицам следующую информацию: «По истечении срока исковой давности (3 года) или если организация приняла решение о прощении долга (до истечения срока иск. давности) невозвращенные подотчетные суммы являются доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, т.е. организация обязана будет исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета».
- 4.2.6. Осуществить действия, аналогичные п.4.1.11-4.1.13 данного СТО.