Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» нажимаем кнопку «Добавить электронный документ» и выбираем «Шаблон оригинального договора».

Открывается форма для заполнения:

Название поля	Примечания
Электронный документ
Шаблон документа	– заполняется автоматически «Оригинальный договор»;
Номер	– номер договора;
Дата создания	– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена;
Тип документа	– автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа;
Печатная форма	– необходимо загрузить документ с договором;
Параметры договора
Дата начала действия	– дата начала действия договора;
Дата окончания действия	– дата окончания действия договора;
Поставщик
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ-основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Покупатель
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя.

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).

В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».

Редактирование договора

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Далее открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. Осуществляем редактирование и нажимаем кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменяется, формируется новая печатная форма.

Экcпорт документов в Excel

По кнопке «Экспорт в Excel» можно осуществить выгрузку в Excel доступным вам электронных документов.

Ссылка на полученный файл будет отправлена вам на адрес электронной почты, указанный в профиле.

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли:

• ответственный менеджер;
• контролер ответственного менеджера;
• участник.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автора в список ответственных менеджеров. Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией».

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю нажмите на кнопку «Добавить участника». Откроется окно для поиска пользователя и роли:

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий:

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться.

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий:

Также добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Добавить роль участника может ответственный менеджер или контролер ответственного менеджера. Роль контролера может добавить ответственный менеджер.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка, и в основное обсуждение электронного документа добавится комментарий:

Важно!