Перейти в карточку только что созданного электронного договора можно по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно».

Добавление договора

Договор в форме СТД-СМК 003-2014

Для создания нового договора открываем приложение «Электронные документы» и нажимаем кнопку «Добавить электронный документ».

Открывается вкладка со списком шаблонов электронных документов. Выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014.

После нажатии на кнопку «Продолжить», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:

Название поля	Примечания
Электронный документ
Шаблон документа	– заполняется автоматически «СТД СМК 003-2014»;
Номер	– номер договора;
Дата создания	– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена;
Тип документа	– автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа;
Параметры договора СТД СМК 003-2014
Дата начала действия	– дата начала действия договора;
Дата окончания действия	– дата окончания действия договора;
Способ поставки	– выбирается из списка возможных значений: самовывоз покупателем, доставка поставщиком, не указано;
Размер аванса, %	– указывается размер аванса;
Поставщик
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ-основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Покупатель
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя.

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).

После заполнения полей нажимаем кнопку «Перейти далее». Переход в карточку документа осуществляется автоматически.

Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора.

Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы:

• Общие сведения – общая информация по договору;
• Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
• Печатные формы – печатные формы договора и приложений;
• Вложения – прикрепленные к договору файлы;
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
• Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
• История изменений статусов.

Оригинальный договор

Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» нажимаем кнопку «Добавить электронный документ» и выбираем «Шаблон оригинального договора».

Открывается форма для заполнения:

Название поля	Примечания
Электронный документ
Шаблон документа	– заполняется автоматически «Оригинальный договор»;
Номер	– номер договора;
Дата создания	– автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена;
Тип документа	– автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа;
Печатная форма	– необходимо загрузить документ с договором;
Параметры договора
Дата начала действия	– дата начала действия договора;
Дата окончания действия	– дата окончания действия договора;
Поставщик
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ-основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Покупатель
Юридическое лицо	– выбирается из справочника юридических лиц;
Представитель	– выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги;
Должность	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя;
Документ основание	– заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя.

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).

В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».

Редактирование договора

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Далее открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. Осуществляем редактирование и нажимаем кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменяется, формируется новая печатная форма.

Экcпорт документов в Excel

По кнопке «Экспорт в Excel» можно осуществить выгрузку в Excel доступным вам электронных документов.

Ссылка на полученный файл будет отправлена вам на адрес электронной почты, указанный в профиле.

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли:

• ответственный менеджер;
• контролер ответственного менеджера;
• участник.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автора в список ответственных менеджеров. Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией».