Утративший силу
Открывается вкладка со списком шаблонов электронных документов. Выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014.
После нажатии на кнопку «Продолжить», открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:
Название поля | Примечания |
Электронный документ | |
| Шаблон документа | – заполняется автоматически «СТД СМК 003-2014»; |
| Номер | – номер договора; |
| Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена; |
| Тип документа | – автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа; |
Параметры договора СТД СМК 003-2014 | |
| Дата начала действия | – дата начала действия договора; |
| Дата окончания действия | – дата окончания действия договора; |
| Способ поставки | – выбирается из списка возможных значений: самовывоз покупателем, доставка поставщиком, не указано; |
| Размер аванса, % | – указывается размер аванса; |
Поставщик | |
| Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц; |
| Представитель | – выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги; |
| Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
| Документ-основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
Покупатель | |
| Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц; |
| Представитель | – выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги; |
| Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
| Документ основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя. |
Важно!
Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).
После заполнения полей нажимаем кнопку «Перейти далее». Переход в карточку документа осуществляется автоматически.
Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора.
Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы:
- Общие сведения – общая информация по договору;
- Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
- Печатные формы – печатные формы договора и приложений;
- Вложения – прикрепленные к договору файлы;
- Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
- Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
- Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
- Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
- История изменений статусов.
Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» нажимаем кнопку «Добавить электронный документ» и выбираем «Шаблон оригинального договора».
Название поля | Примечания |
Электронный документ | |
| Шаблон документа | – заполняется автоматически «Оригинальный договор»; |
| Номер | – номер договора; |
| Дата создания | – автоматически заполняется текущей датой, может быть изменена; |
| Тип документа | – автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа; |
| Печатная форма | – необходимо загрузить документ с договором; |
Параметры договора | |
| Дата начала действия | – дата начала действия договора; |
| Дата окончания действия | – дата окончания действия договора; |
Поставщик | |
| Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц; |
| Представитель | – выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги; |
| Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
| Документ-основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
Покупатель | |
| Юридическое лицо | – выбирается из справочника юридических лиц; |
| Представитель | – выбирается из справочника сотрудников организации, справочник синхронизирован с 1С:Каталоги; |
| Должность | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя; |
| Документ основание | – заполняется автоматически в зависимости от выбранного представителя. |
Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).
В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».
Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).
Далее открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. Осуществляем редактирование и нажимаем кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменяется, формируется новая печатная форма.
По кнопке «Экспорт в Excel» можно осуществить выгрузку в Excel доступным вам электронных документов.
Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров.
Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.
При создании электронного документа система автоматически добавляет автора в список ответственных менеджеров. Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией».
