Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией»).

В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».

Редактирование договора

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Далее открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. Осуществляем редактирование и нажимаем кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменяется, формируется новая печатная форма.

Экcпорт документов в Excel

По кнопке «Экспорт в Excel» можно осуществить выгрузку в Excel доступным вам электронных документов.

Ссылка на полученный файл будет отправлена вам на адрес электронной почты, указанный в профиле.

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли:

• ответственный менеджер;
• контролер ответственного менеджера;
• участник.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автора в список ответственных менеджеров. Также автоматически в список доступа добавляются те группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией».

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю нажмите на кнопку «Добавить участника». Откроется окно для поиска пользователя и роли:

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий:

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться.

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению. В основное обсуждение добавится комментарий:

Также добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Добавить роль участника может ответственный менеджер или контролер ответственного менеджера. Роль контролера может добавить ответственный менеджер.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка, и в основное обсуждение электронного документа добавится комментарий:

Важно!

Удалять пользователей из списка доступа может ответственный менеджер и контролер ответственного менеджера.

Вложения

Раздел «Вложения» служит для прикрепления файлов к договору. Для добавления документа необходимо нажать кнопку «Добавить» и загрузить файл c компьютера: