Действующий
13. При ответах на телефонные звонки сотрудник Подразделения Росархива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
14. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Подразделения Росархива).
15. При информировании посредством личного обращения сотрудник Подразделения Росархива обязан принять Заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Подразделения Росархива.
16. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес Заявителя.
17. Информация по запросу, направленная через официальный сайт, размещается на сайте "Архивы России" в разделе "вопросы-ответы".
18. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
20. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Подразделения Росархива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 9).
21. В день назначенной встречи сотрудник Подразделения Росархива обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается Росархив, сотрудник Подразделения Росархива обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
22. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
23. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник структурного подразделения Росархива, обеспечивающего прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
24. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение председателю ЦЭПК. После вынесения резолюции документы передаются в Подразделение Росархива.
25. Руководитель Подразделения Росархива определяет сотрудника Подразделения (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЦЭПК, и передает документы секретарю ЦЭПК.
26. Секретарь ЦЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.
При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 7, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.
Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Росархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЦЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Росархива и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
27. Секретарь ЦЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЦЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.
28. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЦЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр. В качестве экспертов могут выступать сотрудники федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела и других заинтересованных органов и организаций.
29. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЦЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.
31. Секретарь ЦЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и передает Ответственному исполнителю.
32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЦЭПК и представляет их руководителю Подразделения Росархива для визирования.
33. Руководитель Подразделения Росархива визирует и передает полученные документы секретарю ЦЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЦЭПК.
34. Повестка дня очередного заседания ЦЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЦЭПК, членам ЦЭПК, экспертам не позднее чем за 7 дней до заседания.
35. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЦЭПК.
36. Протокол и решение ЦЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЦЭПК и секретарем ЦЭПК, утверждается руководителем Росархива.
- на основании решения ЦЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;
- направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЦЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);
- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в Подразделении Росархива. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Росархива со сроком хранения "Постоянно";
- передает в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.
38. Сотрудник специально уполномоченного Росархивом федерального государственного учреждения РГАЭ вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
39. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.