Действующий
20. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Подразделения Росархива на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 9).
21. В день назначенной встречи сотрудник Подразделения Росархива обязан заказать в установленном порядке пропуск Заявителю. По прибытии Заявителя в здание, где размещается Росархив, сотрудник Подразделения Росархива обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.
22. Реализация государственной функции по ведению Государственного реестра заключается в пополнении Государственного реестра вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие административные процедуры:
23. Прием пакета документов, поступивших от Заявителя, осуществляет сотрудник структурного подразделения Росархива, обеспечивающего прием и регистрацию почтовой корреспонденции, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
24. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение председателю ЦЭПК. После вынесения резолюции документы передаются в Подразделение Росархива.
25. Руководитель Подразделения Росархива определяет сотрудника Подразделения (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЦЭПК, и передает документы секретарю ЦЭПК.
26. Секретарь ЦЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.
При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 7, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.
Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Росархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЦЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Росархива и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.
27. Секретарь ЦЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЦЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.
28. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЦЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр. В качестве экспертов могут выступать сотрудники федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела и других заинтересованных органов и организаций.
29. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЦЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.
31. Секретарь ЦЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и передает Ответственному исполнителю.
32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЦЭПК и представляет их руководителю Подразделения Росархива для визирования.
33. Руководитель Подразделения Росархива визирует и передает полученные документы секретарю ЦЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЦЭПК.
34. Повестка дня очередного заседания ЦЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЦЭПК, членам ЦЭПК, экспертам не позднее чем за 7 дней до заседания.
35. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЦЭПК.
36. Протокол и решение ЦЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЦЭПК и секретарем ЦЭПК, утверждается руководителем Росархива.
- на основании решения ЦЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;
- направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЦЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);
- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в Подразделении Росархива. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Росархива со сроком хранения "Постоянно";
- передает в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.
38. Сотрудник специально уполномоченного Росархивом федерального государственного учреждения РГАЭ вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".
39. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.
40. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.
- федеральные государственные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр;
- уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в отношении уникальных документов, включенных в Государственный реестр и хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках субъектов Российской Федерации.
42. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение Руководителю Росархива и с соответствующей резолюцией передаются в Подразделение Росархива.
- вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;
- передает в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ акт о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером.
45. Сотрудник специально уполномоченного Росархивом федерального государственного учреждения РГАЭ вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", после чего передает акты в Подразделение Росархива.
46. Ответственный исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Росархива как переходящее со сроком хранения "Постоянно".
47. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом Росархива.