24. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, с записью в регистрационно-контрольной форме, после чего документы направляются на рассмотрение председателю ЦЭПК. После вынесения резолюции документы передаются в Подразделение Росархива.

25. Руководитель Подразделения Росархива определяет сотрудника Подразделения (далее - Ответственный исполнитель), отвечающего за подготовку материалов к рассмотрению на заседании ЦЭПК, и передает документы секретарю ЦЭПК.

26. Секретарь ЦЭПК совместно с Ответственным исполнителем проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.

При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, указанных в пункте 7, Ответственный исполнитель по телефону информирует об этом Заявителя.

Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации Заявитель не представит в адрес Росархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЦЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в выполнении государственной функции Росархива и не позднее 3 рабочих дней направляет его Заявителю по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

27. Секретарь ЦЭПК регистрирует документы, не имеющие нарушений в составе и оформлении, в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и включает рассмотрение вопроса о включении уникальных документов в Государственный реестр в план работы ЦЭПК, после чего передает документы Ответственному исполнителю.

28. Ответственный исполнитель организует экспертизу членами ЦЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителями для включения в Государственный реестр. В качестве экспертов могут выступать сотрудники федеральных государственных архивов, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела и других заинтересованных органов и организаций.

29. Срок рассмотрения материалов экспертами определяется председателем ЦЭПК или его заместителем, но не может превышать более трех недель.

30. Заключения экспертов поступают в Росархив и передаются секретарю ЦЭПК.

31. Секретарь ЦЭПК регистрирует их в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК, и передает Ответственному исполнителю.

32. Ответственный исполнитель с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЦЭПК и представляет их руководителю Подразделения Росархива для визирования.

33. Руководитель Подразделения Росархива визирует и передает полученные документы секретарю ЦЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЦЭПК.

34. Повестка дня очередного заседания ЦЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов передаются председателю ЦЭПК, членам ЦЭПК, экспертам не позднее чем за 7 дней до заседания.

35. Рассмотрение предложений Заявителей о включении документов в Государственный реестр осуществляется в соответствии с порядком работы ЦЭПК.

36. Протокол и решение ЦЭПК о включении документов в Государственный реестр подписывается председателем ЦЭПК и секретарем ЦЭПК, утверждается руководителем Росархива.

Решение заверяется гербовой печатью.

Регистрация документов в Государственном реестре

37. Ответственный исполнитель:

- на основании решения ЦЭПК присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

- направляет Заявителю выписку из протокола заседания ЦЭПК и один экземпляр Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру (в случае включения документа в Государственный реестр) или оба экземпляра Листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде (если предложение Заявителя отклонено);

- формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в Подразделении Росархива. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Росархива со сроком хранения "Постоянно";

- передает в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ по акту листы учета и описания уникальных документов с представленными регистрационными номерами по Государственному реестру в электронном виде.

38. Сотрудник специально уполномоченного Росархивом федерального государственного учреждения РГАЭ вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации".

Внесение изменений в Государственный реестр

39. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о проведении его реставрации регистрируются в Государственном реестре.

40. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером. Акт составляется в произвольной форме.

41. Акты с соответствующим сопроводительным письмом представляют в Росархив:

- федеральные государственные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр;

- уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в отношении уникальных документов, включенных в Государственный реестр и хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках субъектов Российской Федерации.

42. Поступившие документы регистрируются в структурном подразделении Росархива, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, после чего направляются на рассмотрение Руководителю Росархива и с соответствующей резолюцией передаются в Подразделение Росархива.

43. Руководитель Подразделения Росархива передает их Ответственному исполнителю.

44. Ответственный исполнитель:

- вносит изменения в соответствующую графу Листа учета и описания уникального документа со ссылкой на акт и заверяет запись своей подписью с указанием даты внесения изменений;

- передает в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ акт о внесении изменений и дополнений в Лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре за соответствующим номером.

45. Сотрудник специально уполномоченного Росархивом федерального государственного учреждения РГАЭ вносит информацию в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", после чего передает акты в Подразделение Росархива.

46. Ответственный исполнитель формирует акты в дело, которое ежегодно включается в номенклатуру дел Росархива как переходящее со сроком хранения "Постоянно".

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

47. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом Росархива.

48. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции и принятием решений, осуществляет руководитель Подразделения.

49. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента

50. Заявители, направившие запросы об уникальных документах, включенных в Государственный реестр, в специально уполномоченное Росархивом федеральное государственное учреждение РГАЭ, могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Подразделение Росархива или непосредственно к Руководителю Росархива или его заместителю. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

51. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

52. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

53. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.