(Утративший силу) СТО Руководство пользователя по работе с сервисом «Электронные...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
574 × 346 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 5 – Назначение роли Пользователь
В случае, когда Редактором организации Вам уже предоставлен доступ к сервису, выберите его и нажмите кнопку «Войти в сервис», см. Рисунок 6:
571 × 322 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 6 – Вход в сервис «Электронные документы»
В открывшемся окне доступен ряд приложений, выберите среди них «Электронные документы» – загрузится соответствующий справочник, см. Рисунок 7:
573 × 579 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 7 – Открытие справочника «Электронные документы»

4. Добавление договора

4.1. Договор в форме СТД-СМК 003-2014

Для создания нового договора открываем приложение «Электронные документы», разворачиваем вкладку «Добавление документа» и выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014, см. Рисунок 8.
679 × 193 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 8 – Создание нового электронного документа
При нажатии значка запуска, открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:
Электронный документ
  • Шаблон документа (заполняется автоматически)
  • Номер
  • Дата создания (заполняется автоматически текущей датой, может быть изменена)
  • Тип документа (автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа)
Параметры договора СТД СМК 003-2014
  • Дата начала действия
  • Дата окончания действия
  • Способ поставки (выбрать из выпадающего списка: самовывоз покупателем/доставка поставщиком/не указано)
  • Размер аванса, %
Поставщик
  • Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
  • Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
  • Должность (из справочника должностей организации)
  • Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)
Покупатель
  • Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
  • Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
  • Должность (из справочника должностей организации)
  • Документ основание (из справочника документов-оснований организации)
Важно!
Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией» и «Управление профилем»).
После заполнения полей нажимаем кнопку «Перейти далее». Договор появляется в списке документов приложения «Электронные документы», см. Рисунок 9.
1227 × 284 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 9 – Представление списке электронных документов
Заходим в карточку только что созданного электронного договора по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора, см. Рисунок 10.
352 × 185 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 10 – Шапка договора
Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы, см. Рисунок 11:
191 × 241 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 11 – Разделы электронного документа
  • История статусов – история изменений статусов документа;
  • Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
  • Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
  • Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
  • Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
  • Вложения – прикрепленные к договору файлы;
  • Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
  • Основная информация – общая информация по договору;
  • Печатные формы – печатные формы договора и приложений.

4.2. Оригинальный договор

Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» открываем вкладку «Добавление документа» и выбираем «Шаблон оригинального договора», см. Рисунок 12.
676 × 150 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок 12 – Создание оригинального договора
Открывается форма для заполнения:
Электронный документ
  • Шаблон документа (заполняется автоматически)
  • Номер
  • Дата создания (заполняется автоматически текущей датой, может быть изменена)
  • Тип документа (тип не определен, договор, поручение, спецификация, все документы)
  • Печатная форма (необходимо загрузить документ с договором)
Параметры договора
  • Дата начала действия
  • Дата окончания действия
Поставщик
  • Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
  • Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
  • Должность (из справочника должностей организации)
  • Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)
Покупатель
  • Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
  • Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
  • Должность представителя (из справочника должностей организации)
  • Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)
Важно!
Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией» и «Управление профилем»)..
В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».