Далее воспользуйтесь мастером подключения сервисов (доступен в двух вариантах):

1. Если вы являетесь редактором организации, нажмите кнопку «Подключить сервис»,

см. Рисунок 2:

2. Если появилось сообщение о том, что вы не являетесь редактором организации и не можете подключить сервис, нажмите кнопку «Отправить запрос», см. Рисунок 3. Редактору организации придет запрос о подключении для Вас выбранного сервиса.

В случае, когда вы сами являетесь Редактором организации, выбранный сервис сразу же переместится в раздел «Сервисы, подключенные в выбранной организации». Далее необходимо выбрать пользователей, которые также получат доступ к сервису «Электронные документы», см. Рисунок 4:

В появившемся окне выберите сотрудника, которому выдается доступ к сервису. Нажмите кнопку «Добавить» и назначьте роль Пользователь, см. Рисунок 5:

574 × 346 пикс.     Открыть в новом окне

В случае, когда Редактором организации Вам уже предоставлен доступ к сервису, выберите его и нажмите кнопку «Войти в сервис», см. Рисунок 6:

571 × 322 пикс.     Открыть в новом окне

В открывшемся окне доступен ряд приложений, выберите среди них «Электронные документы» – загрузится соответствующий справочник, см. Рисунок 7:

573 × 579 пикс.     Открыть в новом окне

4. Добавление договора

4.1. Договор в форме СТД-СМК 003-2014

Для создания нового договора открываем приложение «Электронные документы», разворачиваем вкладку «Добавление документа» и выбираем шаблон договора в форме СТД СМК 003-2014, см. Рисунок 8.

679 × 193 пикс.     Открыть в новом окне

При нажатии значка запуска, открывается форма для заполнения данных по договору со следующими полями:

Электронный документ

• Шаблон документа (заполняется автоматически)
• Номер
• Дата создания (заполняется автоматически текущей датой, может быть изменена)
• Тип документа (автоматически установлен тип «Договор», но доступен выбор иного типа)

Параметры договора СТД СМК 003-2014

• Дата начала действия
• Дата окончания действия
• Способ поставки (выбрать из выпадающего списка: самовывоз покупателем/доставка поставщиком/не указано)
• Размер аванса, %

Поставщик

• Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
• Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
• Должность (из справочника должностей организации)
• Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)

Покупатель

• Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
• Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
• Должность (из справочника должностей организации)
• Документ основание (из справочника документов-оснований организации)

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией» и «Управление профилем»).

После заполнения полей нажимаем кнопку «Перейти далее». Договор появляется в списке документов приложения «Электронные документы», см. Рисунок 9.

1227 × 284 пикс.     Открыть в новом окне

Заходим в карточку только что созданного электронного договора по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора, см. Рисунок 10.

Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы, см. Рисунок 11:

• История статусов – история изменений статусов документа;
• Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
• Вложения – прикрепленные к договору файлы;
• Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
• Основная информация – общая информация по договору;
• Печатные формы – печатные формы договора и приложений.

4.2. Оригинальный договор

Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» открываем вкладку «Добавление документа» и выбираем «Шаблон оригинального договора», см. Рисунок 12.