1227 × 284 пикс.     Открыть в новом окне

Заходим в карточку только что созданного электронного договора по двойному щелчку мыши или с помощью кнопки «Подробно» . Карточка договора содержит общую информацию: номер, дату создания, статус, тип, автор, шаблон и стороны договора, см. Рисунок 10.

Система автоматически присвоила электронному документу статус «Обсуждается (На редактировании)». Электронный документ содержит следующие разделы, см. Рисунок 11:

• История статусов – история изменений статусов документа;
• Обсуждения – главное обсуждение договора и обсуждения, в которых упоминается данный договор;
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью;
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа;
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу;
• Вложения – прикрепленные к договору файлы;
• Дочерние документы – список приложений к документу (спецификации);
• Основная информация – общая информация по договору;
• Печатные формы – печатные формы договора и приложений.

4.2. Оригинальный договор

Для создания нового оригинального договора в приложении «Электронные документы» открываем вкладку «Добавление документа» и выбираем «Шаблон оригинального договора», см. Рисунок 12.

676 × 150 пикс.     Открыть в новом окне

Открывается форма для заполнения:

Электронный документ

• Шаблон документа (заполняется автоматически)
• Номер
• Дата создания (заполняется автоматически текущей датой, может быть изменена)
• Тип документа (тип не определен, договор, поручение, спецификация, все документы)
• Печатная форма (необходимо загрузить документ с договором)

Параметры договора

• Дата начала действия
• Дата окончания действия

Поставщик

• Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
• Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
• Должность (из справочника должностей организации)
• Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)

Покупатель

• Юридическое лицо (из справочника юридических лиц)
• Доверенное лицо (из справочника сотрудников организации)
• Должность представителя (из справочника должностей организации)
• Документ-основание (из справочника документов-оснований организации)

Важно!

Для заполнения полей договора «Поставщик» и «Покупатель» необходимо удостовериться, что в приложение «Управление организацией» внесена информация о сотруднике, его должности и документе, на основании которого он представляет интересы организации (подробнее об этом см. СТО СМК МТ. Инструкция по работе с приложением «Управление организацией» и «Управление профилем»)..

В разделе «Печатные формы» карточки электронного документа сохранится загруженный пользователем электронный документ. Список разделов и доступных функций соответствует другим документам с типом «Договор».

5. Редактирование договора

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Ответственный менеджер» и «Контролер ответственного менеджера». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)», см. Рисунок 13. При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Далее открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. Осуществляем редактирование и нажимаем кнопку «Перейти далее»: основная информация по договору будет изменена, сформируется новая печатная форма.

Если до момента редактирования было инициировано согласование, то статус согласования документа и список участников согласования автоматически очищаются. В основное обсуждение добавляется сообщение о том, что согласование документа было отменено по причине изменения документа, см. Рисунок 14:

Если до момента редактирования было инициировано подписание, то статус подписания документа и список подписывающих сторон автоматически очищаются. В основное обсуждение добавляется сообщение о том, что подписание документа было отменено по причине изменения документа, см. Рисунок 15:

При редактировании электронного документа перезатирается файл с печатной формой, таким образом, физически пропадают электронные подписи.

6. Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу, см Рисунок 16. Возможны следующие роли:

• ответственный менеджер;
• контролер ответственного менеджера;
• участник.

690 × 279 пикс.     Открыть в новом окне

При создании электронного документа система автоматически добавляет автора в список ответственных менеджеров:

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю нажмите на кнопку «Добавить участника». Откроется окно для поиска пользователя и назначения роли, см. Рисунок 17:

549 × 208 пикс.     Открыть в новом окне

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу (также будет предоставлен доступ к его основному обсуждению). В само основное обсуждение добавляется комментарий, см. Рисунок 18: