Действующий
1.1. Настоящая методическая инструкция (далее – инструкция) определяет критерии проверки и порядок проведения проверки контрагента, которая является частью процесса аккредитации согласно СТО УП «Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать договоры».
1.2. В настоящей инструкции применяются термины, введенные в СТО УП «Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать договоры».
1.3. Ответственным за проверку контрагента для аккредитации является менеджер проекта либо представитель агента при наличии действующего агентского договора (далее – ответственный менеджер).
1.4. Требования настоящей инструкции обязательны для исполнения следующими участниками процесса аккредитации контрагента (таблица 1):
Участники процесса | Участники смежных процессов |
| • ответственный менеджер; • согласующее лицо; • специалист сопровождения каталога; • инициатор; • ЕИО инициатора | • контрагент; • координатор проекта; • заказчик; • команда проекта |
1.5. При использовании данной инструкции применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящей инструкции.
2.2. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер проводит личную встречу с руководителем контрагента, посещает офис и производственные/складские помещения контрагента, проводит контроль наличия машин и механизмов, оборудования, необходимых для исполнения планируемого договора. Результатом такой проверки должен служить фотоотчет с описанием каждой прилагаемой фотографии (рекомендуется приложить фотографию руководителя контрагента с паспортом). При отсутствии возможности личного посещения, допускается использование видеоконференцсвязи.
2.3. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер проверяет наличие, а в случае отсутствия, запрашивает заверенные подписью руководителя и печатью:
• копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копии решения по передаче полномочий ЕИО, копии решения об избрании руководителя, копии доверенности);
2.4. Обязательным пунктом проверки является проверка трудовых ресурсов контрагента. Способы проверки и их количество выбираются ответственным менеджером в зависимости от вида и объема ТРУ, от количества требуемых ресурсов и т.д. Возможные способы проверки:
2.4.1. Получение общедоступной информации о среднесписочной численности работников с использованием электронных сервисов («СПАРК», «Прозрачный бизнес» и т.д.).
2.4.2. Получение гарантийного письма от контрагента, в котором будут указаны: ФИО работников, вид трудовых отношений, ИНН, специализация работников.
2.4.3. Обращение к контрагенту с предложением раскрыть информацию о своих трудовых ресурсах (например, по процедуре, установленной на портале ФНС РФ, алгоритм действий приведен в приложении 2 к настоящей инструкции).
2.4.4. Для контрагента, аккредитуемого на проведение строительно-монтажных работ на объекте строительства – проведение проверки трудовых ресурсов контрагента-подрядчика по процедурам СТО УП «Порядок направления работников на опасный производственный объект».
2.5. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер запрашивает у контрагента документы, подтверждающие его возможность осуществлять заявленные виды деятельности:
• паспорт транспортного средства или договор аренды на предоставляемую контрагентом технику (при заключении договоров строительного подряда с использованием машин подрядчика).
2.6. Обязательный пункт проверки. При проведении проверки индивидуального предпринимателя / самозанятого лица ответственный менеджер просит предоставить активную ссылку на сайт в сети Интернет, на котором размещена реклама / предложение ТРУ данного индивидуального предпринимателя / самозанятого лица (например, ссылки на сайты «Яндекс.Услуги»; «Profi.ru», «Avito.ru» и т.д.). Следует обратить внимание на то, чтобы самозанятый не состоял в трудовых отношениях с организацией заказчиком в течение предыдущих двух лет.
2.7. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер заказывает отчеты электронного сервиса «СПАРК» по контрагенту посредством создания заявки «Предоставление информационно-аналитического отчета по контрагенту» в базе «Заявки Эфекс Системс» в IBM Lotus Notes (в заявке указывает ИНН и наименования контрагента).
• с оценкой контрагента другими организациями, в том числе организациями, оказывающими услуги строительного контроля и услуги охраны строительных объектов;
• перечень общедоступных электронных источников информации для проверки контрагента, указанный в приложении 4 к настоящей инструкции.
2.10. Если в рамках проверки были выявлены несущественные и допустимые обстоятельства ухудшающие результаты такой проверки (далее – несущественные обстоятельства), то ответственный менеджер запрашивает у контрагента гарантийное письмо, в котором должен быть определен срок и способ устранения (примеры несущественных обстоятельств приведены в приложении 5 к настоящей инструкции).
2.10.1. Гарантийное письмо должно быть направлено контрагентом через систему электронного документооборота. В отчете указывается срок устранения выявленных несущественных обстоятельств.
2.10.2. Если контрагент не может гарантировать устранение или указанный в ответе срок или способ устранения не удовлетворяет ответственного менеджера аккредитация не производится.
2.11. Если производится повторная аккредитация, то рекомендуется проверить изменения данных контрагента (рекомендации к проверке изменений приведены в приложении 6 к настоящей инструкции).
2.12. По результатам проведения проверки контрагента для аккредитации ответственным менеджером оформляется отчет по форме СТО ФД «Отчет о результатах проверки контрагента» в соответствии с рекомендациями раздела 3 настоящей инструкции.
2.13. Каждая заявка на аккредитацию должна быть зарегистрирована в базе "Проверка контрагентов" на главной странице IBM Lotus Notes (далее –заявка в СЭД Лотус). В заявку менеджер вкладывает отчет и приложенные к нему документы (за исключением документов, которые добавлены в каталог 1С). Вся переписка по вопросу аккредитации контрагента должна вестись в созданной заявке.