Действующий
1.4. Требования настоящей инструкции обязательны для исполнения следующими участниками процесса аккредитации контрагента (таблица 1):
Участники процесса | Участники смежных процессов |
| • ответственный менеджер; • согласующее лицо; • специалист сопровождения каталога; • инициатор; • ЕИО инициатора | • контрагент; • координатор проекта; • заказчик; • команда проекта |
1.5. При использовании данной инструкции применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящей инструкции.
2.2. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер проводит личную встречу с руководителем контрагента, посещает офис и производственные/складские помещения контрагента, проводит контроль наличия машин и механизмов, оборудования, необходимых для исполнения планируемого договора. Результатом такой проверки должен служить фотоотчет с описанием каждой прилагаемой фотографии (рекомендуется приложить фотографию руководителя контрагента с паспортом). При отсутствии возможности личного посещения, допускается использование видеоконференцсвязи.
2.3. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер проверяет наличие, а в случае отсутствия, запрашивает заверенные подписью руководителя и печатью:
• копии документов, подтверждающих полномочия представителей контрагента (копии решения по передаче полномочий ЕИО, копии решения об избрании руководителя, копии доверенности);
2.4. Обязательным пунктом проверки является проверка трудовых ресурсов контрагента. Способы проверки и их количество выбираются ответственным менеджером в зависимости от вида и объема ТРУ, от количества требуемых ресурсов и т.д. Возможные способы проверки:
2.4.1. Получение общедоступной информации о среднесписочной численности работников с использованием электронных сервисов («СПАРК», «Прозрачный бизнес» и т.д.).
2.4.2. Получение гарантийного письма от контрагента, в котором будут указаны: ФИО работников, вид трудовых отношений, ИНН, специализация работников.
2.4.3. Обращение к контрагенту с предложением раскрыть информацию о своих трудовых ресурсах (например, по процедуре, установленной на портале ФНС РФ, алгоритм действий приведен в приложении 2 к настоящей инструкции).
2.4.4. Для контрагента, аккредитуемого на проведение строительно-монтажных работ на объекте строительства – проведение проверки трудовых ресурсов контрагента-подрядчика по процедурам СТО УП «Порядок направления работников на опасный производственный объект».
2.5. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер запрашивает у контрагента документы, подтверждающие его возможность осуществлять заявленные виды деятельности:
• паспорт транспортного средства или договор аренды на предоставляемую контрагентом технику (при заключении договоров строительного подряда с использованием машин подрядчика).
2.6. Обязательный пункт проверки. При проведении проверки индивидуального предпринимателя / самозанятого лица ответственный менеджер просит предоставить активную ссылку на сайт в сети Интернет, на котором размещена реклама / предложение ТРУ данного индивидуального предпринимателя / самозанятого лица (например, ссылки на сайты «Яндекс.Услуги»; «Profi.ru», «Avito.ru» и т.д.). Следует обратить внимание на то, чтобы самозанятый не состоял в трудовых отношениях с организацией заказчиком в течение предыдущих двух лет.
2.7. Обязательный пункт проверки. Ответственный менеджер заказывает отчеты электронного сервиса «СПАРК» по контрагенту посредством создания заявки «Предоставление информационно-аналитического отчета по контрагенту» в базе «Заявки Эфекс Системс» в IBM Lotus Notes (в заявке указывает ИНН и наименования контрагента).
• с оценкой контрагента другими организациями, в том числе организациями, оказывающими услуги строительного контроля и услуги охраны строительных объектов;
• перечень общедоступных электронных источников информации для проверки контрагента, указанный в приложении 4 к настоящей инструкции.
2.10. Если в рамках проверки были выявлены несущественные и допустимые обстоятельства ухудшающие результаты такой проверки (далее – несущественные обстоятельства), то ответственный менеджер запрашивает у контрагента гарантийное письмо, в котором должен быть определен срок и способ устранения (примеры несущественных обстоятельств приведены в приложении 5 к настоящей инструкции).
2.10.1. Гарантийное письмо должно быть направлено контрагентом через систему электронного документооборота. В отчете указывается срок устранения выявленных несущественных обстоятельств.
2.10.2. Если контрагент не может гарантировать устранение или указанный в ответе срок или способ устранения не удовлетворяет ответственного менеджера аккредитация не производится.
2.11. Если производится повторная аккредитация, то рекомендуется проверить изменения данных контрагента (рекомендации к проверке изменений приведены в приложении 6 к настоящей инструкции).
2.12. По результатам проведения проверки контрагента для аккредитации ответственным менеджером оформляется отчет по форме СТО ФД «Отчет о результатах проверки контрагента» в соответствии с рекомендациями раздела 3 настоящей инструкции.
2.13. Каждая заявка на аккредитацию должна быть зарегистрирована в базе "Проверка контрагентов" на главной странице IBM Lotus Notes (далее –заявка в СЭД Лотус). В заявку менеджер вкладывает отчет и приложенные к нему документы (за исключением документов, которые добавлены в каталог 1С). Вся переписка по вопросу аккредитации контрагента должна вестись в созданной заявке.
3.1. В отчете не должно быть незаполненных граф. При отсутствии информации по какому-либо критерию в графе данного критерия должна быть указана причина отсутствия информации.
3.2. При заполнении отчета ответственный менеджер руководствуется правилами, указанными в таблице 2:
№ | Наименование графы | Правила заполнения |
Адресная часть и наименование контрагента: | ||
Адресат отчета - строка «Кому» | Подчеркивается должность адресата отчета: ЕИО заказчика, либо управляющий проекта (если планируется заключение договора в рамках ИСП), либо ЕИО агента заказчика (если планируется заключение договора в рамках исполнения условий агентского договора), в целях настоящего стандарта далее – согласующее лицо; указывается фамилия и инициалы согласующего лица. | |
Автор отчета - строка «От кого» | Указывается должность, фамилия и инициалы автора отчета | |
Наименование контрагента | Указывается полное наименование контрагента в соответствии с учредительными документами и активная ссылка на сайт http://bi-cat.ru/Faces/LicaHome.aspx организации-контрагента. При отсутствии информации о контрагенте на сайте http://bi-cat.ru/Faces/LicaHome.aspx – данные вносятся на сайт (согласно требованиям СТО СМК 71.12.20 «Управление каталогом лиц»). | |
Основная часть отчета (характеристики контрагента): | ||
1. | Адрес контрагента | Указывается юридический адрес контрагента согласно учредительным документам, а также фактический адрес, если он не совпадает с юридическим адресом. |
2. | Основной/дополнительный вид деятельности контрагента | Указывается вид деятельности контрагента, соответствующий характеру поставляемых ресурсов. |
3. | Способ отбора контрагента | Указывается способ отбора контрагента: электронный конкурс, запрос предложений, прямая закупка (согласно СТО Управление процессом «Порядок выбора контрагента для заключения договора по инвестиционно-строительному проекту») |
4. | Объем услуг (в денежном выражении), на который планируется пригласить контрагента (сумма договора) | Указывается планируемая сумма договора с контрагентом |
Дата последнего договора, срок договора | При первичной аккредитации ставится прочерк / при повторной аккредитации указывается дата заключения последнего договора с контрагентом, и указывается срок, на который был заключен договор | |
5. | Система налогообложения, применяемая у контрагента | Указывается система налогообложения, применяемая у контрагента. Данную информацию можно получить с сервиса «Прозрачный бизнес» / либо запросить у контрагента копию уведомления ФНС о возможности применения выбранной системы налогообложения |
6. | Размер уставного капитала контрагента | Указывается размер уставного капитала контрагента. Данную информацию можно получить с сервиса «Прозрачный бизнес» / либо из выписки из ЕГРЮЛ |
7. | Список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве производителя | 1. При первичной аккредитации указывается список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве производителя с указанием активных ссылок на ресурсы на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы». 2. При повторной аккредитации: • в случае аккредитации контрагента из-за существенных изменений, произошедших у него либо в случае продления аккредитации контрагента: если перечень ресурсов с момента прошлой аккредитации не изменился, в данном пункте достаточно указать: «Перечень ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве производителя, соответствует ранее аккредитованному»; • в случае аккредитации контрагента по отдельному (новому) ресурсу, указывается только данный новый ресурс (с указанием активной ссылки на ресурс на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы»); • в случае аккредитации контрагента после отказа в аккредитации / после аннулирования аккредитации - указываются список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве производителя (с указанием активных ссылок на ресурсы на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы»). |
8. | Список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве посредника | 1. При первичной аккредитации указывается список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве посредника с указанием активных ссылок на ресурсы на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы». 2. При повторной аккредитации: • в случае аккредитации контрагента из-за существенных изменений, произошедших у него либо в случае продления аккредитации контрагента: если перечень ресурсов с момента прошлой аккредитации не изменился, в данном пункте достаточно указать: «Перечень ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве посредника, соответствует ранее аккредитованному»; • в случае аккредитации контрагента по отдельному (новому) ресурсу, указывается только данный новый ресурс (с указанием активной ссылки на ресурс на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы»); • в случае аккредитации контрагента после отказа в аккредитации / после аннулирования аккредитации - указываются список и расшифровка ресурсов, поставляемых контрагентом в качестве посредника (с указанием активных ссылок на ресурсы на сайте «Товары/Работы/Услуги» или на сайте «Ресурсы»). |
9. | Среднее количество работников контрагента на дату | Указывает среднее количество работников контрагента на текущую дату, согласно п. 2.4. настоящей инструкции |
10. | Способ проверки трудовых ресурсов контрагента | Указывается либо документ, послуживший источником данных о трудовых ресурсах контрагента, либо приводится ссылка на стандарт, утверждающий иной способ проверки трудовых ресурсов контрагента (согласно п. 2.4. настоящей инструкции) |
11. | Выводы по итогам проверки | 1. Указываются выводы ответственного менеджера по итогам проверки контрагента. Например: • дается оценка ресурсов контрагента (оценка производственных мощностей, имущества, наличия программного обеспечения и т.д.); • для контрагента рассчитывается отношение предъявленных исковых требований (долговых обязательств) к его выручке; • указывается соответствие сведений, полученных от контрагента, выписке из ЕГРЮЛ; • акцентируются прочие моменты, на которые следует обратить внимание при принятии решения об аккредитации контрагента 2. В случае проведения первичной аккредитации дополнительно рекомендуется указывать (при наличии): • перечень договоров контрагента с указанием заказчиков; • оценка от других заказчиков результатов выполненных контрагентом поставок ТРУ. 3. В случае проведения повторной аккредитации дополнительно рекомендуется указывать: • информацию о динамике деятельности контрагента с момента прошлой аккредитации; • доводы о необходимости аккредитации контрагента после отказа / аннулирования аккредитации. 4. В случае выявления несущественных обстоятельств дополнительно указать эти обстоятельства и срок их устранения (примеры несущественных обстоятельств приведены в приложении 5). |