Действующий
Справа от раздела «Подписание» появляется счетчик, показывающий направлен ли документ на подписание, количество подписывающих и количество подписавших документ (рисунок 203).
Пользователям-подписантам каждый день направляется уведомление-напоминание и email о необходимости подписать документы в 6:00 (рисунок 204, 205). В уведомлении:
- в таблице указывается список всех документов, которые не были подписаны пользователем, их стороны и суммы при наличии,
- после таблицы отображается ссылка на картотеку электронных документов, отфильтрованную по метке «Не подписаны мной» в колонке «Электронная подпись» (см. Фильтрация в картотеке электронных документов).
Отредактировать участников, подписывающих документ, можно только у документа в статусе «На подписании». Для редактирования необходимо нажать кнопку «Изменить список подписывающих сторон» (рисунок 206).
В открывшемся окне «Список подписывающих» пользователь может добавить новых участников или исключить участников из списка, кроме участников, добавленных системой автоматически. Сохранение происходит по кнопке «Сохранить список».
После редактирования списка подписывающих сторон добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования об изменении участников.
Программные средства, требуемые для обеспечения возможности подписания документов электронной подписью:
- Браузеры: Google Chrome (74 и выше), Яндекс.Браузер (19 и выше). Остальные браузеры для работы не поддерживаются: при попытке подписать документ в другом браузере система будет выводить ошибку,
- Операционная система Windows XP и выше,
- Плагин КриптоПро – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи (установка плагина описана в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»), плагин должен быть включен.
- Сертификат, выданный доверенным Удостоверяющим центром (добавление сертификата в список доверенных описано в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»), или смарт-карта.
При нажатии на кнопку «Подписать» происходит проверка, активирована ли организация – сторона документа, от лица которой подписывает пользователь (описание признака активации в инструкции СТО МИ пользователя «Papir: Юридические лица»). Если юридическое лицо не активировано, то выводится сообщение о необходимости подписания формы документа «Заявление об активировании организации в информационной системе» (рисунок 207, подробнее о форме в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).
Проверка наличия признака активации у организации не происходит при подписании документа «Заявление об активировании организации в информационной системе».
При нажатии на кнопку «Заполнить заявление» происходит поиск уже имеющихся документов формы «Заявление об активировании организации в информационной системе», в которых стороной-заявителем указана организация, от лица которой пользователь подписывает документ. Если такой документ не был найден, то документ данной формы будет создан автоматически в статусе «Черновик», где в качестве организации заявителя будет указана данная сторона. Новый или найденный документ будет автоматически открыт в новой вкладке СЭД Papir.
При подписании данного заявления об активации организация заявителя будет отмечена как активированная, после чего можно вернуться к подписанию первоначального документа (подробно процесс подписания описан в разделе Подписание документаhttp://dokipedia.ru/actual_revision/5314094).
В разделе «Подписание» необходимо нажать кнопку «Подписать». При этом происходит проверка наличия признака активации организации, со стороны которой происходит подписание документа (см. раздел Проверка активации организации).
Может появиться сообщение Security Alert (рисунок 208), в котором сообщается, что порталу требуется доступ к личным сертификатам ЭЦП, зарегистрированным в Вашей системе. Нажмите на кнопку «Yes», иначе операция будет прервана, и Вы не сможете подписать документ.
В окне «Подписание документа» выводится список сертификатов, для которых выполняются все следующие условия (рисунок 209):
- выданы доверенным Удостоверяющим центром,
- доступных на компьютере пользователя,
- указаны в профиле пользователя в информационной системе (о доверенных удостоверяющих центрах и добавлении сертификата подробнее описано в СТО МИ пользователя «Папир: Управление профилем»),
- дата начала действия сертификата, выданного «ООО Экспертиза», не ранее 29.04.2022. В связи со сменой наименования Удостоверяющего центра ООО "Экспертиза" на ООО "Эфекс Системс" 29.04.2022 сертификаты, выпущенные данной организацией до указанной даты, являются недействительными.
Если Дата окончания действия сертификата меньше текущей даты (т.е. даты подписания документа), то сертификат будет выделен красным цветом. Необходимо выбрать сертификат, содержащий информацию о пользователе и компании, представителем которой пользователь является.
Если подписание происходит с помощью смарт-карты, то она должна быть установлена в картридер, иначе будет доступен только просмотр сертификатов в хранилище локального компьютера.
Необходимо выбрать нужный сертификат из списка, при необходимости добавить комментарий, который будет добавлен в общее обсуждение документа, и нажать кнопку «Подписать». Если сертификат не был выбран, то появится сообщение об ошибке (рисунок 210). Если у сертификата истек срок действия, то появится соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 211). Если редактор организации запретил подписание первичных учетных документов, то при подписании документов с формой «Акт сдачи-приемки оказанных услуг», «Акт сдачи-приемки выполненных работ», «СМК Товарная накладная», «Акт сдачи-приемки оказанных услуг с несколькими контрагентами» или «Первичный документ с произвольной печатной формой» отобразится соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 212, подробнее о запрете см. в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).
Возможно появление предупреждающего окна в Internet Explorer (рисунок 213) или Google Chrome, Яндекс.Браузер (рисунок 214), в зависимости от выбранного для работы браузера.
Необходимо нажать «Да». При необходимости отметить «Не показывать диалог в следующий раз». Если пользователь подписывает документ с помощью смарт-карты, то система предложит ввести пароль (рисунок 215). Необходимо ввести пароль и нажать «ОК».
При нажатии на кнопку «Подписать» в документах с типом «Договор» или «Спецификация», если организация второй стороны находится в черном списке или не аккредитована и не было пройдено согласование в соответствии с правилами организации-Заказчика «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» и «Контроль аккредитации и черного списка» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»), то появляется сообщение об ошибке (рисунок 216) и подписание отменяется. В этом случае необходимо отменить подписание и запустить повторное согласование документа (см. Перезапуск согласования документа).
После подписания электронного документа электронной подписью пользователь отмечается как подписавший документ. Подпись может быть загружена по кнопке 
(рисунок 217).
(рисунок 217).
Скачиваемый документ и файл подписи позволяют проходить проверку в сервисе https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/ (см. Проверка электронной подписи на подлинность).