- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (Федеральный закон "Об электронной подписи" № 63-ФЗ от 06.04.2011).

При соблюдении указанных требований документ, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью ЭП, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.

Первичные документы составляются в электронном виде с применением ЭП в соответствии со СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.

Если документы, которые служат основанием для регистрации фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета подписываются ЭП, то Общество принимает такие ПУД исходя из следующих критериев: в зависимости от вида операции, разрыва между датой создания и подписания ЭП, суммой документа.

В зависимости от вида операции все документы делятся на три группы: товары, работы, услуги. При этом к отражению в группе «товары» относятся все документы, которыми отражается движение любого имущества на балансовых счетах, к услугам относятся, в том числе предоставление во временное пользование имущества (аренда, прокат).

По товарам произведено деление на две группы в зависимости от наличия в договоре условий о переходе права собственности.

По услугам произведено деление на периодически оказываемые и разовые.

В зависимости от разрыва между датой создания и подписания ЭП (берется дата подписания второй стороной) все документы делятся на несколько групп: 1) созданные и подписанные внутри отчетного периода (отчетным считается месяц); 2) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем; 3) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем году.

Сумма документа влияет на определение уровня существенности, в порядке, установленном в п. Уровень существенности.

Отражение производится следующим образом:

Одновременно с электронными документами используются также первичные документы на бумажных носителях.

В документообороте Общества используется следующий перечень первичных документов на бумажных носителях:

- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга);

- чековая книжка;

- авансовые отчеты;

- входящие документы контрагентов, не присоединившихся к системе электронного документооборота;

- исходящие документы контрагентам, не присоединившимся к системе электронного документооборота;

- документы по учету кадров;

- документы по расчетам с персоналом по оплате труда, по начислению поощрений, компенсаций, пособий;

- доверенность.

При оформлении документов на бумажных носителях следующие документы не заводятся в ИС, а ПУД передаются в архив:

- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга

- чековая книжка.

Внесению изменений в ПУД по зарегистрированным ФХЖ в учетной системе производится в порядке, установленном СТО СМК Методологическая инструкция «Внесение изменений в ПУД по зарегистрированным ФХЖ в учетной системе».

Хранение документов Общества осуществляется специализированной консалтинговой организацией. Бухгалтерская документация храниться не менее 5 лет, за исключением сроков хранения отдельных документов, для которых в соответствии с архивным законодательством установлены отдельные сроки хранения:

- лицевые счета работников хранятся 75 лет;

- годовые бухгалтерские балансы и отчеты, документы, приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы хранятся 5 лет.

Отсчет сроков хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются в соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Выдача денежных средств под авансовый отчет производится согласно утвержденному организацией перечню подотчетных лиц в Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами. Денежные средства под авансовый отчет выдаются всем подотчетным лицам на срок, установленный Распоряжением о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами, отдельно в исключительных случаях допустима выдача на иной срок по отдельному распоряжению руководителя.

Общество направляет информацию по списку подотчетных лиц организации специалисту Отдела автоматизации согласно, СТО СМК Методологическая инструкция «Работа с задолженностью подотчетных лиц», утверждает «Распоряжение о сроках и правилах составления и представления отчетности подотчетными лицами».

Полученные деньги могут быть использованы только на те цели, на которые они выданы. По израсходованным суммам работник составляет и представляет в консалтинговую организация утвержденный ЕИО авансовый отчет в течение трех дней с момента использования денежных средств.

Если подотчетное лицо не отчиталось в установленные сроки, то сумма, выданная под авансовый отчет, считается неизрасходованной и удерживается из заработной платы сотрудника в соответствии с требованиями статьей 137 и 138 Трудового кодекса РФ. Подотчетное лицо оформляет Согласие на удержание из заработной платы неиспользованной подотчетной суммы или возвращает денежные средства в кассу организации. При этом размер удержания не может превышать 20 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При отказе сотрудника от удержания из заработной платы и от внесения в кассу Общества не использованной суммы, выданной под авансовый отчет, оформляется пакет документов для взыскания задолженности.

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация активов, обязательств и источников финансирования деятельности Общества.

Инвентаризация проводится в соответствии с:

- Федеральным законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

-  Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н,

-  Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

Результаты инвентаризация кассы оформляются формами первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, утвержденными Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Инвентаризация имущества, полученного во временное владение и пользование или во временное пользование, проводится один раз в год.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется специализированной консалтинговой организацией по распоряжению ЕИО, а дебиторской задолженности и в случаях формирования резерва по сомнительным долгам.

Инвентаризация НМА проводится один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на дату, не ранее 1 октября отчетного года.