При ведении бухгалтерского учета способом двойной записи Общество использует Рабочий план счетов бухгалтерского учета, разработанный на основании Приказ N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению".

Общество использует формы первичных учетных документов (далее ПУД), содержащиеся на сайте Докипедия учетом СТО СМК Учетная и отчетная документация: классификатор и этапы обработки.

Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки

В случае возникновения в процессе хозяйственной деятельности Общества нового факта хозяйственной жизни, нового ПУД для оформления факта хозяйственной жизни вносится изменение в соответствующий раздел Учетной политики с указанием порядка отражения операции в бухгалтерском учете.

Право подписи первичных учетных документов имеют ЕИО, а также лица, которым выдана доверенность руководителя, в соответствии со СТО СМК 82.19.13 Доверенности. Порядок оформления, контроля над сроком действия, прекращения действия доверенности.

Порядок организации документооборота осуществляется в соответствии с СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.

Порядок электронного документооборота регулируется соглашением сторон-участников.

Документы, служащие основанием для отражения фактов хозяйственной жизни, регистрируются в ИС и направляются в консалтинговую организацию, им присваивается статус: «в Отделе внедрения, сопровождения и контроля АУП». ПУД считается предоставленным Обществом в день, когда он оформлен согласно требованиям законодательства, и у консалтинговой организации отсутствуют замечания к оформлению и содержанию документа, В зависимости от степени автоматизации процесса и порядка поступления ПУД консалтинговая организация производит одно из следующих действий:

- контролирует завершение автоматизированного учетного процесса (если ПУД создан и отражен в учетной системе «Служебным пользователем Лотус»);

- регистрирует в ИС не завершенный автоматизированный учетный процесс (если поступает ПУД, созданный в учетной системе сотрудником Общества);

- регистрирует в ИС не автоматизированный учетный процесс (если поступает ПУД, созданный в учетной системе сотрудником Общества);

- регистрирует и сопровождает не автоматизированный учетный процесс, инициированный иной корпоративной системой (если поступает ПУД Общества по взаимоотношениям с контрагентом, не являющимся участников ИС).

При невыполнении условий по оформлению документов, ПУД присваивается статус «На доработке» и он направляется ответственному лицу Общества.

Если Общество принимает решение об использовании при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, информационной системы общего пользования для организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи (далее ЭП), то электронные документы, созданные в информационной системе и подписанные ЭП, признаются юридически эквивалентными документам, созданным в письменной форме. Законность и действительность указанных документов не может быть оспорена только на том основании, что они совершены в электронном виде. Электронный документ с ЭП имеет юридическое значение при осуществлении отношений, регулируемых законодательством.

Общество признает применяемые средства криптографической защиты информации в соответствии с правилами электронного документооборота достаточными для обеспечения конфиденциальности и целостности информации и невозможности ее фальсификации. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи (Федеральный закон "Об электронной подписи" № 63-ФЗ от 06.04.2011).

При соблюдении указанных требований документ, надлежащим образом оформленный и подписанный с помощью ЭП, является первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.

Первичные документы составляются в электронном виде с применением ЭП в соответствии со СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.

Если документы, которые служат основанием для регистрации фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета подписываются ЭП, то Общество принимает такие ПУД исходя из следующих критериев: в зависимости от вида операции, разрыва между датой создания и подписания ЭП, суммой документа.

В зависимости от вида операции все документы делятся на три группы: товары, работы, услуги. При этом к отражению в группе «товары» относятся все документы, которыми отражается движение любого имущества на балансовых счетах, к услугам относятся, в том числе предоставление во временное пользование имущества (аренда, прокат).

По товарам произведено деление на две группы в зависимости от наличия в договоре условий о переходе права собственности.

По услугам произведено деление на периодически оказываемые и разовые.

В зависимости от разрыва между датой создания и подписания ЭП (берется дата подписания второй стороной) все документы делятся на несколько групп: 1) созданные и подписанные внутри отчетного периода (отчетным считается месяц); 2) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем; 3) созданные в одном отчетном периоде, а подписанные в следующем году.

Сумма документа влияет на определение уровня существенности, в порядке, установленном в п. Уровень существенности.

Отражение производится следующим образом:

Одновременно с электронными документами используются также первичные документы на бумажных носителях.

В документообороте Общества используется следующий перечень первичных документов на бумажных носителях:

- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга);

- чековая книжка;

- авансовые отчеты;

- входящие документы контрагентов, не присоединившихся к системе электронного документооборота;

- исходящие документы контрагентам, не присоединившимся к системе электронного документооборота;

- документы по учету кадров;

- документы по расчетам с персоналом по оплате труда, по начислению поощрений, компенсаций, пособий;

- доверенность.

При оформлении документов на бумажных носителях следующие документы не заводятся в ИС, а ПУД передаются в архив:

- кассовые документы (расходные кассовые ордера, платежные ведомости, приходный кассовый ордер, кассовая книга

- чековая книжка.

Внесению изменений в ПУД по зарегистрированным ФХЖ в учетной системе производится в порядке, установленном СТО СМК Методологическая инструкция «Внесение изменений в ПУД по зарегистрированным ФХЖ в учетной системе».

Хранение документов Общества осуществляется специализированной консалтинговой организацией. Бухгалтерская документация храниться не менее 5 лет, за исключением сроков хранения отдельных документов, для которых в соответствии с архивным законодательством установлены отдельные сроки хранения:

- лицевые счета работников хранятся 75 лет;

- годовые бухгалтерские балансы и отчеты, документы, приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы хранятся 5 лет.