Шаблоны исходящих писем:

• Исходящее письмо (см. Исходящее письмо),
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче (см. Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче),
• Сопроводительное письмо к договору (см. Сопроводительное письмо к договору),
• Сопроводительное письмо к спецификации (см. Сопроводительное письмо к спецификации),
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению (см. Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению).

При создании исходящих писем система автоматически добавляет автору и представителю отправителя, если он связан с пользователем системы Папир, роль «Администратор». Если представителем отправителя является юридическое лицо, то роль администратора присваивается директору юр.лица.

Важно!

Представителю получателя доступ к письму автоматически не выдается. В процедуре согласования и подписания получатель не участвует.

Алгоритм смены статусов исходящего письма представлен на рисунке 86.

Процедуры согласования и подписания документа подробно описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Для перевода исходящего письма в статус «На подписании» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера подписание документа будет отменено.

В статусах «На подписании», «Подписан» и «Получен» запрещено изменение входящих регистрационных данных.

Важно!

Кнопки «Добавить вложение» и «Удалить вложение» недоступны для исходящих писем в статусах «На подписании», «Подписан», «Отправлен» и «Получен».

Подготовка отправки писем

Для перевода исходящего письма в статус «Подготовка отправки» необходимо нажать кнопку «Пометить, как готовящийся к отправке» (рисунок 87). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан» или «Согласован».

Статус документа изменится на «Подготовка отправки». В данном статусе редактирование, согласование и подписание электронного документа недоступно.

Отмена подготовки отправки

Кнопка «Отмена подготовки отправки» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для исходящих писем со статусом «Подготовка отправки» (рисунок 88).

После нажатия на кнопку «Отменить подготовку отправки» статус документа изменится на предыдущий: «Создан» или «Согласован».

Отправка письма

Перевод писем в статус «Отправлен» осуществляется с помощью кнопки «Пометить, как отправленный» (рисунок 89). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан», «Согласован», «Подписан» или «Подготовка отправки».

Для перевода исходящего письма в статус «Отправлен» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера документ не будет переведен в статус «Отправлен».

После нажатия кнопки «Пометить, как отправленный» статус документа изменится на «Отправлен». В данном статусе доступно только действие «Пометить, как полученный», все остальные действия запрещены.

Получение письма адресатом

Перевод письма в статус «Получен» осуществляется с помощью кнопки «Пометить, как полученный». Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для документов в статусе «Отправлен».

Для перевода исходящего письма в статус «Получен» документу должен быть присвоен входящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения входящего номера документ не будет переведен в статус «Получен».

Статус электронного письма изменится на «Получен». С документами в статусе «Получен» более недоступны любые действия, в том числе изменение регистрационных данных.

Важно!

Если у исходящего письма несколько получателей, то перевод в статус «Получен» возможен, если хотя бы для одного из получателей внесены регистрационные данные. Регистрация недоступна для исходящих писем в статусе «Получен» за исключением автоматической синхронизации.

При присвоении входящего номера для входящего электронного письма, созданного из исходящего, этот номер автоматически подставится во входящий номер исходящего письма, меняя при этом статус последнего на «Получен» автоматически. При этом если получателей несколько, то при присвоении входящих номеров эти номера автоматически будут подставлены во входящие номера соответствующих получателей родительского исходящего письма независимо от статуса «Получен».

Отправка исходящих писем получателям в Papir

В СЭД Папир есть возможность отправить исходящие письма через систему, если и получатель, и отправитель работают в Папир.

Важно!

Отправка письма необратима.

К отправке доступны только письма, удовлетворяющие следующим условиям:

• Исходящее письмо, находящееся в статусе «Подписан»,
• Получатель – организация, работающая в Папир,
• Представитель получателя – физическое лицо, связанное с пользователем Папир.

Важно!

Нельзя отправить исходящее письмо через Папир получателю – физическому лицу.

Для отправки письма необходимо нажать кнопку «Отправить через систему», которая доступна только пользователей с ролями «Редактор» или «Администратор».

Появится окно с подтверждение отправки письма, а также его печатных форм и вложений (рисунок 90).

После подтверждения отправки письма через систему:

• В Папир создаются электронные входящие письма (см. Входящее электронное письмо) по количеству организаций-получателей, работающих в Папир, с подписанной печатной формой исходящего письма (рисунок 91),

• Формируется квитанция о доставке во вложениях исходящего письма (рисунок 92),