После подтверждения действия строка с регистрационными данными выбранной стороны очищается.

Важно!

Заблокировано удаление номеров, автоматически синхронизированных из других документов (например, входящий номер в исходящем письме, полученный автоматически из входящего электронного письма (см. Получение письма адресатом.

Для того, чтобы скачать письмо со штампом, в котором указана актуальная информация по регистрации письма, необходимо после присвоения регистрационных данных либо нажать кнопку «Скачать с рег. номером» (рисунок 81),

либо на «Домашней странице» нажать на ссылку «Зарегистрированная версия письма» (рисунок 82).

Если в письме один получатель и один отправитель, то система запускает скачивание файла. Если получателей несколько или отсутствует информация о входящем и(или) исходящем номере, то появляется всплывающее окно, в котором можно дозаполнить информацию о получателе (рисунок 83).

845 × 243 пикс.     Открыть в новом окне	Дозаполнение данных при скачивании.

После нажатия на кнопку «Сохранить» происходит скачивание печатной формы с информацией о регистрации в шапке письма (рисунок 84).

Если информации о входящем и\или исходящем номере – нет, то при скачивании соответствующие штампы присутствуют, но пустые (рисунок 85).

625 × 87 пикс.     Открыть в новом окне	Пустые штампы.

Если у письма нет печатной формы («Входящее бумажное письмо»), то при попытке скачать печатную форму в новой вкладке выводится сообщение «Сервер не смог сформировать файл печатной формы. Полученный ответ: У электронного документа нет печатной формы».

Важно!

Для исходящих писем, созданных на основании произвольного текста, в печатной форме заполняется только исходящий номер при наличии. В зарегистрированной версии письма отображаются оба номера при наличии.

Для исходящих писем, созданных на основании файла, регистрационные данные в печатной форме не отображаются.

Работа с исходящими письмами

Исходящие письма используются для отправки получателям, в том числе не работающим в СЭД Папир.

Шаблоны исходящих писем:

• Исходящее письмо (см. Исходящее письмо),
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче (см. Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче),
• Сопроводительное письмо к договору (см. Сопроводительное письмо к договору),
• Сопроводительное письмо к спецификации (см. Сопроводительное письмо к спецификации),
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению (см. Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению).

При создании исходящих писем система автоматически добавляет автору и представителю отправителя, если он связан с пользователем системы Папир, роль «Администратор». Если представителем отправителя является юридическое лицо, то роль администратора присваивается директору юр.лица.

Важно!

Представителю получателя доступ к письму автоматически не выдается. В процедуре согласования и подписания получатель не участвует.

Алгоритм смены статусов исходящего письма представлен на рисунке 86.

Процедуры согласования и подписания документа подробно описаны в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Для перевода исходящего письма в статус «На подписании» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера подписание документа будет отменено.

В статусах «На подписании», «Подписан» и «Получен» запрещено изменение входящих регистрационных данных.

Важно!

Кнопки «Добавить вложение» и «Удалить вложение» недоступны для исходящих писем в статусах «На подписании», «Подписан», «Отправлен» и «Получен».

Подготовка отправки писем

Для перевода исходящего письма в статус «Подготовка отправки» необходимо нажать кнопку «Пометить, как готовящийся к отправке» (рисунок 87). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Регистратор» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан» или «Согласован».

Статус документа изменится на «Подготовка отправки». В данном статусе редактирование, согласование и подписание электронного документа недоступно.

Отмена подготовки отправки

Кнопка «Отмена подготовки отправки» доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для исходящих писем со статусом «Подготовка отправки» (рисунок 88).

После нажатия на кнопку «Отменить подготовку отправки» статус документа изменится на предыдущий: «Создан» или «Согласован».

Отправка письма

Перевод писем в статус «Отправлен» осуществляется с помощью кнопки «Пометить, как отправленный» (рисунок 89). Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для документов в статусе «Создан», «Согласован», «Подписан» или «Подготовка отправки».

Для перевода исходящего письма в статус «Отправлен» документу должен быть присвоен исходящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения исходящего номера документ не будет переведен в статус «Отправлен».

После нажатия кнопки «Пометить, как отправленный» статус документа изменится на «Отправлен». В данном статусе доступно только действие «Пометить, как полученный», все остальные действия запрещены.

Получение письма адресатом

Перевод письма в статус «Получен» осуществляется с помощью кнопки «Пометить, как полученный». Кнопка доступна пользователям в роли «Редактор», «Администратор» и «Контролер» (см. Права доступа) для документов в статусе «Отправлен».

Для перевода исходящего письма в статус «Получен» документу должен быть присвоен входящий номер. Если данные регистрационного учета не были внесены ранее (см. Регистрация писем), то система предложит внести их на данном этапе. В случае отказа от внесения входящего номера документ не будет переведен в статус «Получен».

Статус электронного письма изменится на «Получен». С документами в статусе «Получен» более недоступны любые действия, в том числе изменение регистрационных данных.