Для электронных документов типа «Входящее письмо» и «Исходящее письмо» роли «Редактор» и «Администратор» выдаются в зависимости от стороны (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).

Также автоматически в список доступа добавляются пользователи и группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление Организацией»). Роль «Контролер» выдается редактором организации через приложение «Управление доступом».

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Изменение списка доступа фиксируется в истории изменений документа (см. История изменений).

Запрос доступа к документу

При открытии документа (например, через ссылку, полученную в Outlook), к которому у пользователя нет доступа, появляется окно запроса доступа к документу (рисунок 39). В данном окне необходимо ввести комментарий (необязательно) и нажать кнопку «Запросить доступ».

Автор документа получит уведомление в виджет «Центр уведомлений» (рисунок 40) и на e-mail.

Важно!

Решение о предоставление доступа пользователю к электронному документу остается за автором документа.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю необходимо в разделе «Список доступа» документа нажать на кнопку «Добавить участника» (рисунок 41). В открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь», указать пользователя и его роль в электронном документе. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 42).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также пользователю будет предоставлен доступ к основному обсуждению. Если выбранным представителем является юридическое лицо, то поле «Пользователь» заполнится данными пользователя-руководителя выбранного юридического лица (рисунок 43).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 44).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению.

Добавленным пользователям или пользователям группы будет отправлено email-уведомление c целью их информирования.

Важно!

Добавить роль читателя может редактор или администратор. Роль администратора может добавить редактор.

Удаление доступа к документу

Для удаления доступа к документу необходимо выбрать связку пользователь-роль или группа-роль из списка, нажать кнопку «Удалить участника» и подтвердить действие. Пользователь или группа пользователей удалятся из списка.

Важно!

Удалять пользователей из списка доступа могут редактор и администратор.

Вложения

Раздел «Вложения» служит для прикрепления файлов к электронному документу. Добавление, удаление и восстановление удаленных вложений не доступно пользователям с ролью «Читатель».

Для добавления документов необходимо нажать кнопку «Выбрать файлы» и загрузить их c компьютера. Для загрузки нескольких файлов при выборе файлов необходимо удерживать клавишу Shift на клавиатуре. Файлы отобразятся в списке (рисунок 45).

После загрузки документа напротив заголовка раздела «Вложения» появится цифра в скобках с указанием числа не удаленных вложений (рисунок 46). В случае, если в документе нет ни одного вложения, число в скобках отображаться не будет.

Для удаления файла необходимо выделить файл из списка и нажать кнопку «Удалить файл», после чего файл попадает в корзину.

Увидеть все удаленные файлы можно по кнопке «Показать удаленные файлы » (рисунок 47). В списке отобразятся удаленные и не удаленные вложения. Удаленные вложения выделены красным цветом.

При необходимости удаленные файлы можно восстановить по кнопке «Восстановить файл ». Отметка об удалении файла снимается, файл выделяется черным цветом.

Добавленные ранее файлы можно сохранить на компьютер, нажав кнопку «Загрузить ».

Связь с инвестиционным проектом

На вкладке «Инвестиционные проекты» элементы, с которыми связан электронный документ, представлены в виде дерева, где на первом уровне – инвестиционный проект. По умолчанию дерево свернуто.

Для добавления связи инвестиционного проекта и электронного документа необходимо нажать кнопку «Связать с ИП», в появившейся форме выбрать из списка инвестора в соответствии с ролями электронного документа (рисунок 48).

По нажатию кнопки «Далее» откроется окно со списком инвестиционных проектов и дополнительной информацией по ним:

• Наименование,
• Статус проекта: Действующий, Недействующий, Завершенный, Планируемый и т.д.,
• Сроки действия: Дата начала, Дата окончания.

Необходимо выбрать галочками нужные проекты из списка – они отобразятся в окне «Выбранные для связи проекты и работы», нажать кнопку «Сохранить» (рисунок 49).

Связи добавляются в список в виде дерева (рисунок 50).