В окне предпросмотра могут отображаться файлы размером не более 20МБ. Если размер файла более 20МБ, то для просмотра данного файла его необходимо скачать (см. Вложения).

Важно!

Для следующих типов электронных документов предпросмотр не доступен:

• Письмо на бланке,
• Проектная декларация.

При попытке предпросмотра данных электронных документов в окне просмотрщика появляется сообщение об ошибке (рисунок 36). Для работы с печатной формой необходимо скачать документ.

Редактирование электронного документа

Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Редактор» и «Администратор». Данная операция доступна для документов в статусе «Обсуждается (На редактировании)». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).

Открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. В форме выполняется необходимое редактирование и необходимо нажать кнопку «Перейти далее». Основная информация по договору изменится, сформируется новая печатная форма.

Экспорт документов в Excel

Выгрузка в Excel доступных пользователю электронных документов осуществляется по кнопке «Экспорт в Excel».

Ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунок 37).

Файл будет содержать столбцы в соответствие с текущим узлом картотеки и попадут туда только те значения, которые удовлетворяют значениям введённых фильтров. Примененные фильтры также будут отображаться в файле.

Управление правами доступа к документу

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей и групп пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, а также их роли по отношению к данному документу (рисунок 38).

При нажатии на пиктограмму отображается: для пользователя – детальная информация о пользователе, для группы пользователей – список участников пользователей.

Возможны следующие роли:

• Редактор,
• Администратор,
• Читатель,
• Контролер.

При создании электронного документа система автоматически добавляет автору и представителям сторон документа роль «Редактор». Если представителем стороны является юридическое лицо, то директору юридического лица присваивается роль «Администратор».

Важно!

Роли «Редактор» и «Администратор» выдаются представителям сторон только, если представители связаны с пользователями системы Папир (см. Ввод организации в электронной форме документа). Для привязки представителя (физическое лицо) и пользователя системы Папир необходимо обратиться в техническую поддержку Папир.

Важно!

Для электронных документов типа «Входящее письмо» и «Исходящее письмо» роли «Редактор» и «Администратор» выдаются в зависимости от стороны (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов»).

Также автоматически в список доступа добавляются пользователи и группы пользователей, для которых настроены соответствующие правила доступа. Правила доступа настраиваются редактором каждой организации в сервисе «Управление организацией» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление Организацией»). Роль «Контролер» выдается редактором организации через приложение «Управление доступом».

Автоматически добавленные группы пользователей удалить нельзя.

Изменение списка доступа фиксируется в истории изменений документа (см. История изменений).

Запрос доступа к документу

При открытии документа (например, через ссылку, полученную в Outlook), к которому у пользователя нет доступа, появляется окно запроса доступа к документу (рисунок 39). В данном окне необходимо ввести комментарий (необязательно) и нажать кнопку «Запросить доступ».

Автор документа получит уведомление в виджет «Центр уведомлений» (рисунок 40) и на e-mail.

Важно!

Решение о предоставление доступа пользователю к электронному документу остается за автором документа.

Добавление доступа к документу

Для добавления роли пользователю необходимо в разделе «Список доступа» документа нажать на кнопку «Добавить участника» (рисунок 41). В открывшемся окне выбрать тип участника – «Пользователь», указать пользователя и его роль в электронном документе. Нажать кнопку «Добавить» или кнопку Enter на клавиатуре.

Для поиска пользователя в контексте организации необходимо нажать на кнопку «Справочник пользователей, являющихся представителями организации» . В открывшемся окне необходимо указать организацию и выбрать нужного представителя данной организации, нажав кнопку «Выбрать» или клавишу «Enter» на клавиатуре (рисунок 42).

Важно!

В списке представителей организации не отображаются представители, которые не связаны с пользователем системы Папир. Для того чтобы связать пользователя системы Папир с физическим лицом необходимо обратиться в техподдержку.

Выбранный пользователь будет добавлен в список доступа к документу, а также пользователю будет предоставлен доступ к основному обсуждению. Если выбранным представителем является юридическое лицо, то поле «Пользователь» заполнится данными пользователя-руководителя выбранного юридического лица (рисунок 43).

Для добавления доступа группе пользователей необходимо выбрать тип участника «Группа пользователей», организацию, группу в данной организации и роль, которая будет ей выдаваться (рисунок 44).

Выбранная группа пользователей будет добавлена в список доступа к документу, а также ей будет предоставлен доступ к основному обсуждению.