Действующий
2.2.4. В случае, если контрагент определен способом отбора «Самостоятельно», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо приложить во вложения к спецификации минимум 3 (три) полученных коммерческих предложения.
2.2.5. В случае, если Менеджер Генерального поставщика заранее предусматривает наличие рисков в спецификации, то ему необходимо в обсуждении к документу указать аргументированное обоснование необходимости заключения такой спецификации (в том числе ссылки на соответствующие документы).
2.2.6. Менеджер Генерального поставщика после выполнения вышеописанных требований направляет созданный документ на согласование Координатору.
2.2.7. После отправки на согласование договора и (или) спецификации «Поставка к сроку» внесение каких-либо изменений в данные документы категорически запрещено.
В случае, если в процессе согласования необходимо внесения изменений в согласуемый или согласованный документ, то Менеджеру Генерального поставщика следует последовательно выполнить следующие действия:
3) оставить комментарий в обсуждении к документу с указанием подробной информаций о внесенных корректировках в данный документ;
2.3.1. Координатор, после получения на согласование спецификации по форме «Поставка к сроку», в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет её, выявляет риски и выполняет действия согласно п. 2.3.2 – 2.3.9 настоящего СТО (в том числе, используя вспомогательную таблицу 1).
В случае, если при проверке возникла спорная ситуация, то Координатор инициирует и назначает дату заседания комиссии для рассмотрения возникшего вопроса (посредством программы MS Lync).
В случае, если по результатам заседания комиссии не было найдено единого решения, то Координатору следует инициировать повторное заседание комиссии пригласив к данному составу:
2.3.2. В случае, если в спецификации обнаружены технические замечания (не выполнения требований раздела 2.2 настоящего СТО, наличие просроченных сроков поставки, указанных в спецификации и т.д.), то Координатор отклоняет согласование документа и отправляет его на доработку Менеджеру Генерального поставщика с указанием выявленных замечаний.
В таком случае Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет одно из следующих действий:
1) устраняет направленные ему замечания и повторно отправляет скорректированную спецификацию на согласование Координатору;
2) сторнирует спецификацию, указывает в ней соответствующую отметку (в том числе о прекращении работы с документом), после чего направляет письменное уведомление Координатору о прекращении работы с согласовываемым документом.
2.3.3. В случае, если для выбора контрагента в полученной спецификации нарушены сроки проведения этапов, установленные в СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту», то Координатор уведомляет об этом ЕИО Генерального поставщика.
2.3.4. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Незначительные» (см. таблицу 1), то Координатор указывает обнаруженные риски в отметках к согласованию и согласовывает спецификацию.
2.3.5. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Значительные» (см. таблицу 1), то:
1) Координатор отказывает в согласовании и указывает обнаруженные риски в отметках к согласованию (если риск измеряемый, то дополнительно его количественное значение), замечания и рекомендации, после чего направляет ответственному Менеджеру Генерального поставщика;
2) Менеджер Генерального поставщика либо выполняет полученные рекомендации для снятия выявленных рисков, либо обосновывает необходимость заключения рассматриваемой спецификации с выявленными рисками и включает в цикл согласования ЕИО Генерального поставщика, ЕИО организации со стороны заказчика материалов и оборудования и Координатора.
3) При согласовании ЕИО Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения спецификации выполняет одно их следующих действий:
а) если согласен с предоставленным обоснованием и принимает указанные риски, то согласовывает спецификацию с обязательной отметкой «С обоснованием согласен. Обозначенные риски принимаю».
б) если принимает риски, но не согласен с предоставленным обоснованием или считает, что оно не полное, то:
− либо не согласовывает спецификацию и возвращает её на доработку ответственному Менеджеру Генерального поставщика с указанием причин;
− либо самостоятельно его дополняет, после чего согласовывает спецификацию с пометкой «Обоснование дополнил. Обозначенные риски принимаю».
в) если не согласен с предоставленным обоснованием и не принимает обозначенные риски, то не согласовывает спецификацию с указанием причин.
2.3.6. В случае, если по спецификации с рисковыми замечаниями, относящимся к категории «Значительные», поставлены положительные визы ЕИО Генерального поставщика и ЕИО организации со стороны заказчика материалов и оборудования согласно п. 2.3.5 настоящего СТО, то Координатор согласовывает данную спецификацию и направляет для ознакомление бенефициару.
2.3.7. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «максимальные» (см. таблицу 1), то Координатор указывает обнаруженные риски в отметках к документу и отказывает в согласовании данной спецификации.
2.3.8. В случае, если стоимость товаров/работ/услуг, указанных в рассматриваемой спецификации, превышает рекомендуемую стоимость соответствующих ресурсов согласно данным сайта «Ресурсы», то Координатор, на свое усмотрение, может отправить спецификацию Руководителю отдела сопровождения баз данных ИС МТ на проверку корректности рекомендуемых цен по закупаемым ресурсам, который назначает исполнителя по данной заявке. Ответственный Модератор ИС МТ в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет проверку рекомендуемой стоимости закупаемых ресурсов, в случае необходимости её обновляет и выдает заключение о её корректности, а также о возможных причинах её превышения (в случае если после корректировки превышение сохранилось).
В случае большого количества закупаемых ресурсов срок проверки рекомендуемой стоимости может быть увеличен на усмотрение Руководителя отдела сопровождения баз данных ИС МТ.
2.3.9. Координатор ведет реестр рассмотренных спецификаций (по форме СТО ФД «Отчет о согласовании спецификаций договоров поставки Генерального поставщика»), на основании которого ежемесячно формирует перечень рискованных спецификаций за прошедший период и направляет на рассмотрение бенефициару.
2.3.10. В случае, если по истечению 5 (пяти) рабочих дней с момента направления Координатор договора и (или) спецификации на исправление выявленных замечаний Менеджер Генерального поставщика не обеспечил обратной связи по дальнейшим действиям с документом и не внес необходимых изменений, то Координатор направляет повторную просьбу устранить выявленные замечания Менеджеру Генерального поставщика и ЕИО Генерального поставщика, после чего контролирует её исполнение.
Обнаруженные нарушения: | Категория рисков | Примечание | ||||
Незначительные | Значительные | Максимальные | ||||
Способ отбора поставщиков | «С помощью конкурентной закупки» | – стоимость спецификации превышает рекомендуемую стоимость согласно данным сайта «Ресурсы»; | Все случаи | - | - | Неэффективное расходование средств заказчика (рекомендация провести закупку заново с изменением условий договора (увеличить предоплату, изменить способ доставки ил срок поставки, разделить корзину закупки и т.д.) |
– выбранный поставщик не является победителем закупки; | - | - | Все случаи | Неправильный способ выбора поставщика (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно» или «по результатам прошедших ранее закупок». | ||
– выбранный контрагент находится в реестре недобросовестных контрагентов; | - | - | Все случаи | Приобретение некачественный ТРУ. Срыв сроков. Финансовые риски. Нарушение п. 4.1. СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов». | ||
– условия договора отличаются от объявленных условий в закупке; | В случае изменения сроков или адреса доставки | - | В случае изменения условий аванса или способа доставки (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно» через согласование ЕИО) | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. Неэффективное расходование средств заказчика. Уменьшение количества потенциальных поставщиков. Нарушение п. 3.4.4 СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика». | ||
– закупаемые ресурсы из спецификации не совпадают с ресурсами закупки; | Стоимость «несовпадающих» ресурсов составляет не более чем 6% от стоимости спецификации | - | Стоимость «несовпадающих» ресурсов составляет более чем 6% от стоимости спецификации (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно» через согласование ЕИО) | Неправильный способ выбора поставщика (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно» или «по результатам прошедших ранее закупок». | ||
– стоимость спецификации превышает стоимость коммерческого предложения победителя закупки; | - | - | Все случаи | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. Неэффективное расходование средств заказчика. | ||
– условия закупки либо технические требования направленны на закупку определенного производителя; | в зависимости от существенности нарушения * | Уменьшение количества потенциальных поставщиков. | ||||
– перечень закупаемых ресурсов и (или) корзина закупок сформированы с нарушением требований СТО УП «Правила формирования корзины закупок»; | в зависимости от существенности нарушения * | Уменьшение количества потенциальных поставщиков. | ||||
– по закупке поступали существенные замечания от поставщиков; | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. Неэффективное расходование средств заказчика. Уменьшение количества потенциальных поставщиков. | ||||
– другие существенные нарушения требований СТО, входящих в систему стандартов бренда develop-man. | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. | ||||
«По результатам прошедших ранее конкурентных закупок» | – стоимость спецификации превышает рекомендуемую стоимость согласно данным сайта «Ресурсы»; | не более чем на 15% или 50 т.р. | более чем на 15% или 50 т.р. | - | Неэффективное расходование средств заказчика. | |
– срок давности используемой закупки, превышает 3 (три) месяца; | В случае если стоимость ТРУ спецификации не превышает рекомендуемую стоимость ресурсов | В случае если стоимость ТРУ спецификации превышает рекомендуемую стоимость ресурсов | - | Неэффективное расходование средств заказчика. Нарушение п. 3.5.2 СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика». | ||
– выбран поставщик со стоимостью ресурсов спецификации, превышающей минимальную стоимость аналогичных ресурсов среди коммерческих предложений используемой закупки, соответствующих ее условиям; | - | - | Все случаи | Неэффективное расходование средств заказчика. Нарушение п. 3.5.6.1 СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика». Неправильный способ выбора поставщика (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно». | ||
– закупаемые ресурсы из спецификации не совпадают с ресурсами используемой закупки (ресурсы спецификации и корзины закупки, относящиеся к одной группе классификации сайта «Ресурсы», следует рассматривать в индивидуальном порядке); | Стоимость «несовпадающих» ресурсов от общей суммы спецификации составляет не более чем: - 15% (при закупке с рек. ст-тью до 250 т.р.) - 3% (250– 2 000 т.р.) - 1% (2 0000 – 20 000 т.р.) -0,5% (более 20 000 т.р.) | - | Стоимость «несовпадающих» ресурсов от общей суммы спецификации составляет не более чем: - 15% (при закупке с рек. ст-тью до 250 т.р.) - 3% (250– 2 000 т.р.) - 1% (2 0000 – 20 000 т.р.) -0,5% (более 20 000 т.р.) | Неправильный способ выбора поставщика (рекомендация проводить такие спецификации по способу отбора поставщиков «самостоятельно». | ||
– выбранный контрагент находится в реестре недобросовестных контрагентов; | - | - | Все случаи | Приобретение некачественный ТРУ. Срыв сроков. Финансовые риски. Нарушение п. 4.1. СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов». | ||
– условия закупки ограничили круг потенциальных поставщиков; | в зависимости от существенности нарушения * | Уменьшение количества потенциальных поставщиков. | ||||
– перечень закупаемых ресурсов и (или) корзина закупок сформированы с нарушением требований СТО УП «Правила формирования корзины закупок»; | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. | ||||
– по используемой закупке поступали существенные замечания от поставщиков; | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. Неэффективное расходование средств заказчика. Уменьшение количества потенциальных поставщиков. | ||||
– другие существенные нарушения требований СТО, входящих в систему стандартов бренда develop-man. | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. | ||||
«Самостоятельно» | – рекомендуемая стоимость корзины закупки превышает 100 000 (сто тысяч) руб. | - | любое превышение | - | Неправильный способ выбора поставщика. Неэффективное расходование средств заказчика. Нарушение п. 3.3. СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика». | |
не более чем на: - 15% (рек. ст-ть до 250 т.р.) - 3% (250– 2 000 т.р.) - 1% (2 0000 – 20 000 т.р.) -0,5% (более 20 000 т.р.) | более чем на: - 15% (рек. ст-ть до 250 т.р.) - 3% (250– 2 000 т.р.) - 1% (2 0000 – 20 000 т.р.) -0,5% (более 20 000 т.р.) | - | Неэффективное расходование средств заказчика. | |||
– выбранный контрагент находится в реестре недобросовестных контрагентов; | - | - | Все случаи | Приобретение некачественный ТРУ. Срыв сроков. Финансовые риски. Нарушение п. 4.1. СТО УП «Реестр недобросовестных контрагентов». | ||
– перечень закупаемых ресурсов сформирован с нарушением требований СТО УП «Правила формирования корзины закупок»; | - | Наличие в течение 1 (одного) рабочего дня на согласовании нескольких спецификаций с единичными ресурсами, которые можно было объединить в одну корзину закупок | - | Неэффективное расходование средств заказчика. Нарушение п. 3.3. СТО УП «Регламент управления поставками через генерального поставщика». | ||
– другие существенные нарушения требований СТО, входящих в систему стандартов бренда develop-man. | в зависимости от существенности нарушения * | Неэффективная или непрозрачная работа менеджеров. | ||||
Действия Координатора: | 1) Выполнить отметку о обнаруженных рисках (в случае если риск измеряемый – обозначить количество). 2) Согласовать спецификацию. | 1) Отказать в согласовании и выполнить отметку о обнаруженных рисках (в случае если риск измеряемый – обозначить количество). 2) Направить замечания и рекомендации ответственному менеджеру Генерального поставщика.3) В случае если после оставленной отметки о рисках было получено согласование и виза ЕИО Ген. поставщика о принятии рисков, а также согласование ЕИО заказчика материалов и оборудования, то согласовать и направить спецификацию для ознакомления бенефициару. | 1) Отказать в согласовании. | |||
Действия ответственного менеджера Генерального поставщика: | 1) Выполнить рекомендации Координатора для снятия рисков, либо обосновать необходимость заключения спецификации с рисками и включить в цикл согласования ЕИО Генерального поставщика, ЕИО заказчика материалов и оборудования и Координатора. | |||||
Действия ЕИО Генерального поставщика: | 1) В случае, если согласен с предоставленным обоснованием и принимает указанные риски, то согласовывает спецификацию с обязательной отметкой «С обоснованием согласен. Обозначенные риски принимаю». 2) В случае, если принимает риски, но не согласен с предоставленным обоснованием или считает, что оно не полное, то − либо не согласовывает спецификацию и возвращает её на доработку ответственному Менеджеру Генерального поставщика с указанием причин, − либо самостоятельно его дополняет, после чего согласовывает спецификацию с пометкой «Обоснование дополнил. Обозначенные риски принимаю». 3) В случае, если не согласен с предоставленным обоснованием и не принимает обозначенные риски не согласовывает спецификацию с указанием причин. | |||||
| Примечание: * − случаи рисков, когда Координатору необходимо собрать комиссию по оценке риска. | ||||||