Действующий
1.4. При использовании данного СТО применяются требования действующих редакций документов, на которые сделаны ссылки в тексте настоящего СТО.
2.1. Алгоритм процесса согласования офисом управления проектами договора поставки и (или) спецификации по форме «Поставка к сроку» между Генеральным поставщиком и контрагентом представлен на рисунке 1:
Рисунок 1 – Алгоритм согласования договора поставки и (или) спецификации «Поставка к сроку» между Генеральным поставщиком и контрагентом
2.2.1. Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента выбора поставщика выполняет одно из следующих действий в в СЭД Papir согласно СТО Руководство пользователя по работе с сервисом «Электронные документы» в системе PAPIR:
1) формирует договор с поставщиком, используя СТО СТД 003-2014 Договор поставки и спецификацию по форме «Поставка к сроку»;
2) создает спецификацию по форме «Поставка к сроку» в случае, если уже существует действующий договор с выбранным поставщиком.
2.2.2. Менеджер Генерального поставщика указывает в обсуждении к спецификации используемый способ отбора поставщика согласно СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту».
2.2.3. В случае, если контрагент определен способом отбора «По результатам прошедших ранее конкурентных закупок», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо указать в обсуждении к спецификации ссылку на результаты проведенной ранее закупки.
2.2.4. В случае, если контрагент определен способом отбора «Самостоятельно», то Менеджеру Генерального поставщика необходимо приложить во вложения к спецификации минимум 3 (три) полученных коммерческих предложения.
2.2.5. В случае, если Менеджер Генерального поставщика заранее предусматривает наличие рисков в спецификации, то ему необходимо в обсуждении к документу указать аргументированное обоснование необходимости заключения такой спецификации (в том числе ссылки на соответствующие документы).
2.2.6. Менеджер Генерального поставщика после выполнения вышеописанных требований направляет созданный документ на согласование Координатору.
2.2.7. После отправки на согласование договора и (или) спецификации «Поставка к сроку» внесение каких-либо изменений в данные документы категорически запрещено.
В случае, если в процессе согласования необходимо внесения изменений в согласуемый или согласованный документ, то Менеджеру Генерального поставщика следует последовательно выполнить следующие действия:
3) оставить комментарий в обсуждении к документу с указанием подробной информаций о внесенных корректировках в данный документ;
2.3.1. Координатор, после получения на согласование спецификации по форме «Поставка к сроку», в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет её, выявляет риски и выполняет действия согласно п. 2.3.2 – 2.3.9 настоящего СТО (в том числе, используя вспомогательную таблицу 1).
В случае, если при проверке возникла спорная ситуация, то Координатор инициирует и назначает дату заседания комиссии для рассмотрения возникшего вопроса (посредством программы MS Lync).
В случае, если по результатам заседания комиссии не было найдено единого решения, то Координатору следует инициировать повторное заседание комиссии пригласив к данному составу:
2.3.2. В случае, если в спецификации обнаружены технические замечания (не выполнения требований раздела 2.2 настоящего СТО, наличие просроченных сроков поставки, указанных в спецификации и т.д.), то Координатор отклоняет согласование документа и отправляет его на доработку Менеджеру Генерального поставщика с указанием выявленных замечаний.
В таком случае Менеджер Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет одно из следующих действий:
1) устраняет направленные ему замечания и повторно отправляет скорректированную спецификацию на согласование Координатору;
2) сторнирует спецификацию, указывает в ней соответствующую отметку (в том числе о прекращении работы с документом), после чего направляет письменное уведомление Координатору о прекращении работы с согласовываемым документом.
2.3.3. В случае, если для выбора контрагента в полученной спецификации нарушены сроки проведения этапов, установленные в СТО УП «Регламент управления поставками через Генерального поставщика по инвестиционно-строительному проекту», то Координатор уведомляет об этом ЕИО Генерального поставщика.
2.3.4. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Незначительные» (см. таблицу 1), то Координатор указывает обнаруженные риски в отметках к согласованию и согласовывает спецификацию.
2.3.5. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «Значительные» (см. таблицу 1), то:
1) Координатор отказывает в согласовании и указывает обнаруженные риски в отметках к согласованию (если риск измеряемый, то дополнительно его количественное значение), замечания и рекомендации, после чего направляет ответственному Менеджеру Генерального поставщика;
2) Менеджер Генерального поставщика либо выполняет полученные рекомендации для снятия выявленных рисков, либо обосновывает необходимость заключения рассматриваемой спецификации с выявленными рисками и включает в цикл согласования ЕИО Генерального поставщика, ЕИО организации со стороны заказчика материалов и оборудования и Координатора.
3) При согласовании ЕИО Генерального поставщика в течение 1 (одного) рабочего дня с момента получения спецификации выполняет одно их следующих действий:
а) если согласен с предоставленным обоснованием и принимает указанные риски, то согласовывает спецификацию с обязательной отметкой «С обоснованием согласен. Обозначенные риски принимаю».
б) если принимает риски, но не согласен с предоставленным обоснованием или считает, что оно не полное, то:
− либо не согласовывает спецификацию и возвращает её на доработку ответственному Менеджеру Генерального поставщика с указанием причин;
− либо самостоятельно его дополняет, после чего согласовывает спецификацию с пометкой «Обоснование дополнил. Обозначенные риски принимаю».
в) если не согласен с предоставленным обоснованием и не принимает обозначенные риски, то не согласовывает спецификацию с указанием причин.
2.3.6. В случае, если по спецификации с рисковыми замечаниями, относящимся к категории «Значительные», поставлены положительные визы ЕИО Генерального поставщика и ЕИО организации со стороны заказчика материалов и оборудования согласно п. 2.3.5 настоящего СТО, то Координатор согласовывает данную спецификацию и направляет для ознакомление бенефициару.
2.3.7. В случае, если в спецификации обнаружены рисковые замечания, относящиеся к категории «максимальные» (см. таблицу 1), то Координатор указывает обнаруженные риски в отметках к документу и отказывает в согласовании данной спецификации.
2.3.8. В случае, если стоимость товаров/работ/услуг, указанных в рассматриваемой спецификации, превышает рекомендуемую стоимость соответствующих ресурсов согласно данным сайта «Ресурсы», то Координатор, на свое усмотрение, может отправить спецификацию Руководителю отдела сопровождения баз данных ИС МТ на проверку корректности рекомендуемых цен по закупаемым ресурсам, который назначает исполнителя по данной заявке. Ответственный Модератор ИС МТ в течение 1 (одного) рабочего дня выполняет проверку рекомендуемой стоимости закупаемых ресурсов, в случае необходимости её обновляет и выдает заключение о её корректности, а также о возможных причинах её превышения (в случае если после корректировки превышение сохранилось).