Действующий
СТО Управление процессом «Порядок организации и проведения аккредитации контрагента на право заключать договоры»
Концепция документа:
Настоящий стандарт организации определяет требования к аккредитации контрагента (выбранного в качестве поставщика ТРУ), а также устанавливает порядок действий участников процесса аккредитации
Настоящий стандарт организации определяет требования к аккредитации контрагента (выбранного в качестве поставщика ТРУ), а также устанавливает порядок действий участников процесса аккредитации
1.1. Настоящий стандарт организации (далее – СТО) определяет требования к аккредитации контрагента (выбранного в качестве поставщика ТРУ), а также устанавливает порядок действий участников процесса аккредитации.
Участники процесса | Участники смежных процессов |
| • ответственный менеджер; • согласующее лицо; • специалист сопровождения каталога; • инициатор; • ЕИО инициатора | • контрагент; • координатор проекта; • заказчик; • команда проекта |
1.3. Аккредитация контрагента требуется в целях подтверждения должной осмотрительности и осторожности налогоплательщика для снижения хозяйственных, налоговых и иных рисков при заключении и исполнении договоров с контрагентами.
1.4. Ответственным за проверку контрагента для аккредитации является менеджер проекта либо представитель агента при наличии действующего агентского договора (далее – ответственный менеджер).
1.5. Мероприятия по проверке контрагента следует начинать заблаговременно до заключения договора с ним.
1.6. В ходе проверки ответственный менеджер должен удостовериться в реальной возможности потенциального контрагента исполнить условия планируемого договора, а именно – убедиться, имеется ли у него квалифицированный персонал, оборудование, транспортные средства, а также иные активы и разрешения, необходимые для исполнения принимаемых по планируемому договору обязательств. Переписка ответственного менеджера с представителем контрагента должна быть отражена в информационной системе в виде копии электронных писем, или вестись в рамках информационной системы доступными в ней средствами взаимодействия с представителем контрагента.
1.7. Аккредитация контрагенту должна предоставляться только при его соответствии требованиям, установленным в настоящем стандарте.
1.8. В ходе проверки ответственный менеджер может выявить несущественные и допустимые обстоятельства, ухудшающие результаты такой проверки (далее – несущественные обстоятельства). Контрагент с выявленными несущественными обстоятельствами может быть аккредитован, если он гарантирует устранение выявленных обстоятельств в срок, удовлетворяющий заказчика. Задача ответственного менеджера – провести контроль устранения контрагентом выявленных обстоятельств в указанный срок.
1.9. Для обеспечения прозрачности и для автоматизации процессов работы с документами контрагентов в информационной системе ведется каталог контрагентов (далее – каталог лиц). Работы по ведению каталога лиц проводит специалист сопровождения каталога.
1.10.1. В общем случае, аккредитация предоставляется контрагенту на один год. В особых случаях по рекомендациям ответственного менеджера и одобрению координатора проекта срок аккредитации конкретного контрагента может быть изменен (увеличен или уменьшен).
1.10.2. Если в период действия аккредитации с контрагентом заключается новый договор / дополнительное соглашение к договору / новая спецификация к договору, период действия аккредитации данного контрагента продлевается на один год с даты заключения нового договора / дополнительного соглашения к договору / спецификации к договору при условии соответствия контрагента требованиям заказчика. Для решения вопроса о продлении аккредитации контрагента ответственный менеджер предъявляет специалисту сопровождения каталога свидетельства о работе с данным контрагентом. В рамках договора строительного подряда таким свидетельством является «Отчет по договору», в рамках других договоров – ссылка на отзыв о работе с контрагентом, ссылки на письма с претензиями в адрес контрагента, ссылки на какие-либо другие документы, характеризующие работу контрагента.
1.10.3. Аккредитация с выявленными несущественными обстоятельствами предоставляется контрагенту на срок устранения. Такая аккредитация не может быть продлена. Если контрагент устранил выявленные несущественные обстоятельства в срок, то аккредитация продлевается до одного года, если нет – аккредитация аннулируется.
1.11. Организации, чья репутация не требует подтверждения, могут быть внесены в список организаций, получивших аккредитацию без проверки (процедура внесения описана в разделе 3 настоящего СТО), к таким организациям относятся:
• организации-монополисты, включенные в список субъектов естественных монополий;
• государственные и муниципальные унитарные предприятия (ФГУП и МУП), государственные и муниципальные учреждения;
• банки;
• страховые компании;
• авиационные предприятия (авиакомпании);
• государственные и муниципальные унитарные предприятия (ФГУП и МУП), государственные и муниципальные учреждения;
• банки;
• страховые компании;
• авиационные предприятия (авиакомпании);
• туроператоры и турагенты (в части КПЕС 51 Услуги воздушного транспорта);
• организации, продающие топливо по коду 19.20.21 Моторное топливо (автомобильный бензин), включая авиационный бензин;
• операторы связи (Оператор связи - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги связи на основании соответствующей лицензии.), в т.ч. интернет-провайдеры (Интернет-провайдер - это оператор связи, имеющий лицензию на один из следующих видов услуг:
1. Услуги связи по предоставлению каналов связи.
2. Услуги связи в сети передачи данных, за исключением передачи голосовой информации.
3. Услуги связи по передаче голосовой информации в сети передачи данных.
4. Телематические услуги связи.);
• публичные и непубличные акционерные общества (Акционерные общества (публичные и непубличные) не требуют проверки перед аккредитацией, т.к. ежегодно для подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности проходят внешние аудиторские проверки. Публичные общества, непубличные общества с числом акционеров больше пятидесяти и непубличные общества, которые осуществляют публичное размещение облигаций или иных ценных бумаг, законодательно обязаны раскрывать информацию о своей деятельности.) (в случае если в центре раскрытия информации содержатся данные об актуальной аудиторской проверке годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности общества);
• дочерние общества ранее аккредитованных основных обществ при наличии подтверждающих документов о том, что на момент аккредитации дочернего общества оно является дочерним (например, выписка из ЕГРЮЛ).
• организации, продающие топливо по коду 19.20.21 Моторное топливо (автомобильный бензин), включая авиационный бензин;
• операторы связи (Оператор связи - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги связи на основании соответствующей лицензии.), в т.ч. интернет-провайдеры (Интернет-провайдер - это оператор связи, имеющий лицензию на один из следующих видов услуг:
1. Услуги связи по предоставлению каналов связи.
2. Услуги связи в сети передачи данных, за исключением передачи голосовой информации.
3. Услуги связи по передаче голосовой информации в сети передачи данных.
4. Телематические услуги связи.);
• публичные и непубличные акционерные общества (Акционерные общества (публичные и непубличные) не требуют проверки перед аккредитацией, т.к. ежегодно для подтверждения правильности годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности проходят внешние аудиторские проверки. Публичные общества, непубличные общества с числом акционеров больше пятидесяти и непубличные общества, которые осуществляют публичное размещение облигаций или иных ценных бумаг, законодательно обязаны раскрывать информацию о своей деятельности.) (в случае если в центре раскрытия информации содержатся данные об актуальной аудиторской проверке годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности общества);
• дочерние общества ранее аккредитованных основных обществ при наличии подтверждающих документов о том, что на момент аккредитации дочернего общества оно является дочерним (например, выписка из ЕГРЮЛ).
1.12. Настоящий стандарт не снимает ответственности с ЕИО заказчика / управляющего проектом / ЕИО агента заказчика за работу с контрагентом, даже в случае его успешной аккредитации.
№ | Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / | Описание операции |
| 01. | Провести проверку контрагента Ответственный менеджер срок исполнения: заблаговременно до заключения договора с контрагентом | При возникновении необходимости в аккредитации контрагента ответственный менеджер: 1. Проводит проверку контрагента для аккредитации, руководствуясь требованиями СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры» (в том числе заказывает информационно-аналитический отчет сервиса «СПАРК» посредством создания заявки в базе «Заявки Эфекс Системс» в IBM Lotus Notes). 1.1. Если в ходе проверки были выявлены несущественные обстоятельства (примеры таких обстоятельств приведены в СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры»), то для их устранения контрагентом осуществляется переход к операции 08. 2. По результатам проведения проверки оформляет отчет по форме СТО ФД «Отчет о результатах проверки контрагента» (далее - отчет) с приложением к нему необходимых документов согласно разделу 3 «Рекомендации по составлению отчета о результатах проверки контрагента» СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры». Далее осуществляется переход к операции 02. |
| 02 | Обеспечить наличие актуальных документов контрагента Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1-2 рабочих дней | 1. Ответственный менеджер обеспечивает наличие в каталоге лиц актуальных документов, прилагаемых к отчету, указанных в разделе 3 СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры». 1.2. С этой целью в первую очередь ответственный менеджер проверяет наличие и актуальность документов, уже размещенных в каталоге лиц. 1.3. Если документы в каталоге лиц отсутствуют или потеряли актуальность, ответственный менеджер запрашивает у контрагента или формирует необходимые актуальные документы. 1.4. Для размещения актуальных документов в каталоге лиц специалистом сопровождения каталога, ответственный менеджер создает заявку на обновление информации в базе «Заявки ООО Эфекс Системс» в IBM Lotus Notes (далее – заявка на обновление информации), далее осуществляется переход к операции 4 процедуры обновления информации о контрагенте (раздел 5 настоящего СТО). 2. Если актуализация не требуется или проведена, осуществляется переход к операции 03. |
| 03. | Направить отчет на рассмотрение Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Заполненный и подписанный ЭЦП отчет с приложенными к нему документами ответственный менеджер посредством заявки в базе «Проверка контрагента» в IBM Lotus Notes (далее – заявка в СЭД Лотус) направляет на согласование ЕИО заказчика, либо управляющему проектом (если планируется заключение договора в рамках ИСП и подтверждено отсутствие неблагоприятных обстоятельств), либо ЕИО агента заказчика (если планируется заключение договора в рамках исполнения условий агентского договора), в целях настоящего стандарта далее – согласующее лицо. Далее осуществляется переход к операции 04. |
| 04 | Рассмотреть отчет и принять решение об аккредитации Согласующее лицо срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Согласующее лицо рассматривает отчет и приложенные к нему документы. 2. При необходимости (в случае отсутствия в отчете соответствующих данных) рассматривает данные, полученные из открытых источников. Перечень открытых источников информации о юридических лицах приведен в СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры». 3. По результатам рассмотрения отчета и документов согласующее лицо принимает решение: а) об отказе в аккредитации контрагента с указанием причины; б) о необходимости проведения дополнительной – расширенной проверки контрагента; в) о возможности аккредитации контрагента. 4. Согласующее лицо указывает свое решение об аккредитации контрагента в соответствующей заявке в СЭД Лотус и направляет заявку ответственному менеджеру. При необходимости, указывает обоснование такого решения в виде комментария к заявке. В случае если было принято решение о необходимости проведения дополнительной проверки контрагента, согласующее лицо определяет и направляет ответственному менеджеру детали расширенной проверки контрагента Далее осуществляется переход к операции 05. |
| 05 | Рассмотреть решение Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Ответственный менеджер рассматривает решение согласующего лица, получив заявку с его визой в СЭД Лотус. 2. В случае, если было принято решение об отказе в аккредитации контрагента, осуществляется завершение процесса. 3. В случае, если было принято решение аккредитовать контрагента, ответственный менеджер направляет заявку в СЭД Лотус с отчетом, документами и визой согласующего лица на рассмотрение специалисту сопровождения каталога; далее осуществляется переход к операции 06. 4. Если требуется дополнительная (расширенная) проверка контрагента, ответственный менеджер рассматривает детали расширенной проверки и; далее осуществляется переход к операции 01. |
| 06. | Проверить документы для аккредитации Специалист сопровождения каталога срок исполнения: в течение 1-2 рабочих дней | 1. Специалист сопровождения каталога рассматривает: - отчет; - приложенные к отчету документы; - решение согласующего лица об аккредитации; - при необходимости (в случае отсутствия в отчете соответствующих данных) - данные, полученные из открытых источников (перечень открытых источников информации о юридических лицах приведен в СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры»). 2. Специалист сопровождения каталога проверят корректность, полноту и правильность составления ответственным менеджером отчета, а также наличие и корректность предоставленных документов к отчету согласно требованиям, установленным в разделе 3 «Рекомендации по составлению отчета о результатах проверки контрагента» СТО МИ «Проверка контрагентов для аккредитации на право заключать договоры». 3. В случае если в отчете не отражен хотя бы один обязательный параметр / не предоставлен (не корректно оформлен) хотя бы один требуемый документ к отчету, специалист сопровождения каталога информирует ответственного менеджера (посредством комментария в соответствующей заявке в СЭД Лотус) о выявленных замечаниях и возвращает отчет и приложенные к нему документы на доработку ответственному менеджеру; далее осуществляется переход к операции 09. 4. При отсутствии замечаний, осуществляется переход к операции 07 |
| 07 | Установить аккредитацию Специалист сопровождения каталога срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Специалист сопровождения каталога устанавливает в каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и срок предоставления аккредитации (в случае устранения ранее выявленных несущественных обстоятельств – продляет аккредитацию до 1 года), заполняет аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов». 2. Специалист сопровождения каталога оставляет свою визу об аккредитации контрагента в заявке в СЭД Лотус и направляет ее ответственному менеджеру. Далее осуществляется завершение процесса. |
| 08 | Проконтролировать устранение выявленных обстоятельств Ответственный менеджер срок исполнения: в установленный срок | 1. Ответственный менеджер направляет контрагенту выявленные несущественные обстоятельства и после получения ответа от контрагента (например: гарантийного письма с указанием срока и способа устранения данных обстоятельств) - контролирует их устранение в указанный срок (не позднее завершения выданной аккредитации). 2. После получения от контрагента документов, подтверждающих устранение выявленных несущественных обстоятельств, ответственный менеджер прикладывает их к соответствующей заявке в СЭД Лотус и направляет заявку специалисту сопровождения каталога; далее осуществляется переход к операции 06. |
| 09. | Устранить замечания Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Ответственный менеджер устраняет замечания к отчету с документами (при наличии замечаний касательно устранения несущественных обстоятельств – запрашивает у контрагента документы, подтверждающие устранение с учетом замечаний) и вновь направляет его в заявке в СЭД Лотус на рассмотрение специалисту сопровождения каталога, далее осуществляется переход к операции 06. 2. В случае невозможности исправления полученных замечаний, ответственный менеджер отказывает контрагенту в аккредитации с указанием причины и осуществляется завершение процесса. 3. В случае, если выявленные несущественные обстоятельства не устранены в срок, осуществляется завершение процесса и переход к процедуре аннулирования аккредитации контрагента (согласно разделу 4 настоящего СТО). |
3. Принятие решения о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки
3.1. Организации, чья репутация не требует подтверждения, могут быть внесены в список организаций, получивших аккредитацию без проверки.
3.2. Схема подпроцесса 2 «Принятие решения о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки» приведена на рисунке 2:
Рисунок 2. Схема подпроцесса 2 «Принятие решения о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки»
3.3. Описание подпроцесса 2 «Принятие решения о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки» приведено в таблице 3:
Таблица 3 Принятие решения о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки
№ | Наименование операции / Исполнитель / Сроки выполнения / | Описание операции |
| 01. | Подготовить запрос Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. В случае выявления основания для включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки, ответственный менеджер оформляет запрос в заявке в СЭД Лотус о возможности включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки. 2. В случае, если контрагент является акционерным обществом, то осуществляется переход к операции 02, в противном случае – переход к операции 03. |
| 02. | Получить аудиторское заключение Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1-2 рабочих дней | 1. Ответственный менеджер получает результаты последней аудиторской проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности контрагента, прикладывает ее к подготовленному запросу в заявке в СЭД Лотус и далее осуществляется переход к операции 03. 1.1. Информацию о публичных обществах ответственный менеджер может получить в открытых источниках - центрах раскрытия информации («Интерфакс», «СПАРК» и т.п.). 1.2. Аудиторское заключение по итогам проверки непубличного общества (если оно обязано проходить аудит согласно Федеральный закону от 30.12.2008 N 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»), ответственный менеджер может либо получить самостоятельно на электронном портале «Федресурс», либо запросить у контрагента. 2. В случае отсутствия актуального аудиторского заключения по итогам проверки годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности контрагента, осуществляется завершение процесса и переход к процедуре проведения аккредитации контрагента (согласно разделу 2 настоящего СТО). |
| 03 | Направить запрос на рассмотрение Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Ответственный менеджер направляет запрос о включении контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки в заявке в СЭД Лотус на рассмотрение согласующему лицу. Далее осуществляется переход к операции 04. |
| 04. | Рассмотреть запрос и принять решение Согласующее лицо срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Согласующее лицо, рассмотрев возможность включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки, принимает решение и направляет заявку в СЭД Лотус со своей визой ответственному менеджеру. Далее осуществляется переход к операции 05. |
| 05. | Рассмотреть решение Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Ответственный менеджер рассматривает решение согласующего лица, получив заявку с его визой в СЭД Лотус. 2. В случае принятия решения о включении контрагента в список аккредитованных лиц без проверки, ответственный менеджер направляет заявку с положительной визой согласующего лица специалисту сопровождения каталога со списком и расшифровкой ресурсов, поставляемых контрагентом; далее осуществляется переход к операции 06. 3. Если было принято решение о необходимости проведения аккредитации контрагента, осуществляется завершение процесса и переход к процедуре проведения аккредитации контрагента (согласно разделу 2 настоящего СТО). |
| 06 | Проверить документы для аккредитации Специалист сопровождения каталога срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Специалист сопровождения каталога получив заявку и изучив информацию и документы (при наличии) в заявке и визу согласующего лица, проверяет наличие основания для включения контрагента в список организаций, получивших аккредитацию без проверки. 2. При отсутствии замечаний, осуществляется переход к операции 07. 3. При наличии замечаний, специалист сопровождения каталога посредством комментария в соответствующей заявке в СЭД Лотус информирует ответственного менеджер и возвращает ему заявку на доработку; далее осуществляется переход к операции 08. |
| 07 | Установить аккредитацию Специалист сопровождения каталога срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Специалист сопровождения каталога устанавливает в каталоге лиц статус контрагента «Аккредитовано» и срок предоставления аккредитации, заполняет аналитическую форму СТО ФД «Аккредитация контрагентов». 2. Специалист сопровождения каталога оставляет свою визу об аккредитации контрагента в заявке в СЭД Лотус и направляет ее ответственному менеджеру. Далее осуществляется завершение процесса. |
| 08 | Устранить замечания Ответственный менеджер срок исполнения: в течение 1 рабочего дня | 1. Ответственный менеджер устраняет полученные замечания и направляет заявку повторно специалисту сопровождения каталога, далее осуществляется переход к операции 06. 2. В случае невозможности исправления полученных замечаний, осуществляется завершение процесса и переход к процедуре проведения аккредитации контрагента (согласно разделу 2 настоящего СТО) |