- координация, определение и анализ работы служащих, выполняющих следующие обязанности: обработка текстов, ведение учета и регистрации, обслуживание телефонов и коммутаторов; ввод данных, их распечатка и другие мероприятия, требующие общих навыков канцелярской и административной работы;

- разработка рабочих графиков и процедур и координация деятельности с другими рабочими подразделениями и департаментами;

- решение проблем, связанных с работой, подготовкой и представлением материалов о достигнутых успехах и других отчетов;

- обучение и инструктаж работников по поводу исполнения служебных обязанностей, обеспечения безопасности и реализации политики компании, или организация обучения по данным направлениям;

- оценка выполнения работниками работ и соблюдения правил и рекомендации по соответствующим действиям персонала;

- оказание помощи при приеме сотрудников на работу, проведении собеседований и отбора персонала.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Руководитель канцелярии

Руководитель персонала, осуществляющего ввод информации

Руководитель по регистрации документов

Руководитель служащих по кадровому делопроизводству

Некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:

Руководитель копировально-множительного центра - 1219

Медицинский регистратор - 3252

Примечание - Работники, осуществляющие контроль за деятельностью канцелярских служащих в адвокатских бюро и юридических отделах, учитываются в начальной группе 3342 Средний юридический персонал. Те, кто осуществляет контроль за деятельностью канцелярских служащих в медицинских учреждениях, где требуются специальные знания в области здравоохранения и медицины, применяемые для обработки медицинских записей и определения подробностей госпитализации, учитываются в начальной группе 3344 Медицинские статистики. Те, кто обеспечивает непосредственную секретарскую и административную поддержку руководителей или специалистов (за исключением юридических и медицинских работников), а также контроль за деятельностью канцелярских служащих, учитываются в начальной группе 3343 Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.

3342 Средний юридический персонал

Средний юридический персонал применяет специальные знания юридической терминологии и процедур по оказанию поддержки юристам при работе со средствами коммуникации, документацией и осуществлению внутренней координационно-управленческой деятельности в адвокатских конторах, юридических отделах крупных компаний и государственных структурах.

В их обязанности входит:

- подготовка и обработка правовых документов и деловых бумаг, таких как завещания, письменные показания и краткие изложения юридических дел;

- рассмотрение, исправление документов и переписка с целью обеспечения соблюдения правовых процедур;

- рассылка документов, отправка факсов или организация доставки юридической переписки с клиентами, свидетелями и судебными органами;

- организация и ведение документов, дел и юридических библиотек;

- сортировка просьб о встречах, планирование и организация встреч;

- оказание помощи в разработке бюджета, контроле за расходами, составлении контрактов и закупок или приобретении заказов;

- контроль за работой конторских служащих.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Секретарь адвокатской конторы

Юридический секретарь

Некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:

Юрисконсульт - 2611

Помощник по правовым вопросам - 3411

3343 Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал

Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал выполняет задачи в области связи, координации и организации в помощь руководителям и специалистам и/или подготовку корреспонденции, отчетов и протоколов и других специализированных документов.

В их обязанности входит:

- ведение административной переписки и протоколов;

- определение и контроль за предлагаемыми сроками и заключительными датами;

- сортировка просьб о встречах, планирование и организация встреч и поездок;

- оказание помощи в разработке бюджета, контроле за расходами, составлении контрактов и закупок или приобретении заказов;

- поддержание связи с другими сотрудниками относительно круга вопросов, относящихся к деятельности организации;

- составление деловых или технических писем и ведение другой подобной переписки;

- подготовка стенограмм судебных разбирательств в судебных органах, судах и других местах с использованием портативного или специализированного офисного оборудования;

- контроль за работой вспомогательных конторских служащих.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Административный секретарь

Исполнительный помощник

Личный помощник

Помощник по ведению переписки

Репортер из здания суда