Важно!

Проверка на заполненность обязательных полей печатной формы выполняется у следующих документов:

• Договоры, кроме Универсального договора,
• Спецификации,
• Приложения, кроме Универсального приложения,
• ПУДы, кроме товарной накладной.

После сохранения документа автоматически осуществляется переход на домашнюю страницу документа. Домашняя страница содержит разделы (рисунок 44):

• Меню с кнопками для редактирования и управления статусами документа,
• Раздел с общей информацией по документу,
• Печатные формы – список печатных форм документа и его дочерних документов,
• Вложения – список прикрепленных файлов,
• Основное обсуждение,
• Кнопка обновления электронного документа.

В разделе с общей информацией по документу в общем случае содержится: номер, дата создания, статус, стороны документа, статус проведения документа в учетной системе, если документ был выгружен и проведен (см. Выгрузка документов в 1С) и автор последних изменений (рисунок 45). В документах типа «Первичный учетный документ» и «Приложение» отображена информация о родительском договоре в отдельном поле. В документах типа «Спецификация» отображается информация о сторнировании (см. Универсальная спецификация).

Если организация находится в черном списке или не аккредитована, то в шапке документа рядом с наименование юридического лица отображается данная информация (рисунок 46). Для согласования и подписания электронных документов с типом «Договор» или «Спецификация», в которых одна из сторон не аккредитована или находится в черном списке необходима настройка специального правила (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

Важно!

Информация об аккредитации организации и включении/исключении ее в черный список хранится в 1С:Каталог лиц. Для проверки организации и исключения ее из черного списка необходимо обратиться к ответственым специалистам.

При нажатии на кнопку шапка электронного документа скрывается, по умолчанию шапка документа развернута только в разделе «Домашняя страница», во всех остальных разделах – скрыта.

При нажатии на кнопку происходит обновление всех данные электронного документа.

При нажатии на элемент списка раздела «Печатные формы» или «Вложенные файлы» открывается окно предпросмотра печатной формы документа или содержимое вложенного файла соответственно (см. Просмотрщик документов) (рисунок 47).

После создания система автоматически присваивает электронному документу статус «На редактировании» или «Черновик».

Панель навигации электронного документа содержит разделы (рисунок 48):

• Домашняя страница – набор основной информации по документу,
• Электронная форма – форма, содержащая набор атрибутов, заполнявшихся в момент создания документа,
• Связанные документы – список приложений к документу и связанных документов (спецификации, товарные накладные и т.д.),
• Печатные формы – печатные формы текущего документа и его связанных документов,
• Вложения – прикрепленные к документу файлы,
• Список доступа – перечень пользователей и их ролей по отношению к данному документу,
• Инвестиционные проекты – дерево инвестиционных проектов, связанных с данным документом,
• Обсуждение – главное обсуждение документа и обсуждения, в которых упоминается данный документ или которые связаны с ним,
• Согласование – раздел, в котором производится процедура согласования документа,
• Подписание – раздел, в котором производится процедура подписания документа электронной подписью,
• Экспорт/Импорт – история выгрузки документа и запуск процесса экспорта документа в 1С:Бухгалтерию.
• История изменений статусов.

Для удобства работы с документом данную панель навигации можно свернуть или развернуть с помощью кнопки .

Ввод данных стороны в электронной форме документа

Для выбора стороны необходимо в строке поиска ввести наименование стороны (полное или частичное), система отфильтрует записи справочника «Юридические лица» или «Физические лица» в зависимости от типа стороны по данным символам (рисунок 49), из появившегося списка необходимо выбрать нужную сторону. Для исключения ситуации выбора неправильной стороны для организации дополнительно отображаются адрес и ИНН юридического лица, а для физического лица – электронная почта (рисунок 50).

Важно!

К выбору доступны только организации из справочника «Юридические лица» и физические лица из справочника «Физические лица», запрещен произвольный ввод наименования стороны. Если нужная организация или физическое лицо отсутствует в списке, необходимо завести ее вручную (см. СТО МИ администратора "Каталог лиц") и выгрузить в СЭД Папир (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Ручная выгрузка из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир) или обратиться в техподдержку.

Значком отмечены юридические лица, которые не работают в Папир. Для данных организации недоступны действия согласования, подписания документа и т.д.

Важно!

Однажды подключенная организация будет всегда считаться работающей в Папир, даже если среди ее представителей нет ни одного пользователя, зарегистрированного в Папир.

В СЭД Папир реализован поиск юридического лица по ИНН: необходимо в строке поиска ввести ИНН (полностью или частично), система отфильтрует записи из справочника «Юридические лица» (рисунок 51).

Важно!

Для поиска организации по ИНН необходимо корректное указание реквизитов в 1С: Каталог лиц. При выгрузке юридического лица из 1С: Каталог лиц в СЭД Папир обязательность заполнения поля ИНН не проверяется (см. СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир" раздел Юридические лица).

После выбора организации для ввода доступны поля «Представитель» и данные расчетного счета. В поле «Представитель» необходимо выбрать запись из списка представителей данной организации.

Для электронных документов типа

• Договоры,
• Спецификации,
• ПУДы,
• Приложения,
• Документация по проекту

в списке представителей организации отображаются только представители с действующим на дату документа документом-основанием (рисунок 52), при этом выбор представителя без документа-основания не доступен (рисунок 53).

В электронных документах с типом «Письмо входящее», «Письмо исходящее» и «Проектная документация» доступен выбор всех представителей организации независимо от наличия действующей доверенности (рисунок 54).

Важно!

Если нужный представитель организации отсутствует в списке обратитесь к ответственному менеджеру или в техподдержку для актуализации данных в 1С: Каталоги: необходимо внести данные представителя или данные о документах-основаниях представителя (см. СТО МИ пользователя «Каталог лиц» и СТО МИ пользователя "Интеграция с облачной СЭД Папир").

В списке представителей руководитель организации (подробнее о признаке «Руководитель» вкладки «Должности» юридического лица см. СТО МИ пользователя «Каталог лиц») отмечен значком (рисунок 55) и подставляется в поле автоматически, если указан.

Важно!

В разделе подписей печатной формы электронных документов не выводятся данные о документе-основании, если представитель является руководителем или действует на основании Устава.

В списке представителей организации значком отмечены представители организации, которые не связаны с пользователями Папир. Для представителей организации, которые не связаны с пользователями Папир, недоступны действия согласования и подписания документа. Представители – юридические лица отмечаются значком , если у такого представителя отсутствуют работающие в системе представители-директора.

Важно!