Создание письма копированием

Важно!

Кнопка «Создать новый копированием» недоступна для писем, созданных ранее 31.12.2016 и для писем с шаблоном «Входящее электронное письмо».

Система позволяет пользователям предзаполнить новую карточку документа с типом «Письмо входящее» или «Письмо исходящее» данными из уже существующего документа. Для этого необходимо в списке документов выбрать один из следующих шаблонов:

• Входящее бумажное письмо,
• Исходящее письмо,
• Сопроводительное письмо к договору,
• Сопроводительное письмо к дополнительному соглашению,
• Сопроводительное письмо к спецификации,
• Уведомление о готовности объекта долевого строительства к передаче

и нажать кнопку «Создать новый копированием» (рисунок 65).

Открывается карточка создания электронного документа, в карточке автоматически заполняются поля из выбранного документа-источника. Дата создания заполняется текущей, номера документов генерируются новые (рисунок 66).

При копировании проверяются данные юридических и физических лиц на актуальность. Если данные не актуальны (например, данное юридическое лицо удалено), то появится сообщение об ошибке (рисунки 67 и 68), а поле будет очищено.

При необходимости все незаполненные поля заполняются и документ сохраняется.

Важно!

Связь родительского письма с инвестиционным проектом не копируется.

При копировании дочернего документа, документ привязывается к тому же родителю.

Редактирование письма

Редактирование письма доступно пользователям в роли «Редактор» и «Администратор».

Если при редактировании письма изменяется сторона, для которой ранее была зарегистрирована входящая или исходящая корреспонденция, то появится сообщение об ошибке (рисунок 69).

Изменения не будут сохранены и будет открыта форма на редактирование.

Права доступа

Подробнее об управление списком доступа см. в СТО МИ пользователя «Папир: Электронные документы».

Раздел «Список доступа» позволяет просмотреть список пользователей, которые имеют доступ к электронному документу, и их роли по отношению к данному документу.

Возможны следующие роли (рисунок 70):

• Читатель – чтение письма,
• Редактор – чтение/редактирование письма, управление регистрационными данными письма,
• Администратор – автор документа, представители сторон, чтение/редактирование письма, управление всеми правами доступа, управление регистрационными данными письма,
• Регистратор – чтение письма, управление регистрационными данными письма.

Важно!

Запрещено выдавать роль «Регистратор» вручную в электронных документах с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее».

При создании электронного документа система автоматически добавляет автору роль администратора.

Регистрация писем

Важно!

Регистрация писем недоступна для документов в статусе «Черновик».

После создания письма его можно зарегистрировать в системе. Зарегистрировать письмо могут пользователи в роли «Регистратор», «Редактор» и «Администратор». Раздел «Регистрационный учет» доступен только для документов с типом «Письмо входящее» и «Письмо исходящее» и содержит следующие параметры:

• Тип корреспонденции (Входящая или Исходящая),
• Номер,
• Дата регистрации,
• Сторона (организация или ФИО физлица),
• Регистратор (ФИО пользователя, зарегистрировавшего документ).

Для того чтобы присвоить письму входящий номер, необходимо выполнить команду «Присвоить входящий номер» (рисунок 71), которая доступна:

• В исходящих письмах до момента получения письма (до перехода письма в статус «Получен»),
• Во входящих письмах до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен»).

Для того чтобы присвоить письму исходящий номер, необходимо выполнить команду «Присвоить исходящий номер» (рисунок 72), которая доступна:

• В исходящих письмах до момента отправки (перехода письма в статус «Отправлен»),
• Во входящем бумажном письме до исполнения письма (до перехода письма в статус «Исполнен»).

Важно!

Кнопка «Регистрировать исходящий номер» недоступна во входящих электронных письмах. В таких документах исходящий номер автоматически наследуется из родительского исходящего письма.

Важно!

В старых шаблонах писем (до 01.01.2017) регистрация писем производится через кнопку «Регистрировать документ»

В открывшемся окне «Регистрация» указывается (рисунок 73):

• Тип корреспонденции – доступно только для чтения:
  • Входящая – при присвоении входящего номера,
  • Исходящая – при присвоении исходящего номера,
• Сторона – наименование организации или ФИО физического лица. Если «Тип корреспонденции» равен «Исходящая», то автоматически поле заполнено значением «Отправитель»; если «Тип корреспонденции» равен «Входящая» и получателей больше, чем один, то выпадающий список получателей, иначе единственный получатель;
• Дата регистрации – дата присвоения номера,
• Заполнить номер автоматически – флаг, указывающий, как будет проставлен номер. Флаг доступен только при регистрационном учете активной стороны документа. При установленном флаге номер становится недоступен для редактирования. В противном случае, поле не заполняется автоматически и его можно редактировать;
• Номер – уникальный порядковый номер для указанной организации на текущую дату.

В случае установленного флага «Заполнить номер автоматически» номера генерируются автоматически, начиная с 1. Причем значение проставленного номера уникально в пределах года, организации, типа документа и поля, в которое идет подстановка.

Важно!

Для организаций, которые в текущем документе не являются активной стороной, то есть для организаций-получателей в исходящем документе и для организаций-отправителей во входящем документе, флаг «Заполнить номер автоматически» не выводится, доступен только ручной ввод номера.