Утративший силу
На следующем шаге система выводит список сторон, участвующих в согласовании, и принудительно без возможности отмены включает участие сторон, для которых есть правило доступа к циклу согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»).
Если для организации включено правило, в котором объявлены наблюдатели ИЛИ участники согласования организации, то участие в согласовании данной организации является обязательным.
Пользователю необходимо выбрать организации, для которых будет проводиться согласование, и при необходимости указать ответственных лиц (рисунок 48).
Указанному ответственному лицу для стороны приходит уведомление (о работе с уведомлениями см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений») о необходимости запустить согласование (рисунок 49). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 50).
При установке чекбокса «Уведомлять инициатора согласования об изменениях статусов согласования сторон» инициатору согласования будут приходит уведомления при изменении статусов согласования сторон (рисунок 51). Уведомление будет дублироваться на e-mail (рисунок 52).
После определения параметров согласования статус документа изменится на «На согласовании», а статус выбранных сторон «Требуется согласование».
После того как электронный документ переведен в статус «На согласовании», над ним возможно только проведение непосредственно процедуры согласования или отмены согласования. Любые другие действия с электронным документом недоступны.
- «Ответственный менеджер»,
- «Контролер ответственного менеджера»,
- «Участник согласования» при наступлении очереди согласования,
- «Наблюдатель согласования» при условии, что у пользователя есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера».
Для редактирования параметров согласования необходимо нажать кнопку «Изменить параметры согласования» (рисунок 53).
Если сторона запустила согласование, то есть ее статус отличается от «Требует согласования» (см. Определение списка участников согласования документа), то ее удаление из сторон согласования и добавление ответственного лица для уведомления невозможно.
Если установлен чекбокс «Уведомлять инициатора согласования об изменении статусов согласования сторон», то при каждом изменении «Сторон согласования» инициатору согласования будет приходить уведомление.
Определение круга участников согласования документа осуществляется по нажатию кнопки «Запустить цикл согласования» (рисунок 55), которая доступна для пользователей с ролями для данной стороны:
- «Участник согласования» при условии, что у пользователя также есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера»,
- «Наблюдатель согласования» при условии, что у пользователя также есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера».
В открывшемся окне «Параметры цикла согласования» доступно изменение списка участников и наблюдателей организации.
Для добавления участника согласования необходимо начать ввод данных (ФИО) участника согласования. В выпадающем списке выбрать необходимого участника и нажать кнопку «Добавить в список» (рисунок 56) или кнопку Enter на клавиатуре.
Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.
В список участников согласования запрещено повторное добавление пользователя, при попытке продублировать уже выбранного пользователя появится сообщение об ошибке (рисунок 57).
Если в профиле организации задано правило, по которому группа пользователей для данной организации является Участником (подробнее см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Работа с приложением «Управление правилами доступа»), то:
- Если пользователь в группе один, то он автоматически подставится в табличную часть «Участники согласования»,
- Если пользователей в группе несколько, то необходимо выбрать пользователя из списка группы, при этом если пользователя не выбрать, то запустить согласование нельзя (рисунок 58),
- Нельзя указать «Очередь» пока не выбран пользователь группы.
Допускается дублирование пользователя как участника нескольких групп, при этом очередность согласования пользователем будет единая и изменяться сразу для всех записей (рисунок 59).
|
|
| 985 × 194 пикс. Открыть в новом окне | Единое значение очередности для одного пользователя как участника разных групп. |
Столбец «Очередность» устанавливает очередность согласования документа. По умолчанию выставляется «1», то есть согласование осуществляется в параллельном цикле. При установке чисел отличных от «1» согласование данному пользователю будет доступно только после того, как согласуют все пользователи с меньшей очередностью (последовательный цикл согласования).
При установке признака «Повторять рассылку уведомлений о необходимости внесения визы каждые» становится доступным для редактирования окошко с выбором интервала уведомления. После сохранения пользователям, не проставившим резолюцию, будет инициирована рассылка уведомлений о необходимости внесения визы, уведомления с напоминанием о согласовании документа будут приходить через заданный промежуток времени в соответствии с минимальной очередью.