Определение параметров согласования

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «Обсуждается (на редактировании)». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный.

В ходе определения параметров согласования необходимо:

• Указать документы для согласования,
• Выбрать стороны для согласования (в соответствии с электронными документами),
• Уведомить ответственное лицо каждой стороны.

Для этого необходимо нажать кнопку «Определить параметры согласования» (рисунок 46). Кнопка доступна пользователям с ролью «Ответственный менеджер» или «Контроллер ответственного менеджера».

В открывшемся окне визарда необходимо выбрать документы для согласования. В верхней части окна отображаются выбранные документы для согласования, в нижней – доступные к выбору: документ, его дочерние и связанные документы. При этом документы, находящиеся в статусе, который не позволяет согласовывать данный документ (отличный от «На редактировании»), и имеющие список сторон, отличный от основного документа, отображаются серым цветом (рисунок 47).

При нажатии на пиктограмму открывается окно просмотра печатной формы документа (см. Просмотрщик документов). Для переноса документов из нижней части окна в верхнюю необходимо выделить документ и нажать кнопку «Добавить». По нажатию кнопки «Добавить все» все отображаемые документы, статус которых позволяет согласовывать данный документ, будут перенесены в верхнюю часть окна.

Важно!

Текущий документ добавляется в список «Предмет согласования» по умолчанию без возможности его дальнейшего удаления.

По нажатию кнопки «Добавить все» переносятся только отображаемые документы, то есть если связанные документы какого-то из документов свернуты на дереве документов, то они в пакет согласования не попадут.

Для продолжения работы мастера нажать «Далее».

782 × 641 пикс.     Открыть в новом окне

На следующем шаге система выводит список сторон, участвующих в согласовании, и принудительно без возможности отмены включает участие сторон, для которых есть правило доступа к циклу согласования (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией» раздел «Правила доступа к электронным документам»).

Важно!

Если для организации включено правило, в котором объявлены наблюдатели ИЛИ участники согласования организации, то участие в согласовании данной организации является обязательным.

Пользователю необходимо выбрать организации, для которых будет проводиться согласование, и при необходимости указать ответственных лиц (рисунок 48).

866 × 246 пикс.     Открыть в новом окне

Для окончания определения параметров цикла согласования нажать кнопку «Сохранить».

Указанному ответственному лицу для стороны приходит уведомление (о работе с уведомлениями см. СТО МИ пользователя «Папир: Центр уведомлений») о необходимости запустить согласование (рисунок 49). Сообщение дублируется на e-mail (рисунок 50).

Важно!

Если у пользователя нет доступа к электронному документу, то он не сможет открыть документ.

При установке чекбокса «Уведомлять инициатора согласования об изменениях статусов согласования сторон» инициатору согласования будут приходит уведомления при изменении статусов согласования сторон (рисунок 51). Уведомление будет дублироваться на e-mail (рисунок 52).

После определения параметров согласования статус документа изменится на «На согласовании», а статус выбранных сторон «Требуется согласование».

Важно!

После того как электронный документ переведен в статус «На согласовании», над ним возможно только проведение непосредственно процедуры согласования или отмены согласования. Любые другие действия с электронным документом недоступны.

Редактирование параметров согласования

Редактирование параметров согласования доступно пользователям с ролями:

• «Ответственный менеджер»,
• «Контролер ответственного менеджера»,
• «Участник согласования» при наступлении очереди согласования,
• «Наблюдатель согласования» при условии, что у пользователя есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера».

Для редактирования параметров согласования необходимо нажать кнопку «Изменить параметры согласования» (рисунок 53).

В открывшемся окне внести необходимые изменения и нажать кнопку «Подтвердить» (рисунок 54).

820 × 247 пикс.     Открыть в новом окне

Важно!

Если сторона запустила согласование, то есть ее статус отличается от «Требует согласования» (см. Определение списка участников согласования документа), то ее удаление из сторон согласования и добавление ответственного лица для уведомления невозможно.

Важно!

Если установлен чекбокс «Уведомлять инициатора согласования об изменении статусов согласования сторон», то при каждом изменении «Сторон согласования» инициатору согласования будет приходить уведомление.

Определение списка участников согласования документа

Важно!

Список участников согласования определяется для каждой стороны отдельно.

Определение круга участников согласования документа осуществляется по нажатию кнопки «Запустить цикл согласования» (рисунок 55), которая доступна для пользователей с ролями для данной стороны:

• «Участник согласования» при условии, что у пользователя также есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера»,
• «Наблюдатель согласования» при условии, что у пользователя также есть роль «Ответственный менеджер» или «Контролер ответственного менеджера».

В открывшемся окне «Параметры цикла согласования» доступно изменение списка участников и наблюдателей организации.

Для добавления участника согласования необходимо начать ввод данных (ФИО) участника согласования. В выпадающем списке выбрать необходимого участника и нажать кнопку «Добавить в список» (рисунок 56) или кнопку Enter на клавиатуре.