Чтобы добавить новый отбор необходимо нажать правой клавишей мыши в табличной части с отборами и выбрать в контекстном меню «Новый элемент» (рисунок 48).

Появится новая строка в табличной части отборов. В колонке «Поле» нужно выбрать необходимый отбор. В колонке «Значение» проставить необходимое значение (рисунок 49).

Уведомление работающих сотрудников и руководителей о закрепленных за ними материальных ценностях

Для рассылки уведомлений используется обработка «Универсальная обработка рассылки уведомлений» с видом отчета о материальных ценностях, выданных в подотчет (рисунок 50).

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть подставляется перечень, по которым будут сформированы данные в отчете, а также основной и дополнительный список рассылки из настроек (рисунок 51).

При формировании отчета из списка исключаются организации, которые являются «закрытыми».

После нажатия на кнопку «Выгрузка в Лотус» происходит выгрузка данных по всем строкам с выставленным признаком «Обрабатывать».

Вариант рассылки «Физ лицо»

При выгрузке текст уведомления по работнику следующий:

«Предлагаем вам рассмотреть информацию о полученных вами товарно-материальных ценностях для использования в производственных целях.

<Отчет о МЦ, выданных в ПО, по ФизЛицу> (И личный подотчет, и по складу)

В случае несогласия с данными отчета предлагаем указать причины и принять меры к их устранению.

По вопросам, связанным со списанием, перемещением, движением товарно-материальных ценностей, необходимо обращаться в отдел внедрения сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус.

По вопросам, связанным с арендованным имуществом, необходимо обращаться в Организацию-арендодателя, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус»

Выгрузка «пустого» отчета в СЭД Lotus Notes запрещена.

Вариант рассылки «Директор»

При выгрузке текст уведомления по руководителю следующий:

«Руководителю организации, <ФИО руководителя>.

Уведомляем Вас о материальных ценностях на <дата формирования отчета>, находящихся в подотчетах сотрудников, в т.ч. уволенных, и на складах, где установлены материально-ответственные лица, организации <Организация>.

Предлагаем Вам в срок до <дата выгрузки + 2 дня> рассмотреть информацию о материальных подотчетах уволенных сотрудников организации, принять меры к незамедлительному предоставлению первичных учетных документов, подтверждающих передачу материальных ценностей на склад, или в подотчет иному работнику.

В случае отсутствия указанных документов предлагаем Вам дать распоряжение/поручение/согласие в отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий для подготовки документов о взыскании задолженности по материальному подотчету в судебном порядке.

По вопросам, связанным со списанием, перемещением, движением товарно-материальных ценностей, необходимо обращаться в отдел внедрения сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус.

По вопросам, связанным с арендованным имуществом, необходимо обращаться в Организацию-арендодателя, с использованием базы СЭД, оформляя письмо в электронной почте ИС Лотус»

Отчет «Ведомость по подтвержденным отчетам в ПУД»

Отчет собирает подтвержденные документы «Выгрузка отчета в ПУД» за определенный период. Внешний вид отчета представлен на рисунке 52.

Также в отчете можно установить отбор в табличной части отборы. Установка отборов описана в разделе «Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет».

По умолчанию отчет формируется по следующим полям (таблица 1).

Организация
Вид отчета
Физ. лицо
Ссылка	Подписан

Отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей

Отчет собирает обороты по всем счетам за определенный период, где 2-ое субконто – Склад, в котором проставлен МОЛ.

Группировка строк:

• МОЛ,
• Организация,
• Счет учета,
• № п/п,
• Субконто2 – Склад,
• Артикул/ Инв. Номер,
• Субконто1,
• Единица хранения остатков.

Поля:

• Остаток на начало периода (Количество на начало периода; Сумма на начало периода),
• Обороты Дт (Количество Дт; Сумма Дт),
• Обороты Кт (Количество Кт; Сумма Кт),
• Остаток на конец (Количество на конец периода; Сумма на конец периода).

На рисунке 53 представлен пример сформированного отчёта

Также в отчете можно установить отбор в табличной части отборы. Установка отборов описана в разделе «Отчет о материальных ценностях, выданных в подотчет».

Отчет о движении основных средств и товарно-материальных ценностей по регламентному заданию выгружается в ПУД в СЭД Lotus Notes.

По выполнению регламентного задания формируется задача (рисунок 54), которая приходит бухгалтеру, установленному в регистре сведений с вариантом адресации «Ответственный по выгрузке Отчета о движении ТМЦ» (установка адресации происходит в документе «Установить адресацию бизнес-процессов»)

По кнопке «Данные задачи» открывается форма отчета для выгрузки (рисунок 55).

По кнопке «Выгрузить в Лотус» на форме задачи отчет выгружается в СЭД Lotus Notes.

Процесс согласования запускается в базе СЭД Lotus Notes автоматически, после выгрузки отчета ответственным бухгалтером. Уведомление бухгалтеру не создается, если у физ. лица реквизиты Notes Address и Notes Address LDAP не заполнены.