• Сторона – Поставщик/Покупатель;
• Представитель – представитель компании (физлицо или юрлицо), который будет указана в печатной форме (данные синхронизируются с учетной системы);
• ФИО – пользователь портала, соответствующий представителю. Если представитель физическое лицо, то колонка заполнена автоматически. Если представителем является юридическое лицо, то необходимо выбрать представителя из списка, отфильтрованному по указанному юрлицу.

Автоматически добавленных пользователей удалить нельзя. Появится следующее предупреждающее сообщение:

У автоматически добавленных пользователей можно дозаполнить пустые ячейки в строке ФИО.

Автоматически добавленный список можно отредактировать, добавив новых пользователей или удалив их. Добавить новых пользователей можно с помощью кнопки . На открывшейся форме выбираем сторону и представителя данной стороны. Значение в ячейке ФИО подставляется автоматически, если в выпадающем списке одно значение, иначе необходимо заполнить ячейку самостоятельно.

Нажимаем «Сохранить».

Выбрать два раза одно и то же лицо для передачи на подписание невозможно, появится сообщение вида:

По кнопке «Сохранить список» окно закрывается, документ изменяет статус на «Обсуждается (на подписании)».

Автоматически выбранным пользователям добавляется роль доступа «Ответственный менеджер», и им становится доступно подписание электронного документа.

В основное обсуждение для данного документа добавляется сообщение о том, что данный документ отправлен на подписание:

Также добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести подписание.

Система отображает список подписывающих сторон со следующей информацией:

• Дата направления на подпись
• Участник
• Статус подписания (подписано / не подписано)
• Дата подписания
• Комментарий

Редактирование списка подписывающих сторон

Отредактировать участников, подписывающих документ, можно только у документа в статусе «Обсуждается (на подписании)». Выполняем команду «Изменить список подписывающих сторон».

В открывшемся окне «Список подписывающих» пользователь может добавить новых участников или исключить участников из списка, кроме участников, добавленных системой автоматически. Сохранение происходит по кнопке «Сохранить список».

После редактирования списка подписывающих сторон в основное обсуждение для данного документа добавляется сообщение:

Также добавленным пользователям отправляется email-уведомление c целью их информирования об изменении участников.

Подписание электронного документа

Подписать можно документ, имеющий статус «Обсуждается (на подписании)».

Системные требования

Программные средства, требуемые для обеспечения возможности подписания документов электронной подписью:

• Браузер Internet Explorer 9 и выше. Остальные браузеры для работы не поддерживаются: при попытке подписать документ в другом браузере система будет выводить следующую ошибку:

• Операционная система Windows XP и выше;
• Плагин КриптоПро – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи (установка плагина описана в «Руководстве пользователя по работе с приложением «Управление профилем»);
• Сертификат, выданный Удостоверяющим центром (добавление сертификата в список доверенных описана в «Руководстве пользователя по работе с приложением «Управление профилем»), или смарт-карта.

Подписание документа

В разделе «Подписание» нажимаем кнопку «Подписать».

Важно!

Может появиться сообщение Security Alert, в котором сообщается, что порталу требуется доступ к личным сертификатам ЭЦП, зарегистрированным в Вашей системе. Нажмите на кнопку «Yes», иначе операция будет прервана, и Вы не сможете подписать документ.

Далее, открывается окно «Подписание документа» со списком сертификатов, которые разрешено использовать для подписи документов в информационной системе, и полем для ввода комментария. Выберите сертификат, содержащий информацию о Вас и компании, представителем которой Вы являетесь.

Важно!

Если подписание происходит с помощью смарт-карты, то она должна быть установлена в картридер, иначе будет доступен только просмотр сертификатов в хранилище локального компьютера.