После сохранения обсуждение автоматически свяжется с документом и появится в разделе «Обсуждения».

Согласование документа

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа:

• статус согласования документа;
• список участников согласования
• ФИО участника;
• решение – резолюция, которую вынес участник согласования (одобрено / отклонено / не определен);
• дата решения – дата установки резолюции;
• комментарий.

Определение списка участников согласования документа

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «Обсуждается (на редактировании)». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный.

Чтобы выбрать участников, выполняем команду «Определить участников согласования». Открывается окно «Участники согласования», в котором с помощью кнопки «Добавить в список» осуществляем выбор ответственных за согласование лиц и нажимаем «Сохранить список»:

Важно!

Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.

После определения согласующих статус согласования примет значение «На согласовании», а статус документа – «Обсуждается (на согласовании)».

Автоматически выбранные пользователи добавляются в список участников электронного документа, а также включаются в участники обсуждения. Участникам согласования станет доступна кнопка для внесения резолюции.

Кнопки редактирования списка участников, отмены и перезапуска согласования доступны только ответственным менеджерам и контролерам ответственных менеджеров.

После определения списка участников согласования в основное обсуждение для данного документа добавляется сообщение:

Также добавленным пользователям будет отправлено email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести то или иное действие над документом.

Редактирование списка ответственных за согласование

Редактирование доступно для документа в статусе согласования «На согласовании». Выполняем команду «Редактировать список участников согласования», открывается окно с ранее выбранными участниками согласования. Можно отредактировать список, удалив старых или добавив новых участников. После произведенных действий выполняем команду «Сохранить список».

После редактирования списка ответственных за согласование список участников согласования обновляется и в основном обсуждении для данного документа появляется отметка о том, что для данного документа был изменён список согласования:

Также добавленным пользователям будет отправлено email-уведомление c целью их информирования о необходимости произвести то или иное действие над документом.

Установка резолюции согласования документа

Внести резолюцию (согласовано/не согласовано) участник согласования может только у документа со статусом согласования «На согласовании». Для этого необходимо выбрать команду «Добавить резолюцию», указать комментарий и подтвердить действие.

После установки резолюции:

• устанавливается резолюция согласования документа;

• в основном обсуждении для документа появляется новая запись:

• пользователю для данного документа становится недоступна кнопка для добавления резолюции.

Если все участники согласования установили резолюцию «Согласован», то система автоматически устанавливает статус для всего документа «Согласован» и добавляет сообщение в основное обсуждение документа:

Отмена текущего согласования документа

Отменить согласование можно у документа со статусом «Обсуждается (на согласовании)» и статусом согласования «Согласован», «Не прошел согласование», «На согласовании».

Для отмены текущего согласования документа и его результатов необходимо выполнить команду «Отменить согласование» и подтвердить свое решение. После отмены согласования статус согласования документа и список участников согласования очищается, добавляется сообщение: