Рассылка формируется по кнопке «Выполнить рассылку», которая доступна только, если статус закупки «Проводится закупка».

Открывается форма «Рассылка».

На форме «Рассылка» проверяется контактное лицо (при необходимости его можно изменить) и указываются те коды КПЕС, по которым необходимо провести рассылку. Рассылка пройдет только тем продавцам, у которых есть ТРУ, на выбранных КПЕС.

По кнопке «Разослать» запускается процесс рассылки извещений продавцам. Пример рассылки представлен на рисунке:

При каждом повторном нажатии на кнопку «Разослать», процесс стартует заново, но рассылка производится тем организациям, которые отсутствовали в предыдущем списке рассылки и после объявления закупки добавили ТРУ в прайс по указанным ранее кодам закупаемых ресурсов.

По кнопке открывается просмотр деталей произведенной рассылки.

В табличной части «Получатели» отображаются контрагенты (юр. лица), полученные, исходя из анализа CGC, которые выбираются для отправки.

Колонки:

• наименование юридического лица;
• адрес (может быть несколько адресов) – электронный адрес юридического лица (синхронизируется из 1С: Каталоги). Если адрес отсутствует, необходимо добавить электронную почту в карточку юридического лица в справочнике «Каталог лиц» и нажать на кнопку «Выгрузить в Skotch». Либо отредактировать редактором организации информацию в «Управлении организацией».

• Статус – текущий статус рассылки:
• успешно отправлено – говорит о том, что отправка писем на e-mail прошла успешно;
• отправка удалась не на все из указанных адресов – говорит о том, что не на все адреса удалось выполнить отправку почты;
• нет электронных адресов – говорит о том, что у контрагента нет адресов электронной почты;
• нет подходящих электронных адресов – говорит о том, что адреса некорректны – то есть, например, имеют включение русских букв или другие ошибки;
• ожидает отправки – говорит о том, что письмо еще находится в очереди и еще не предпринимались попытки отправить его;
• в процессе обработки – говорит о том, что письмо отправляется в настоящий момент;
• отправка не удалась – ошибка при отправке.

  1. Получение коммерческих предложений

В разделе «Предложения» представлены все поступившие полные (корректные/некорректные) и неполные предложения по данной закупке.

Колонки:

• контрагент – организация, создавшая коммерческое предложение, удовлетворяющее требованиям закупки;
• сумма – сумма коммерческого предложения по всем ресурсам;
• дата поступления – дата поступления коммерческого предложения;
• статус – текущий статус коммерческого предложения;
• файл – файл, приложенный продавцом при заполнении коммерческого предложения.

При проведении закупки наименования поставщиков скрыты для всех пользователей кроме автора закупки.

Наименования открываются в момент присвоения одного из следующих статусов:

• Отменена
• Завершена
• Подводятся итоги

По кнопке открывается форма «Детали предложения», на которой отображается предложение контрагента.

При помощи кнопок в нижней части формы имеется возможность перехода по страницам.

Добавление предложения поставщик осуществляет в своем личном кабинете.

1. Отмена закупки

В разделе Информация → Общие сведения представитель покупателя может отменить закупку с помощью кнопки «Отменить закупку».

Отмена закупки возможна из следующих статусов:

• «Закупка создана»
• «Проводится закупка»
• «Подводятся итоги»
• «Закупка не состоялась»

После подтверждения отмены закупка перейдет в статус «Закупка отменена».

1. Продление закупки

Если у закупки установлено автоматическое продление, то закупка продляется на X минут в том случае, если за Y минут до окончания закупки:

• поступило хотя бы одно коммерческое предложение со статусом полное (корректное или некорректное);
• отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом неполное с изменением в статус полного (корректное или некорректное);
• отредактировано уже поданное коммерческое предложение со статусом полное с уменьшением стоимости более чем на Z.

где:

X - время продления, установленное ранее при создании закупки (минуты);

Y - время до окончания, установленное ранее при создании закупки, в которое система должна проверять условия для продления (минуты);

Z - значение, установленное ранее при создании закупки (руб.)

Вручную продлить закупку можно в разделе Информация → Общие сведения с помощью кнопки «Продлить закупку», изменив дату и время окончания закупки:

Продлевать можно закупки со статусами «Проводится закупка», «Закупка не состоялась». Продлевать закупки со статусами «Подводятся итоги», «Закупка завершена» и «Закупка отменена» нельзя.

Продлевать закупку можно только вперед (т.е. не раньше текущей даты и текущего времени + 10 минут).

После продления закупка автоматически:

• меняется статус закупки на «Проводится закупка»;
• происходит рассылка уведомления о продлении всем пользователям, которые не отписались от рассылки и у которых есть в прайсе ТРУ по коду закупаемого ресурса.

1. Подведение итогов

В момент окончания закупки процедура подведения итогов по Закупке происходит следующим образом:

• устанавливается запрет на редактирование коммерческих предложений, созданных на основании данной закупки;
• открываются для просмотра названия юридических лиц поставщиков, подававших коммерческие предложения;
• закупка принимает статус «Подводятся итоги»;
• представителю заказчика приходит уведомление о том, что ему необходимо выбрать победителя.

В момент подведения итогов коммерческие предложения не могут быть исправлены поставщиками, то есть данные уже не изменятся и их можно использовать для анализа. Для этого в разделе «Предложения» есть возможность по кнопке «Экспорт в Excel» выгрузить все поступившие коммерческие предложения в Excel файл, который попадает в раздел «Файлы». На сайте «Закупки» этот файл отображаться не будет.