При добавлении упоминания пользователю предоставляется доступ к обсуждению, и он автоматически становится участником электронного документа.

Обсуждения с упоминанием пользователя появляются в отдельном разделе «Где меня упомянули» приложения «Обсуждения», но отображаются там только обсуждения, в которых сообщение с упоминанием не прочитано. Прочитанные обсуждения отображаются в общем списке всех обсуждений в разделе «Несортированное», см. Рисунок 30.

9.2.2. Добавление ссылки на документ

В списке договоров находим кнопку «Получить код для вставки» , см. Рисунок 31.

868 × 122 пикс.     Открыть в новом окне

Копируем ссылку на документ, см. Рисунок 32.

Далее, вставляем ее в комментарий обсуждения. Система автоматически определяет и подставляет название договора с ссылкой на него, см. Рисунок 33.

После опубликования сообщения текущее обсуждение появится в списке обсуждений указанного договора.

10. Согласование документа

Раздел «Согласование» содержит информация о процедуре согласования электронного документа, см. Рисунок 34:

• статус согласования документа;
• список участников согласования
• ФИО участника;
• решение – резолюция, которую вынес участник согласования (одобрено / отклонено / не определен);
• дата решения – дата установки резолюции;
• комментарий.

10.1. Определение списка участников согласования документа

Система позволяет начать согласование только для документов, находящихся в статусе «Обсуждается (на редактировании)». Невозможно отправить на согласование документ, находящийся на подписании или подписанный – система будет выводить сообщение, см. Рисунок 35:

Чтобы выбрать участников, выполняем команду «Определить участников согласования». Открывается окно «Участники согласования», в котором с помощью кнопки «Добавить в список» осуществляем выбор ответственных за согласование лиц и нажимаем «Сохранить список», см. Рисунок 36:

Важно!

Невозможно отправить документ на согласование, если не выбран хотя бы один участник, ответственный за согласование документа.

После определения согласующих статус согласования примет значение «На согласовании», а статус документа – «Обсуждается (на согласовании)».

Автоматически выбранные пользователи добавляются в список участников электронного документа, а также включаются в участники обсуждения. Участникам согласования станет доступна кнопка для внесения резолюции.

Кнопки редактирования списка участников, отмены и перезапуска согласования доступны только ответственным менеджерам и контролерам ответственных менеджеров, см. Рисунок 37.

После определения списка участников согласования в основное обсуждение для данного документа добавляется сообщение, см. Рисунок 38:

10.2. Редактирование списка ответственных за согласование

Редактирование доступно для документа в статусе согласования «На согласовании». Выполняем команду «Редактировать список участников согласования», открывается окно с ранее выбранными участниками согласования. Можно отредактировать список, удалив старых или добавив новых участников. После произведенных действий выполняем команду «Сохранить список».

Важно!

Нельзя исключить из списка участников, которые на момент редактирования списка установили свою резолюцию. Система выдаст следующее сообщение, см. Рисунок 39:

После редактирования списка ответственных за согласование список участников согласования обновляется и в основном обсуждении для данного документа появляется отметка о том, что для данного документа был изменён список согласования, см. Рисунок 40:

10.3. Установка резолюции согласования документа

Внести резолюцию (согласовано/не согласовано) участник согласования может только у документа со статусом согласования «На согласовании». Для этого необходимо выбрать команду «Добавить резолюцию», указать комментарий и подтвердить действие, см. Рисунок 41.