Если подписание происходит с помощью смарт-карты, то она должна быть установлена в картридер, иначе будет доступен только просмотр сертификатов в хранилище локального компьютера.

Необходимо выбрать нужный сертификат из списка, при необходимости добавить комментарий, который будет добавлен в общее обсуждение документа, и нажать кнопку «Подписать». Если сертификат не был выбран, то появится сообщение об ошибке (рисунок 210). Если у сертификата истек срок действия, то появится соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 211). Если редактор организации запретил подписание первичных учетных документов, то при подписании документов с формой «Акт сдачи-приемки оказанных услуг», «Акт сдачи-приемки выполненных работ», «СМК Товарная накладная», «Акт сдачи-приемки оказанных услуг с несколькими контрагентами» или «Первичный документ с произвольной печатной формой» отобразится соответствующее сообщение об ошибке (рисунок 212, подробнее о запрете см. в инструкции СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»).

334 × 154 пикс.     Открыть в новом окне	Ошибка, если сертификат не был выбран.

600 × 161 пикс.     Открыть в новом окне	Ззакончился срок действия сертификата.

600 × 161 пикс.     Открыть в новом окне	Запрет подписания ПУД.

Возможно появление предупреждающего окна в Internet Explorer (рисунок 213) или Google Chrome, Яндекс.Браузер (рисунок 214), в зависимости от выбранного для работы браузера.

477 × 285 пикс.     Открыть в новом окне	Предупреждение системы безопасности.

496 × 380 пикс.     Открыть в новом окне	Подтверждение доступа.

Необходимо нажать «Да». При необходимости отметить «Не показывать диалог в следующий раз». Если пользователь подписывает документ с помощью смарт-карты, то система предложит ввести пароль (рисунок 215). Необходимо ввести пароль и нажать «ОК».

464 × 311 пикс.     Открыть в новом окне	Ввод пароля смарт-карты.

При нажатии на кнопку «Подписать» в документах с типом «Договор» или «Спецификация», если организация второй стороны находится в черном списке или не аккредитована и не было пройдено согласование в соответствии с правилами организации-Заказчика «Участие ответственных сотрудников организации в согласовании документов если контрагент-поставщик не аккредитован или находится в черном списке» и «Контроль аккредитации и черного списка» (см. СТО МИ пользователя «Папир: Управление организацией»), то появляется сообщение об ошибке (рисунок 216) и подписание отменяется. В этом случае необходимо отменить подписание и запустить повторное согласование документа (см. Перезапуск согласования документа).

747 × 196 пикс.     Открыть в новом окне	Сообщение об ошибке при подписании.

После подписания электронного документа электронной подписью пользователь отмечается как подписавший документ. Подпись может быть загружена по кнопке (рисунок 217).

741 × 275 пикс.     Открыть в новом окне	Список подписывающих сторон и их резолюции.

Скачиваемый документ и файл подписи позволяют проходить проверку в сервисе https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/ (см. Проверка электронной подписи на подлинность).

После подписания документа пользователю недоступно для выполнения редактирование документа и сценарии, связанные с согласованием документа (определение списка участников, редактирование списка участников, перезапуск согласования, отмена текущего согласования).

После подписания электронного документа всеми участниками система автоматически переводит договор в статус «Действует», напротив печатной формы документа отображается значок .

После подписания документа инициатор подписания получает уведомление о завершении подписания в центре уведомлений и на e-mail.

Чтобы направить на подписание или подписать пакет документов нужно сначала открыть список доступных для действий документов, нажав на кнопку «Групповое подписание» (рисунок 218). Кнопка «Групповое подписание» доступна всем пользователям с доступом к документу.

1019 × 570 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор документов для групповых операций при подписании.

В открывшемся окне «Выбранные документы» будет выведена вся иерархия документов, связанных с родительским договором, включая документы, привязанные вручную, при условии, что у пользователя есть доступ к данным документам. Подробнее об окне «Выбранные документы» см. в разделе Групповые операции над документами в картотеке электронных документов.

В следующих разделах подробно описывается процесс отправки на подписание и подписания пакета документов.

Чтобы отправить на подписание документы, пользователь должен указать нужные документы в окне «Выбранные документы» и нажать на кнопку «Направить на подписание» (рисунок 219).

1019 × 570 пикс.     Открыть в новом окне	Процесс отправки на подписании группы документов из карточки документа.

Если перед нажатием на кнопку «Направить на подписание» пользователь не выбрал ни одного документа, то возникнет сообщение об ошибке (рисунок 220).

303 × 154 пикс.     Открыть в новом окне	Ошибка, если не выбраны документы для обработки.

Процесс обработки документа может занять некоторое время. Прогресс выполнения операции отображается для каждого документа на протяжении всей операции. Документы отправляются на обработку по очереди. При этом производится проверка прав доступа пользователя, а также статус самого документа. Если пользователь не может направить документ на подписание, то в поле «Результат» выводится сообщение: «Направление на подписание недоступно». Если документ был успешно направлен на подписание, то в поле «Результат» выводится сообщение «Направлен на подписание успешно» (рисунок 221).

819 × 406 пикс.     Открыть в новом окне	Последовательная обработка каждого документа и вывод ее результата.

Для направления на подписание требуется заполнить список подписантов. Если система не смогла заполнить его автоматически, то при обработке документа появится окно «Список подписывающих», в котором выведены представители сторон – подписантов документа (рисунок 222). Подробнее об окне см. в разделе Определение списка подписывающих сторон.

898 × 497 пикс.     Открыть в новом окне	Окно "Список подписывающих" при групповом подписании..

Если представителями нескольких сторон выбран один и тот же пользователь, то в списке подписывающих сторон будут отображаться оба, в отличии от определения подписывающих из карточки документа.

Пользователю нужно определить список подписывающих пользователей, заполнив все поля табличной части. Для этого нужно выбрать строку с представителем и нажать на кнопку , чтобы отредактировать запись. Подробнее об определении подписантов см. в разделе Определение списка подписывающих сторон.

После заполнения всех полей пользователю нужно нажать на кнопку «Сохранить». Обработка документа продолжится с указанными пользователем данными.

Окно «Список подписывающих» появляется для каждого документа, в котором система не смогла заполнить список автоматически.

Если пользователь нажал на кнопку «Отмена» или закрыл форму, то система останавливает обработку всех документов.

Перед подписанием документов нужно настроить браузер и персональный компьютер для работы с цифровой подписью. Об этом подробнее см. в разделе Системные требования.

Чтобы подписать несколько документов, пользователь должен указать документы в окне «Выбранные документы» и нажать на кнопку «Подписать» (рисунок 223).

883 × 562 пикс.     Открыть в новом окне	Процесс подписания группы документов из карточки документа.

Если перед нажатием на кнопку «Подписать» пользователь не выбрал ни одного документа, то возникнет сообщение об ошибке (рисунок 224).

Далее, открывается окно «Подписание документа» со списком сертификатов, выданных доверенным Удостоверяющим центром, которые разрешено использовать для подписи документов в информационной системе, и полем для ввода комментария (рисунок 225). Необходимо выбрать сертификат, содержащий информацию о пользователе и компании, представителем которой пользователь является. Подробнее о процессе подписания и возможных ошибках см. в разделе Подписание документа.

525 × 303 пикс.     Открыть в новом окне	Выбор сертификата для подписания.

Процесс обработки документов может занять некоторое время. Прогресс выполнения операции отображается для каждого документа на протяжении всей операции. Документы отправляются на обработку по очереди. Если пользователь не может подписать документ, то в поле «Результат» выводится сообщение: «Подписание не доступно» или текст другой ошибки. Если получилось подписать документ, то в поле «Результат» выводится сообщение «Подписан успешно» (рисунок 226).

747 × 425 пикс.     Открыть в новом окне	Результат группового подписания.