Утративший силу
Пользователь может создать файл Excel для импорта данных самостоятельно (учитывая, что установленный офисный пакет приложений Microsoft Office должен быть не ниже версии 2007 года).
Файл может содержать несколько листов с любыми названиями, но в каждом листе должна быть шапка таблицы, как в шаблоне, и количество записей на листе не должно превышать тысячи.
Наименование колонки | Правила заполнения |
Название охранного контура | – полное наименование охранного контура, обязательно для заполнения, |
Название юридического лица | – наименование юридического лица, поле не обязательно для заполнения в случае, если указан Каталожный номер юридического лица или ИНН, |
ИНН юридического лица | – номер ИНН юридического лица, поле не обязательно для заполнения в случае, если указан Каталожный номер юридического лица, |
Каталожный номер юридического лица | – идентификационный номер юридического лица в системе Папир, поле обязательно для заполнения в случае, если не указано название или ИНН юридического лица, |
ФИО сотрудника | – полное ФИО физического лица, являющегося сотрудником юридического лица; поле не обязательно для заполнения в случае, если указан Каталожный номер сотрудника, |
Каталожный номер сотрудника | – идентификационный номер физического лица в системе Папир, поле обязательно для заполнения в случае, если не указано ФИО сотрудника, |
Дата входа | – дата в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм, поле обязательно для заполнения, |
Дата выхода | – дата в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:мм, поле не обязательно для заполнения. |
Для импорта записей в журнал в окне «Импорт записей табеля учета рабочего времени из Excel» нужно нажать на кнопку и выбрать файл формата Excel для импорта. Путь до указанного файла на компьютере пользователя отобразится в центральном поле формы, при этом часть пути может быть скрыта обозначением «fakepath» в зависимости от настроек браузера (рисунок 342). После выбора файла необходимо нажать на кнопку «Импорт».
После нажатия кнопки «Импорт» появляется сообщение об успешном формировании запроса на заполнение табеля учета рабочего времени по данных файла Excel.
Если файл для загрузки в систему не был выбран или выбран файл формата отличного от Excel, то при нажатии на кнопку «Импорт» появится соответствующее сообщение об ошибке (рисунки 343 и 344).
После загрузки данных в систему происходит первичная проверка на корректность шапки листа и непревышение лимита строк. Далее проверяется правильность заполнения полей таблицы и наличие указанных юридических лиц и их представителей в справочниках системы.
После завершения первичной проверки данных выполняется построчный импорт строк в журнал учета. Для каждой строки последовательно выполняется стандартная проверка на непересечение дат посещений физических лиц и наличие у пользователя прав на добавление записей для выбранного охранного контура (аналогично проверке при ручном добавлении записи, см. Ручное добавление записей в журнал).
Записи добавляются в журнал только в случае, если все строки листа прошли проверку. Проверка выполняется для каждого листа отдельно и не влияет на импорт данных с других листов.
После импорта записей пользователь получает уведомление в центре уведомлений и письмо на e–mail. В уведомлении отражается наименование каждого успешно импортированного листа и количество записей, которое было импортировано с каждого листа (рисунок 345).
Если при импорте листа будут переданы некорректные данные, например, количество записей более 1000 или по указанным реквизитам не будет найдено юридическое лицо, то в уведомлении отобразится текст соответствующей ошибки с указанием страницы и строки (рисунки 346 и 347).
Если в процессе распознавания данных файла Excel возникла не классифицированная ошибка, то пользователь получит уведомление с просьбой обратиться в техническую поддержку (рисунок 348).
При импорте записей в журнал учета рабочего времени может возникнуть не классифицируемые ошибки. В таком случае для определения и устранения ошибки нужно выполнить следующие действия:
- Проверить загружаемый файл на соответствие шаблону,
- Убедиться, что в ячейках нет формул. Если ячейки содержат формулы, то рекомендуется скопировать таблицу с данными в новый файл формата Excel с помощью функции «Вставка значений»,
- Попробовать импортировать файл только с шапкой и одной записью журнала.
Редактирование записи доступно по кнопке «Редактировать запись» 
, расположенной слева от строк журнала учета рабочего времени. Открывается всплывающее окно «Редактирование записи в журнале учета», которое содержит строки для заполнения аналогичные окну «Создание записи в журнале учета», при этом поля «Юридическое лицо» и «Сотрудник» не доступны для редактирования (рисунок 349).
, расположенной слева от строк журнала учета рабочего времени. Открывается всплывающее окно «Редактирование записи в журнале учета», которое содержит строки для заполнения аналогичные окну «Создание записи в журнале учета», при этом поля «Юридическое лицо» и «Сотрудник» не доступны для редактирования (рисунок 349).
При сохранении записи происходит проверка на пересечение записей по периоду для данного пользователя. При попытке создать запись с периодом, который уже зафиксирован в табеле учета рабочего времени, появится сообщение об ошибке.
Для удаления записей необходимо выбрать нужные записи и нажать на кнопку «Удалить выбранные записи». В появившемся окне подтвердить действие удаления (рисунок 350). Выбранные записи будут удалены.
Если перед удалением не была выбрана хотя бы одна запись, то появляется окно с сообщением об ошибке (рисунок 351).
Чтобы выбрать все записи журнала на странице нужно нажать заголовок колонки (рисунок 352). Аналогичным образом можно снять выделение со всех записей на странице.
Формирование отчета в Excel доступно для всех пользователей, имеющих доступ к хотя бы одному проекту, входящему в охранный контур (см. Система доступа).
Для выгрузки отчета в файл Excel предназначена кнопка «Сформировать журнал учета рабочего времени». При нажатии на кнопку открывается окно, в котором можно задать требуемые значения в разрезе организаций и периода (рисунок 353).
После выбора настроек необходимо нажать кнопку «Сформировать Excel». Система сформирует файл и ссылка на полученный файл будет отправлена пользователю в виде уведомления и на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунки 354 и 355).
|
|
| 1269 × 320 пикс. Открыть в новом окне | Письмо со ссылкой на экспортированный табель учета рабочего времени. |
В отчете Excel отображаются данные: Организация, ФИО, День месяца, Каталожные номера юридических лиц и сотрудников. Если Строка журнала имеет запись, в которой день входа не равен дню выхода, то она разбивается.
Пример сформированного отчета «Журнал учета рабочего времени» по всем организация за период представлен на рисунке 356.
|
|
| 1465 × 486 пикс. Открыть в новом окне | Пример сформированного отчета "Табель учета рабочего времени". |