Действующий
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами несекретного характера независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Организация делопроизводства в Росимуществе осуществляется с использованием системы электронного документооборота автоматизированной системы "Делопроизводство и документооборот" (далее - АС ДОУ) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Используемая система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
Требования настоящей Инструкции по работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (персональные данные, сведения служебного характера), регулируются отдельными правовыми актами Росимущества.
Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан и организаций устанавливаются в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Росимущества осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Росимуществе на основе единой политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росимущества осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архива (далее - Служба делопроизводства), в соответствии с Положением о нем.
1.7. Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях Росимущества осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении и передачу дел на архивное хранение (далее - делопроизводитель подразделения), совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей.
Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами. Примерный перечень функций, выполняемых ими, приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции.
Делопроизводитель подразделения назначается руководителем структурного подразделения. Сведения о делопроизводителях подразделения предоставляются в Службу делопроизводства Росимущества.
На время болезни (отпуска, командировки) делопроизводителя подразделения его обязанности возлагаются на другого работника.
При освобождении делопроизводителя подразделения от замещаемой должности в данном структурном подразделении или его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 15).
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Росимущества возлагается на их руководителей.
1.9. Работники Росимущества несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.10. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Агентства, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Передача служебных документов, их копий или проектов иным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам допускается только с письменного указания (резолюции) руководства Росимущества и на основании письменных запросов.
Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации, а также законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и требованиями Инструкции через соответствующее подразделение, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.
Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением руководства Росимущества и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников документов.
1.11. Служба делопроизводства в соответствии с графиком, утверждаемым заместителем руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей), организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Росимущества и о результатах докладывает руководству Росимущества.
1.12. Термины и основные понятия, используемые в настоящей Инструкции, приведены в приложении N 65 к настоящей Инструкции.
2.1.1. В деятельности Росимущества создается комплекс организационно-распорядительных документов, в том числе: приказы, распоряжения, правила, положения, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты. Их состав не должен противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативным правовым актам Минфина России, осуществляющего координацию и контроль деятельности Агентства, а также определяется компетенцией Росимущества, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.
2.1.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Росимущества, руководитель Росимущества и его заместители дают письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у них совещания.
2.1.3. Проекты приказов и распоряжений (далее - распорядительные документы) готовят структурные подразделения Росимущества в плановом порядке, на основании поручений руководства Росимущества либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности Росимущества, их согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись руководству Агентства возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект документа.
Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства.
Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Росимущества.
2.1.4. Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов.
2.1.5. В установленных законодательством случаях по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные документы, которые оформляются как единый документ: приказ, протокол, положение, распоряжение, письмо и др.
2.1.6. В пределах своей компетенции Росимущество направляет письма, поручения, заключает договоры, контракты и т.д. При необходимости могут готовиться и подписываться письма совместно с другими органами и организациями.
Различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые в деятельности Росимущества для обмена информацией с другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными объединениями, организациями и гражданами (служебные письма, телеграммы, электронные сообщения, факсограммы и др.), составляют его служебную переписку.
электронные документы (документы, созданные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе);
электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота в формате PDF.
2.1.8. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.
2.1.9. Перечень видов документов, образующихся в деятельности Росимущества, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, согласован с Росархивом и утвержден приказом Росимущества от 30 июня 2011 г. N 231.
2.1.10. Перечень видов документов, используемых в электронном виде при организации информационного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов, установлен распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. N 583-р "Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 N 1494" (далее - распоряжение Правительства Российской Федерации N 583-р).
2.1.11. При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, которые по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.
При визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для определенного вида документа.
2.2.1. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным.
2.2.2. Состав реквизитов служебных документов, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются в соответствии с положениями национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016.