Приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 27 января 2021 г. N 13 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом"

В соответствии с пунктами 9, 9.9 Положения о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432, пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), в целях дальнейшего совершенствования системы организации делопроизводства и порядка оформления документов в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Инструкция).

2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции на руководителей структурных подразделений Росимущества.

3. Руководителям структурных подразделений Росимущества в месячный срок ознакомить с настоящей Инструкцией всех работников подведомственных подразделений и обеспечить строгое соблюдение установленного порядка на всех этапах работы со служебными документами, в том числе электронными, включая подготовку, оформление, согласование, исполнение документов и формирование их в дела, а также текущее хранение и передачу в архив дел, подлежащих дальнейшему хранению.

4. Руководителям территориальных органов Росимущества учитывать основные положения настоящей Инструкции при разработке инструкции по делопроизводству в возглавляемых территориальных органах.

5. Считать утратившим силу приказ Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 22 июня 2009 г. N 178 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом".

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Инструкция
по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (далее - Правила делопроизводства), в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами, образующимися в результате деятельности Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее - Росимущество, Агентство).

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения и использования документов, подготовки к передаче на хранение в архив Росимущества.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"), Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (далее - Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (далее - Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти), на основании Положения о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. N 432 (далее - Положение о Росимуществе), Регламента Федерального агентства по управлению государственным имуществом, утвержденного приказом Росимущества от 11 августа 2010 г. N 219 (далее - Регламент Росимущества), Правил делопроизводства, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013), ГОСТа Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами несекретного характера независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

Организация делопроизводства в Росимуществе осуществляется с использованием системы электронного документооборота автоматизированной системы "Делопроизводство и документооборот" (далее - АС ДОУ) в соответствии с законодательством Российской Федерации. Используемая система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

Требования настоящей Инструкции по работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими иные виды информации ограниченного доступа (персональные данные, сведения служебного характера), регулируются отдельными правовыми актами Росимущества.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.

Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан и организаций устанавливаются в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Росимущества осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Росимуществе на основе единой политики и применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Росимущества осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства и архива (далее - Служба делопроизводства), в соответствии с Положением о нем.

1.7. Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях Росимущества осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении и передачу дел на архивное хранение (далее - делопроизводитель подразделения), совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей.

Права и обязанности указанных работников определяются их должностными регламентами. Примерный перечень функций, выполняемых ими, приведен в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Делопроизводитель подразделения назначается руководителем структурного подразделения. Сведения о делопроизводителях подразделения предоставляются в Службу делопроизводства Росимущества.

На время болезни (отпуска, командировки) делопроизводителя подразделения его обязанности возлагаются на другого работника.

При освобождении делопроизводителя подразделения от замещаемой должности в данном структурном подразделении или его увольнении числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по акту приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения (приложение N 15).

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Росимущества возлагается на их руководителей.

1.9. Работники Росимущества несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Агентства, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача служебных документов, их копий или проектов иным органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям и гражданам допускается только с письменного указания (резолюции) руководства Росимущества и на основании письменных запросов.

Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации, а также законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и требованиями Инструкции через соответствующее подразделение, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением руководства Росимущества и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников документов.

1.11. Служба делопроизводства в соответствии с графиком, утверждаемым заместителем руководителя Росимущества (в соответствии с распределением обязанностей), организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Росимущества и о результатах докладывает руководству Росимущества.

1.12. Термины и основные понятия, используемые в настоящей Инструкции, приведены в приложении N 65 к настоящей Инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов Росимущества

2.1.1. В деятельности Росимущества создается комплекс организационно-распорядительных документов, в том числе: приказы, распоряжения, правила, положения, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты. Их состав не должен противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативным правовым актам Минфина России, осуществляющего координацию и контроль деятельности Агентства, а также определяется компетенцией Росимущества, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.1.2. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Росимущества, руководитель Росимущества и его заместители дают письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного у них совещания.

2.1.3. Проекты приказов и распоряжений (далее - распорядительные документы) готовят структурные подразделения Росимущества в плановом порядке, на основании поручений руководства Росимущества либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности Росимущества, их согласование с заинтересованными сторонами и представление на подпись руководству Агентства возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект документа.

Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства.

Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Росимущества.

2.1.4. Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов.

Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письмо.

2.1.5. В установленных законодательством случаях по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные документы, которые оформляются как единый документ: приказ, протокол, положение, распоряжение, письмо и др.