132. При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности организация определяет условия доступа к ним и их использования.

При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.

133. Электронная НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям составляются реестры файлов. Передача осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей, согласовывается государственным (муниципальным) архивом.

Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, согласовываются с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

На физически обособленных носителях и их футлярах указывается архивный шифр электронной НТД, находящейся на носителях. Архивный шифр указывается способами, не повреждающими носитель при нанесении, хранении и использовании.

VIII. Передача научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации

134. При смене руководителя организации, руководителя архива (при наличии) прием-передача НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря и оборудования архива (при наличии) производится по акту приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.

Для приема-передачи НТД от руководителя архива (при наличии) приказом организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия проверяет наличие и состояние всех видов НТД, находящейся на учете в организации, учетных документов и справочно-поисковых средств, оборудования хранилищ, противопожарного оборудования, технических средств охраны, компьютерной и множительной техники, других материальных средств инвентарного учета.

135. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

136. При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД определяются учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами.

137. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД передается организации-правопреемнику.

138. При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

139. Упорядочение НТД ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий).

140. При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности.

НТД, отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Порядок учета и передачи НТД при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации ²⁴.

IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы 25

141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.

142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;

проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;

обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.

143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:

применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);

физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;

лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.

144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.

145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:

прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;

включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;

взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;

получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.

146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться:

фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов;

проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;

проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;

проверка воспроизводимости ЭНТД;

заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;

создание РУФ.

147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.

148. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относится: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии)

149. СХЭНТД должна обеспечивать:

создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;

автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;

учет поступления электронных дел, в соответствии с принятой схемой систематизации.

150. Электронному делу (документу) при включении в СХЭНТД присваивается идентификационный учетный номер.

151. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").

152. Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные:

сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь);

сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов;

сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла);