При оформлении обложки единицы хранения НТД, содержащей документы организации-соразработчика, наименование организации-соразработчика пишется в скобках вслед за названием организации разработчика.

Обложки или заменяющие их заглавные листы сброшюрованных единиц хранения НТД не оформляются, если имеются все необходимые элементы.

130. Организации обеспечивают сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.

131. Прием-передача НТД на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется по утвержденным описям единиц хранения НТД постоянного хранения на основании акта приема-передачи документов на постоянное хранение.

132. При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности организация определяет условия доступа к ним и их использования.

При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.

133. Электронная НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям составляются реестры файлов. Передача осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей, согласовывается государственным (муниципальным) архивом.

Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, согласовываются с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

На физически обособленных носителях и их футлярах указывается архивный шифр электронной НТД, находящейся на носителях. Архивный шифр указывается способами, не повреждающими носитель при нанесении, хранении и использовании.

VIII. Передача научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации

134. При смене руководителя организации, руководителя архива (при наличии) прием-передача НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря и оборудования архива (при наличии) производится по акту приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.

Для приема-передачи НТД от руководителя архива (при наличии) приказом организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия проверяет наличие и состояние всех видов НТД, находящейся на учете в организации, учетных документов и справочно-поисковых средств, оборудования хранилищ, противопожарного оборудования, технических средств охраны, компьютерной и множительной техники, других материальных средств инвентарного учета.

135. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

136. При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД определяются учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами.

137. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД передается организации-правопреемнику.

138. При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

139. Упорядочение НТД ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий).

140. При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности.

НТД, отнесенная к государственной (муниципальной) собственности, с истекшими сроками временного хранения передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого организация являлась до ее приватизации. Порядок учета и передачи НТД при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации ²⁴.

IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы 25

141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.

142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;

проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;

обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.

143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:

применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);

физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;

лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.

144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.

145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:

прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;

включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;

взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;

получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.

146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться:

фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов;

проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;

проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;

проверка воспроизводимости ЭНТД;

заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;

создание РУФ.

147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.

148. К первому уровню систематизации относится шифр (условное обозначение) объекта, проекта, разработки, темы. Ко второму уровню систематизации относится: для проектной документации - номер и наименование части в соответствии с составом проекта, для конструкторской документации - обозначение изделия в соответствии со сводной спецификацией, для научно-исследовательской документации - этапность темы. К третьему уровню систематизации относится шифр документа (при наличии)

149. СХЭНТД должна обеспечивать:

создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;

автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;

учет поступления электронных дел, в соответствии с принятой схемой систематизации.

150. Электронному делу (документу) при включении в СХЭНТД присваивается идентификационный учетный номер.

151. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле "комментарий" ("примечание").