Действующий
При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.
движение документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение);
48. Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы.
книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации;
для научной (научно-исследовательской) документации - отдельный научный (технический) документ по проблеме (теме) научного исследования или по его этапу - единица хранения;
для конструкторской, технологической, программной документации - графический или текстовой документ - единица учета;
для проектной документации - сброшюрованный том, содержащий документы под разными обозначениями - единица хранения, отдельный графический или текстовой документ, имеющий самостоятельное обозначение - единица учета.
Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и другие), вне зависимости от количества имеющихся на ней документов.
53. Учет НТД, подлежащей передаче в государственный (муниципальный) архив, осуществляется в описях единиц хранения НТД постоянного хранения.
В единице хранения НТД не допускается нахождение документов, относящихся к разным стадиям проектирования. В единицу хранения могут быть внесены документы разных частей проектирования (разных узлов), близких по своему названию или по назначению.
54. Организации, выступающие источниками комплектования государственного (муниципального) архива, составляют паспорт архива организации, хранящей НТД в соответствии с приложением 4б Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации 18. Заполненный паспорт направляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
55. Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий.
56. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.
57. Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться.
Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета.
Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование).
При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (регистрационно-учетная форма (РУФ) электронного документа в информационной системе). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки).
Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит.
При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии.
Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя.
Микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона или на специально установленном поле микрофиши.
Если заменяется или добавляется один или несколько листов подлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер.