Журнал регистрации событий СЭД или СХЭД должен включать следующие обязательные сведения:

а) описание события;

б) влияние события на СЭД или СХЭД;

в) инициатор события (сведения о пользователе или автоматической настройке);

г) дата и время события.

2.5. Для управления доступом пользователей и управления документами в СЭД и СХЭД должны применяться справочники.

В состав метаданных документа должны включаться элементы справочников, относящиеся к документу.

Справочники СЭД и СХЭД обеспечивают учет пользователей, а также возможность настройки на конкретные виды действий пользователей в соответствии с правами доступа.

2.6. СЭД и СХЭД должны взаимодействовать с информационными системами, обеспечивающими документооборот и хранение документов, предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций, а также с другими информационными системами, применяемыми в процессе деятельности государственного органа, с осуществлением обмена документами (с их метаданными) и электронными сообщениями. СЭД и СХЭД должны поддерживать стандартизированные протоколы обмена данными для возможности электронного взаимодействия.

Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ должно осуществляться в соответствии с установленными организационно-техническими требованиями к организации информационного взаимодействия, обмена документами и технологическими информационными сообщениями ¹².

2.7. В СЭД и СХЭД должны применяться средства электронной подписи.

2.8. В СЭД и СХЭД должен обеспечиваться многокритериальный поиск документов и их совокупностей, в том числе поиск по значениям полей учетных форм, по классификационным признакам, тематическим рубрикам и текстовой информации.

2.9. В СЭД и СХЭД должно обеспечиваться формирование отчетности о документах, включенных в указанные системы, и действиях с ними.

III. Функциональные требования к управлению документами в СЭД государственного органа

3.1. Для осуществления задач документирования, организации внутреннего документооборота и исполнения документов, формирования документального фонда государственного органа и подготовки документов для дальнейшего архивного хранения СЭД должна обеспечивать следующие процессы управления документами:

а) создание и получение документов;

б) включение документов в СЭД, их регистрацию, индексирование и классификацию;

в) хранение документов в СЭД и обеспечение их сохранности;

г) отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения;

д) перемещение документов в другую информационную систему, в том числе в СХЭД.

3.2. СЭД должна обеспечивать возможность включения и управления следующими категориями документов:

а) электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе);

б) электронные копии документов.

3.3. СЭД должна обеспечивать управление доступом должностных лиц и специалистов государственного органа, являющихся пользователями СЭД, а также защиту от несанкционированного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения документа.

3.4. Система управления доступом должна предусматривать:

а) предоставление прав поиска и просмотра всех включенных в СЭД документов и связанных с ними метаданных фиксированному кругу лиц в соответствии с их должностными обязанностями;

б) ведение справочников СЭД несколькими уполномоченными пользователями;

в) передачу полномочий пользователя от одних должностных лиц, специалистов другим, как временно, так и постоянно;

г) фиксацию и блокирование попытки одновременного подключения к СЭД с различных стационарных рабочих мест под одной учетной записью.

3.5. СЭД должна обеспечивать следующие действия по приему поступающих (входящих) электронных документов, предшествующие их включению в СЭД:

а) получение документов по телекоммуникационным каналам (в том числе посредством МЭДО, СМЭВ, через Интернет-приемную на официальном сайте государственного органа);

б) осуществление предварительной фиксации факта поступления документа;

в) проверку подлинности электронной подписи;

г) формирование уведомления отправителю документа об отказе в регистрации в случае отрицательных результатов проверки электронной подписи и по другим основаниям в соответствии с установленными требованиями ¹³;

д) предварительное рассмотрение входящих документов ¹⁴, разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые, передачу документов на регистрацию;

е) включение электронной копии поступающего (входящего) документа на бумажном носителе посредством его оцифровки (сканирования).

3.6. СЭД должна обеспечивать возможность создания проектов электронных документов, их согласования (визирования) и подписания (утверждения).

3.7. СЭД должна обеспечивать создание документа на основе электронного шаблона конкретного вида документа либо путем включения в СЭД неунифицированного текста (файла), подготовленного на автоматизированном рабочем месте исполнителя.

3.8. СЭД должна поддерживать формирование, актуализацию и применение электронных шаблонов документов в соответствии с требованиями к оформлению документов ¹⁵.

3.9. При согласовании документа в СЭД должны обеспечиваться:

а) подписание (визирование) документа его исполнителем и инициатором (должностным лицом, ответственным за подготовку документа);

б) настройка маршрута (последовательного и/или параллельного) передачи документа на согласование с оповещением должностных лиц государственного органа, согласующих (визирующих) документ;

в) предоставление возможности доступа к связанным документам, истории согласования документа, его версиям и редакциям, результатам согласования с указанием списка должностных лиц, визирующих документ, а также лица, подписывающего (утверждающего) документ по результатам согласования.

3.10. СЭД должна обеспечивать установление и корректировку срока (плановой даты) рассмотрения и согласования (визирования) документа.

3.11. СЭД должна обеспечивать подписание (утверждение) документа с использованием средств электронной подписи.

3.12. СЭД должна обеспечивать создание официального документа путем его регистрации после завершения процесса согласования (визирования) и подписания документа.

3.13. Включение документа в СЭД должно осуществляться при регистрации. Включение документа в СЭД производится:

в соответствии со схемой классификации;

с присвоением документу индивидуального индекса;

с созданием электронной регистрационной карточки документа (далее - ЭРК);