4.23. СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.

4.24. СХЭД должна обеспечивать учет:

использования электронных дел, документов;

подготовки архивных копий, проектов архивных справок (архивных выписок);

формирование отчетов о результатах использования.

4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения ²³:

формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;

отбор дел, документов с истекающим (истекшим) сроком хранения;

формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);

просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;

удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;

внесение данных об уничтожении электронных документов в АУФ;

корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;

изменение состава электронных документов электронного дела;

отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

4.26. В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил, утвержденных приказом N 526.

4.27. При передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в СХЭД должно производиться их удаление вместе с АУФ.

Удаление электронных дел, документов из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел, документов в соответствующую информационную систему государственного архива.

4.28. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.

СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.

──────────────────────────────

¹ Пункт 3.1 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Минюстом России 27.12.2019, регистрационный N 57023) (далее - Правила делопроизводства).

² Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2017, N 25, ст. 3596) (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ).

³ Раздел 5.2.2. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы"; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст) (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

⁴ Глава III Правил делопроизводства.

⁵ Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314) (далее - Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823; 2018, N 49, ст. 7600) (далее - Положение о СМЭВ).

⁶ Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный N 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом N 526).

⁷ Пункты 1.15, 3.29, 3.31,4.1 Правил делопроизводства.

⁸ Раздел 8.4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

⁹ Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 14, ст. 2035).

¹⁰ Раздел 8.2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

¹¹ Пункт 4 Положения о МЭДО; пункт 4 Положения о СМЭВ.

¹² Положение о МЭДО; Положение о СМЭВ.

¹³ Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600) (далее - постановление N 1494).

¹⁴ Пункты 3.1, 3.28 Правил делопроизводства.

¹⁵ Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. N 244-ст). - М.: Стандартинформ, 2018 (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

¹⁶ Пункты 4.4-4.7 Правил делопроизводства.

¹⁷ Приложение N 27 Правил, утвержденных приказом N 526.

¹⁸ Глава VII Правил делопроизводства.

¹⁹ Пункты 2.31, 4.34 Правил, утвержденных приказом N 526.

²⁰ Пункт 4.2 Правил, утвержденных приказом N 526.

²¹ Пункт 3.6 Правил, утвержденных приказом N 526.

²² Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

²³ Пункты 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом N 526.