Действующий
4.20. СХЭД должна обеспечивать создание с возможностью вывода на печать и/или записи его на другой электронный носитель:
4.21. СХЭД должна обеспечивать подписание архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.
4.22. При создании архивной копии электронного архивного документа, архивной справки (архивной выписки) СХЭД должна обеспечивать формирование отметки о заверении в виде штампа визуализации учетных данных СХЭД (архивного шифра) и отметки о подписании электронной подписью.
4.23. СХЭД должна обеспечивать направление архивной копии, архивной справки (архивной выписки), подписанной электронной подписью, по защищенной информационно-коммуникационной сети в СЭД государственного органа для регистрации и отправки заявителю.
4.25. СХЭД должна поддерживать процессы экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения 23:
формирование уведомлений ответственного должностного лица об истечении сроков хранения электронных дел, документов;
формирование и хранение актов о выделении к уничтожению дел, документов, не подлежащих хранению (с выводом их на печать);
просмотр электронных документов в электронном деле, дел, включенных в опись электронных дел, реестра описей дел в рамках фонда;
удаление включенных в СХЭД электронных дел, документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению;
корректировка сроков хранения электронных дел, документов по результатам экспертизы ценности в случае изменения срока хранения;
отбор электронных дел, документов постоянного срока хранения, подлежащих передаче в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.
4.26. В СХЭД должна реализовываться передача электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, по защищенным каналам связи в соответствии с организационно-техническими требованиями к указанному информационному взаимодействию, предусмотренными главой VI Правил, утвержденных приказом N 526.
4.27. При передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в СХЭД должно производиться их удаление вместе с АУФ.
Удаление электронных дел, документов из СХЭД должно осуществляться после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел, документов в соответствующую информационную систему государственного архива.
4.28. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, в электронном виде с возможностью вывода на печать.
СХЭД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган.
2 Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2017, N 25, ст. 3596) (далее - Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ).
3 Раздел 5.2.2. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы"; М., Стандартинформ, 2019 (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст) (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).
5 Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314) (далее - Положение о МЭДО); постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823; 2018, N 49, ст. 7600) (далее - Положение о СМЭВ).
6 Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.08.2015, регистрационный N 38830) (далее - Правила, утвержденные приказом N 526).
9 Статья 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 14, ст. 2035).
13 Пункт 5 Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600) (далее - постановление N 1494).
15 Раздел 6 "Бланки документов" ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, (с Изменением N 1, утвержденным приказом Росстандарта от 14 мая 2018 г. N 244-ст). - М.: Стандартинформ, 2018 (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).