41 Служащие общего профиля и обслуживающие офисную технику

42 Служащие сферы обслуживания населения

43 Служащие в сфере обработки числовой информации и учета материальных ценностей

44 Другие офисные служащие

Подгруппа 41
Служащие общего профиля и обслуживающие офисную технику

Служащие общего профиля и обслуживающие офисную технику регистрируют, организуют, хранят и извлекают информацию и выполняют широкий спектр канцелярских и административных задач в соответствии с установленными процедурами. Уровень компетенций большинства занятий, включенных в данную подгруппу, требует квалификации, соответствующей второму квалификационному уровню.

Задачи, выполняемые работниками данной подгруппы, обычно включают: запись, подготовку, сортировку, классификацию и подачу информации; сортировку, вскрытие и отправку почты; подготовку отчетов и корреспонденции, носящей рутинный характер; ксерокопирование и факс документов; работу на персональных компьютерах, текстовых процессорах или пишущих машинках для записи, ввода и обработки текстовых и цифровых материалов; корректуру и исправление копий документов; подготовку счетов-фактур и проверку цифровых данных.

Занятия данной подгруппы подразделяются на следующие малые группы:

411 Офисные служащие общего профиля

412 Секретари (общего профиля)

413 Операторы клавишных машин

Малая группа 411
Офисные служащие общего профиля

Офисные служащие общего профиля выполняют спектр канцелярских и административных задач в соответствии с установленными процедурами.

Выполняемые обязанности работников данной малой группы обычно включают: запись, подготовку, сортировку, классификацию и подачу информации; сортировку, вскрытие и отправку почты; ксерокопирование и факс документов; подготовку отчетов и корреспонденции, носящей рутинный характер; запись показаний оборудования для персонала; ответы на телефонные или электронные запросы или переадресацию на соответствующих лиц; проверку цифр, подготовку счетов-фактур и запись деталей финансовых сделок; расшифровку информации на компьютерах, а также корректуру и исправление копий.

Занятия данной малой группы входят в следующую начальную группу:

4110 Офисные служащие общего профиля

4110 Офисные служащие общего профиля

Офисные служащие общего профиля выполняют спектр канцелярских и административных задач, связанных с ведением делопроизводства в соответствии с установленными процедурами.

В их обязанности входит:

- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению;

- регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководств;

- ведение контроля за сроками исполнения документов, их правильным оформлением;

- выполнение машинописных работ, копирование и размножение документов;

- контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

- составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением поручений;

- подготовка отчетов и корреспонденции, носящей рутинный характер;

- запись показаний оборудования для персонала;

- ответы на телефонные или электронные запросы или переадресация на соответствующих лиц.

Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:

Офисный служащий общего профиля

Служащий канцелярии

Малая группа 412
Секретари (общего профиля)

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные компьютеры или другое оборудования для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о встречах или назначениях, а также выполняют различные административные вспомогательные задачи.

Выполняемые обязанности работников данной малой группы обычно включают: проверку, форматирование и печатание административной документации, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации; осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы; обеспечение приема и передачи информации с помощью телефонной, факсимильной и почтовой связи; сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов; обеспечение приема, учета и хранения документированной информации; сортировку просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч, сервисное сопровождение переговорных процессов; согласование очередности отпусков, регистрацию отпусков и соблюдение других прав сотрудников; организацию и контроль системы регистрации и хранения документов; ведение рутинной переписки по собственной инициативе.

Занятия данной малой группы входят в следующую начальную группу:

4120 Секретари (общего профиля)

4120 Секретари (общего профиля)

Секретари (общего профиля) используют пишущие машинки, персональные компьютеры или другое оборудования для обработки текстов, чтобы напечатать письма и другие документы, проверяют и форматируют документы, подготовленные другими сотрудниками, имеют дело с входящей и исходящей документацией, сортируют просьбы о встречах или назначениях, а также выполняют различные административные вспомогательные задачи.

В их обязанности входит:

- проверка, форматирование и печатание документации, писем, протоколов и отчетов под диктовку, электронных документов или черновиков с помощью пишущей машинки, персонального компьютера или другого оборудования для обработки текста в соответствии со стандартами оформления документации;

- осуществление административной поддержки с использованием различных пакетов компьютерных программ, включая электронные таблицы;

- работа с входящей или исходящей почтой;

- сканирование, запись и распространение почтовых сообщений, корреспонденции и документов;

- сортировка просьб о встречах, определение очередности самих встреч или помощь в организации встреч;

- согласование очередности отпусков, регистрация отпусков и соблюдение других прав сотрудников;