Действующий
главам X - XII Правил).
19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно
пунктом 49.1 Правил подлежат:
20.1. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации;
32.
20.2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации
21.1. Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд"
хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;
хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.
хранящихся в архиве - специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;
хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение - специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.
пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.
21.7. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в
Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения (научно-техническая документация).
пункту 22.6 Правил):
22.2. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно
описи дел, документов - по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);
Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).
Номера архивных фондов за 1917-1991 годы могут иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, Р-1).
Номера архивных фондов, поступивших из архивов КПСС, могут иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, П-1).
В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления 35.
В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя.
Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.
пункту 23.2 Правил) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности.
22.5. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов (согласно
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции (кино-, фото-, фоно-, видео-) и носителя, а также обозначения (буквенные и цифровые) видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.
кинодокументов или видеодокументов - физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенный в коробке, футляре или бюксе;
фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный в конверте, коробке;
фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный в конверте, коробке, футляре или бюксе;
электронных документов - электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.
обязательные, ведущиеся на бумажном носителе (кроме паспорта архивохранилища), в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 36;