Действующий
фотокопии - в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;
копии на микроносителе - в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.
на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов - по порядку архивных шифров;
в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.
на микроносителе - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;
на физически обособленных носителях - взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;
посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива;
посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования.
19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X - XII Правил).
20.1. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил подлежат:
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации;
20.2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации 32.
21.1. Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы "Архивный фонд" 33, в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства 34.
21.2. Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.
хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;
хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.
21.4. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.
21.5. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы.
хранящихся в архиве - специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;
хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение - специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.
21.7. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.
22.1. Архивные документы учитываются в архиве по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов).
Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения (научно-техническая документация).
22.2. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно пункту 22.6 Правил):
описи дел, документов - по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);
Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).
22.4. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
Номера архивных фондов за 1917-1991 годы могут иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, Р-1).
Номера архивных фондов, поступивших из архивов КПСС, могут иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, П-1).
В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления 35.