Действующий
Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.
5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат:
находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.
5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.
Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.
5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.
5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации
11.
5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.
5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55%.
5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:
Вид носителя (основы) документа | Температура воздуха (t) °С | Влажность воздуха (у) % |
черно-белые | цветные | черно-белые | цветные |
мин. с учетом допуска | макс. с учетом допуска | мин. с учетом допуска | макс. с учетом допуска | мин. с учетом допуска | макс. с учетом допуска | мин. с учетом допуска | макс. с учетом допуска |
кинодокументы |
нитрооснова(из нитроцеллюлозы) | 0 | + 10 | -5 | + 5 | 40 | 50 | 40 | 50 |
безопасная основа (из триацетатцеллюлозы или полиэтилентерефталата) | + 2 | + 15 | -5 | + 5 | 40 | 50 | 40 | 50 |
фотодокументы |
пленка | + 8 | + 15 | -5 | + 5 | 40 | 50 | 40 | 50 |
фотобумага | + 17 | + 19 | + 2 | + 5 | 40 | 50 | 40 | 50 |
стеклоамбротипдагерротипферротип | + 8 | + 15 | -5 | + 5 | 40 | 50 | 40 | 50 |
фонодокументы, видеодокументы |
на магнитной ленте, магнитных носителях | мин. + 8 | мин. 40 |
макс. + 15 | макс. 50 |
5.15. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°С и относительной влажности воздуха более чем на 10%.
5.16. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре
![](https://dokipedia.ru/sites/default/files/doc_files/545/614/5/files/image1.emf.jpg)
и относительной влажности воздуха
![](https://dokipedia.ru/sites/default/files/doc_files/545/614/5/files/image2.emf.jpg)
при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной
главой XII Правил, и использовании.
5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.
Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:
в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю;
в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю;
при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.
Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.
При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные
главой VI Правил.
5.19. В архивохранилище допускается:
естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;
искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной - 100 лк
12.
Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности
13.
5.20. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной
главой XII Правил, и использовании.
5.21. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор
14.
5.22. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.
5.23. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.
5.24. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.
5.25. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.
VI. Первичные средства хранения
6.1. Архивные документы подлежат размещению:
на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;
аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;
электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.
6.2. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, - в картотечных ящиках.
6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном
пунктом 4.1 Правил.
6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.
6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.
Допускается дополнение ярлыка:
полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;
названием архивного фонда;
штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;
отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;
отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.
Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.
VII. Особенности хранения электронных документов
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется: