Утративший силу
Чтобы прекратить действие спецификации или договора в статусе «Действует» или «Действует (вручную)» необходимо нажать «Прекратить действие» (рисунок 118). В появившемся окне смены статуса документа можно оставить комментарий, который будет добавлен в основное обсуждение документа при подтверждении действия, аналогично окну, возникающему при отмене документа.
Чтобы перевести документ со статусом «Действует» или «Действует (вручную)» в статус «Отменен», «Прекратил действие» или «Исполнен» пользователь должен иметь роль «Менеджер» (подробнее о роли менеджера см. Управление правами доступа к документу). Для получения данной роли необходимо обратиться в техническую поддержку.
Электронный документ нельзя отменить или прекратить его действие, если у него есть неотмененные дочерние документы. Если при отмене документа или прекращении действия у него были найдены неотмененные дочерние документы, то появляется сообщение об ошибке (рисунок 119).
Редактирование электронного документа доступно пользователям в роли «Редактор», «Менеджер», «Контролер», «Представитель» и «Администратор». Данная операция доступна для документов в статусе «Черновик», «На редактировании» и «Согласован». При иных статусах редактировать электронный документ невозможно (кнопка редактирования будет недоступна).
Открывается ранее заполненная форма выбранного электронного документа. В форме выполняется необходимое редактирование и необходимо нажать кнопку «Сохранить документ». Основная информация по договору изменится, сформируется новая печатная форма.
Информация об авторе последних изменений в документе отображается в шапке документа и в истории изменений (см. История изменений электронного документа).
Раздел «Связанные документы» в карточке документа позволяет просмотреть перечень родительских, связанных и дочерних документов, создать дочерние документы, добавить и удалить связь с документом.
- Наименование документа – иерархическое дерево, по умолчанию развернута вся цепочка родительских документов, текущий документ выделен,
- Статус – статус электронного документа,
- Сумма – общая сумма по документу,
- Метки – метки документа, подробнее см. Приложение «Картотека электронных документов»,
- Ссылка на просмотр печатной формы.
При нажатии на ссылку для просмотра печатной формы открывается окно с печатной формой (рисунок 121). Подробнее о работе с просмотрщиком см. в разделе Просмотрщик документов.
Табличную часть раздела можно выделить и скопировать в буфер обмена для дальнейшей вставки в документы программы Excel или Word.
Если документ содержит родительские, дочерние или связанные документы, то напротив заголовка раздела «Связанные документы» будет отображаться цифра в скобках с указанием числа таких документов. В случае, если в документе нет ни одного родительского, связанного или дочернего документа, то число в скобках отображаться не будет.
Для создания дочернего документа необходимо нажать кнопку «Создать новый дочерний документ». В открывшемся окне выбрать необходимый шаблон дочернего документа и нажать кнопку «Выбрать» (рисунок 122). Заполнение шаблонов документов описано в СТО МИ пользователя «Папир: Формы электронных документов».
В момент создания дочернего документа проверяется дата окончания действия документа-основания представителя организации, если дата окончания действия документа-основания раньше даты документа (по умолчанию – текущая дата), то поле представитель организации очищается автоматически.
Добавление связи осуществляется по нажатию кнопки «Связать с документом». Система выводит картотеку электронных документов в модальном окне. В данном окне выбирается электронный документ и нажимается кнопка «Выбрать» (рисунок 123).
Выбранный электронный документ добавляется на один уровень иерархии с тем, к которому осуществлялась привязка. Аналогичная запись добавляется в раздел «Связанные документы» электронного документа, к которому была осуществлена привязка (рисунок 124).
Для удаления связи с документом (не дочерним к данному) выбирается строчка с наименованием документа и нажимается кнопка «Удалить связь с документом». Система удаляет строки из разделов «Связанные документы» текущего документа и связанного.
Просмотреть печатную форму можно, нажав пиктограмму 
напротив нужного документа. Система откроет просмотрщик в отдельном окне. Данное окно можно развернуть на весь экран.
напротив нужного документа. Система откроет просмотрщик в отдельном окне. Данное окно можно развернуть на весь экран.Пользователь может получить список всех документов, являющихся дочерними к корневому документу. Для этого пользователь должен нажать на кнопку «Экспорт связанных документов в Excel» и подтвердить действие в открывшемся окне (рисунок 126).
После экспорта отчета пользователю будет отправлена ссылка на файл в уведомлении и на адрес электронной почты, указанный в профиле (рисунки 127 и 128).
При нажатии по гиперссылке на устройство загрузится файл формата Excel. В файле будет отображена вся иерархия документов относительно корневого договора, с учетом прав пользователя – инициатора выгрузки, независимо от документа, из которого запускается экспорт.
В файле отражается следующая информация (подробнее о колонках см. Приложение «Картотека электронных документов»):
- Выгрузка пользователем – информация о ФИО пользователя, запустевшего выгрузку отчета и дате выгрузки,
- Табличная часть с колонками:
- Дата документа,
- Автор документа,
- Тип документа,
- Инвестиционные проекты,
- Всего сумма (с НДС),
- Наименование документа – наименование документа в виде гиперссылки на карточку документа,
- Статус документа,
- Стороны документа – обозначение сторон документа в формате: «<Тип стороны>: <Наименование организации>»
- Форма документа,
- Согласование – выводится одно из значений «Резолюция не требуется» или «Ожидается резолюция» в зависимости от того, должен ли пользователь, инициатор выгрузки, согласовывать документ,
- Электронная подпись – выводится одно из значений «Подписаны мной» / «Не подписаны мной» / «Подпись не требуется» в зависимости от того, должен ли пользователь, инициатор выгрузки, согласовывать документ,
- Метки,
- Вручную связанные документы – указывается документ из иерархии, к которому вручную привязан документ, выведенный в колонке Наименование документа; выводится наименование документа в виде гиперссылки на его карточку.
